Un lenguaje financiero

Cuando August Claas fundó en 1913 una empresa para la fabricación de aglutinantes de paja, sólo hicieron falta 30 palabras para registrar el negocio. Cien años más tarde, la carga de trabajo administrativo de la empresa ya no es comparable, pues la antigua empresa artesanal se ha convertido en una compañía internacional con unas 30 empresas del grupo.

La expansión global a más de 20 países presenta muchos retos: Las grandes diferencias en los procesos empresariales de los distintos lugares dificultaron la elaboración de informes y el control en Claas.

Esta fue una de las razones por las que se decidió armonizar los 15 planes contables diferentes que habían surgido en el transcurso del crecimiento de la empresa en todo el Grupo. Claas quería unificar las distintas formas de trabajar de las distintas organizaciones.

Minimizar el esfuerzo que suponen los estados financieros anuales

Antes, cada empresa contabilizaba sus procesos empresariales según su propio sistema, de modo que una misma operación -por ejemplo, la contabilización de una factura recibida o una provisión- podía aparecer en una cuenta distinta en cada ubicación.

Dietmar Große Vogelsang, Director de Controlling/Contabilidad del holding, explica las consecuencias de esta diversidad para los informes del Grupo:

"Como los procesos empresariales no estaban normalizados en las distintas sedes, a menudo había diferencias entre la presentación de informes conforme a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y la cuenta de resultados de gestión interna.

Esto siempre requería una gran coordinación entre las distintas empresas y daba lugar a contradicciones, preguntas y mucha búsqueda durante los estados financieros anuales".

Un plan contable operativo normalizado a escala mundial para todas las empresas debería hacer que los procesos contables internos fueran eficaces y coherentes.

Estructuras de información normalizadas

El objetivo del proyecto era un Plan Contable Normalizado (SCoA) con procesos contables y estructuras de información normalizados. El concepto se complicó debido a los requisitos específicos de cada región:

En cada país, se aplican normativas jurídicamente vinculantes sobre los intervalos de números en los que deben registrarse determinadas transacciones, y estas normativas nacionales difieren considerablemente en algunos casos.

Para cumplir los requisitos legales y permitir la armonización en toda la empresa, el equipo del proyecto adoptó un doble enfoque en los países afectados: además del plan contable operativo normalizado, ahora también hay cuentas alternativas locales que cumplen los requisitos respectivos.

Claas incorporó a cbs Corporate Business Solutions como socio. Los especialistas de la consultoría de gestión con sede en Heidelberg no sólo contemplan la transformación desde una perspectiva de mapeo técnico, sino que también tienen siempre en mente los efectos relacionados con el proceso.

Aumente la eficacia con la gestión del cambio

Antes de la transformación propiamente dicha, era necesario armonizar los procesos empresariales internos.

"Esto supuso un gran reto, pero fue la base de nuestro proyecto SCoA, con el que queríamos maximizar la eficiencia y la transparencia en todo el Grupo Claas"

afirma Dietmar Große Vogelsang, responsable del éxito de SCoA como director del proyecto.

Al principio, la gestión del cambio se centró sobre todo en cuestiones organizativas y administrativas. Por ejemplo, el equipo tuvo que establecer normas vinculantes para todas las empresas implicadas en cuanto a qué procesos se contabilizarían en qué cuentas en el futuro y según qué criterios -como países, regiones o categorías de productos- se agruparían las contabilizaciones.

También había que integrar los datos de los departamentos especializados en el plan contable normalizado: Para ello se necesitaban interfaces que permitieran importar la información de los distintos departamentos, desde atención al cliente hasta ventas o RRHH, a la cuenta de pérdidas y ganancias central. El resultado, un plan contable normalizado para todo el grupo, se utilizó posteriormente como mapa para convertir las cuentas.

Calendario de conversión

Los expertos de cbs ya eran contactos importantes en esta fase, cuyos conocimientos empresariales, metodológicos y técnicos fueron de gran ayuda en la planificación. En estrecha coordinación con los consultores de procesos, el equipo del proyecto Claas decidió convertir el sistema productivo a un plan contable normalizado en cuatro oleadas.

Fue una decisión importante para no sobrecargar los recursos de los departamentos especializados y de informática de las empresas implicadas. En una primera fase, se introdujo el nuevo plan contable en las once empresas alemanas del Grupo.

En la segunda fase, el cambio tuvo lugar en siete filiales, entre ellas China, Argentina y el Reino Unido. El resto de filiales extranjeras (India, EE.UU., Polonia, Italia, etc.) seguirán en las fases tercera y cuarta, que se aplicarán gradualmente en los próximos dieciocho meses.

La conversión se llevó a cabo con carácter retroactivo en todo el historial, de modo que toda la información vuelve a estar a disposición de los usuarios en la nueva estructura, como si los datos se hubieran guardado siempre con el nuevo método. Además del sistema SAP, cbs también convirtió el sistema de archivo conectado.

Procedimiento mínimamente invasivo

La metodología de proyectos M-cbs, que cbs desarrolló específicamente para proyectos SLT, se utilizó para los complejos procesos de transformación del Grupo Claas. La consultoría de gestión con sede en Heidelberg lleva más de 20 años trabajando con gran éxito con este método para proyectos de transformación y optimización apoyados por SAP, y rápidamente condujo a la meta en Claas.

Para normalizar los numerosos planes contables, hubo que convertirlos en el sistema ERP. Con ayuda del software estándar cbs ET Enterprise Transformer, la conversión fue mínimamente invasiva, es decir, sin tener que finalizar los procesos existentes antes de la transformación.

En sólo 24 horas, se convirtieron más de mil millones de registros de datos. La razón de esta velocidad récord: una tienda web está conectada al sistema de producción de Claas, que sólo puede desconectarse durante unas horas.

Con la finalización de las fases uno y dos, Claas ha superado los primeros obstáculos en el camino hacia un plan contable operativo estandarizado. El director del proyecto SCoA, Dietmar Große Vogelsang, está muy satisfecho con el progreso del proyecto hasta la fecha y ha obtenido una importante perspectiva:

"La armonización del plan contable a esta escala no funciona sin el apoyo de expertos, y eso es lo que recibimos de cbs. Sin embargo, es igual de importante preparar meticulosamente una transformación de tal envergadura como empresa para organizar los procesos empresariales con sensatez y mapearlos con la mayor precisión posible."

30 empresas - una lengua financiera

Tras intensos debates, una cuidadosa planificación y la implementación técnica por parte de cbs, Claas ha dado un paso significativo hacia su objetivo de disponer de un lenguaje financiero común a escala mundial.

El lenguaje normalizado en el área de Finanzas e Informes no sólo ofrece ventajas estructurales, sino que también simplifica la comunicación entre las distintas sedes y empresas, ya que ahora sus procesos están alineados.

El hecho de que una factura recibida se contabilice en las mismas cuentas en España que en Alemania o China hace que, finalmente, los informes NIIF sean comparables con la cuenta de resultados de gestión interna.

Esto proporciona a los departamentos de controlling o contabilidad una visión rápida y completa de las finanzas globales. También permite definir paquetes específicos de medidas para bloques de costes individuales o preparar o tomar decisiones de gestión importantes.

Somos un solo grupo, hablamos un solo lenguaje financiero: ese era el objetivo. Este progreso sirve a la empresa de base para nuevos avances, como la adaptación del sistema contable a la digitalización.

La hoja de ruta para ello ya está trazada: como primer paso, Claas quiere definir normas vinculantes para estandarizar al máximo los procesos de la empresa en el espíritu de una One Global Corporation.

El objetivo es crear las condiciones para la digitalización y automatización previstas, de modo que el sistema de contabilidad sea tan moderno y eficiente como la maquinaria agrícola del líder tecnológico, tan solicitada en todo el mundo.