Tratamiento integral de documentos

El tratamiento automatizado de las confirmaciones de pedido y los albaranes también ofrece un considerable potencial de optimización. El tiempo de procesamiento de las confirmaciones de pedido, por ejemplo, puede reducirse en torno a un 60 % mediante la digitalización, como ha demostrado un estudio de Mercateo sobre compras indirectas.

El tratamiento automatizado también acelera considerablemente la tramitación de los albaranes. Además, se evitan errores de introducción de datos, los procesos son más transparentes y las búsquedas posteriores resultan mucho más sencillas.

El requisito previo para hacer realidad estas ventajas es un software que respalde todo el proceso de compra. Tangro Inbound Suite está diseñado de forma integral y procesa automáticamente todos los documentos importantes del área de compras en SAP, incluidas las confirmaciones de pedido y los albaranes.

En el caso de las confirmaciones de pedidos, el software reconoce el contenido relevante del documento, como el proveedor y el número de pedido, así como los datos del artículo con material, precio y cantidad, y compara los valores reconocidos directamente con el pedido en SAP.

El sistema también comprueba la fecha de entrega. Si todos los datos coinciden con el pedido, el documento se contabiliza en SAP con sólo pulsar un botón. Si el sistema detecta discrepancias, se utilizan procesos de flujo de trabajo electrónico para aclarar la situación.

La tramitación y comprobación de una confirmación de pedido, que tarda varios minutos manualmente, se realiza ahora en sólo unos segundos. Además, se garantiza el procesamiento fiable de todos los recibos entrantes. No se olvida ni se pierde ninguna confirmación de pedido.

Las ventajas del tratamiento automatizado de albaranes son igualmente amplias. El sistema determina automáticamente el contenido importante, como el número de albarán y de carta de porte, así como la fecha del albarán.

La imagen escaneada del documento, junto con los datos reconocidos, está entonces directamente disponible para su comprobación. Si el contenido reconocido, como cantidades, cantidades y material, coincide con el pedido de SAP, la entrada de mercancías se contabiliza en SAP.

En caso necesario, incluso en tiempo real directamente en el puesto de trabajo logístico, para que la información sobre la entrada de mercancías esté disponible en los procesos posteriores sin ningún retraso. Si el sistema detecta discrepancias, como una cantidad inferior, la cantidad se ajusta si es necesario y la entrada de mercancías también se contabiliza correctamente.

Una gran ventaja de la digitalización de procesos en ambos casos es la transparencia significativamente mayor de todos los procesos. A partir del número de documento, el empleado puede deducir inmediatamente el proceso y ver en la pantalla el pedido, la confirmación de pedido, el albarán y la factura asociados. Todo el proceso es fácil de seguir. Y el archivado en papel puede eliminarse por completo.