Transformación: nueva y radicalmente sencilla

La demanda de proyectos de transformación de SAP está despegando. En teoría. Pero en la práctica, los clientes de SAP existentes se están encontrando con un obstáculo central: la escasez de consultores SAP y especialistas en migración, en todo el mundo. Cada vez hay más informes del mercado que indican que algunas empresas de migración de SAP no podrán aceptar nuevos proyectos de transformación durante al menos un año más. Es de temer que, a más tardar en 2025, todos los especialistas en migración a SAP disponibles tengan que trabajar las veinticuatro horas del día para satisfacer la demanda.

Por supuesto, esto no sucederá. Pero lo que ocurrirá en su lugar está claro: las tarifas diarias aumentarán muy bruscamente y las duraciones de los proyectos se alargarán mucho más. Este no es un buen punto de partida para la transformación digital de los grandes clientes de SAP en los países de habla alemana, para quienes el cambio a la nueva generación de software de Walldorf es el núcleo de sus estrategias de digitalización.

Conversión S/4: un poco de teoría del color

Además de las capacidades de asesoramiento, hay que aclarar la cuestión del enfoque de transformación. En los últimos años, se ha convertido en una convención asignar colores a los distintos enfoques. La gama de colores va desde el "brownfield" al "greenfield", con muchos matices intermedios. En uno de los extremos del espectro se encuentra Brownfield. Esto significa la transferencia completa de las estructuras de datos anteriores, los objetos empresariales y las adaptaciones individuales, así como los desarrollos internos, incluida toda la base de datos heredada.

En el otro extremo, se puede empezar de cero. En este enfoque, conocido como greenfield, las empresas empiezan de cero con estructuras de datos, objetos de negocio y personalizaciones como mejor consideren para su propio futuro empresarial. En este enfoque, si las empresas quieren tomar datos de sistemas heredados, tienen dos opciones: O bien transforman todos esos datos con gran esfuerzo, o bien sólo los datos maestros y las partidas abiertas. En ambos casos, sin embargo, los datos originales acumulados hasta la fecha permanecen en los sistemas heredados, que entonces tienen que funcionar en paralelo durante más tiempo por motivos legales y empresariales.

El dilema de las zonas baldías

Ambos extremos tienen su justificación, pero también considerables desventajas. Las empresas con un paisaje de sistemas homogéneo, es decir, sin sistemas externos y diferentes estados de liberación, que no quieren cambiar su negocio anterior y, por tanto, renuncian conscientemente a cambios e innovaciones, encontrarán su método óptimo para la transformación a S/4 Hana en Brownfield.

Sin embargo, en el caso de los grandes clientes de SAP, los entornos de sistemas suelen ser tan heterogéneos y las bases de datos tan extensas que su conversión en Brownfield parece sencilla desde el punto de vista técnico. Pero las apariencias engañan: para ello, en los sistemas fuente deben crearse ya muchos requisitos previos en proyectos preliminares a veces complejos. Esto incluye, entre otras cosas, la limpieza de desarrollos individuales o la activación de una nueva lógica empresarial.

Costes desorbitados incluidos

Además, son necesarias muchas pruebas, en las que también deben participar los departamentos especializados para evitar errores. Además, la conversión de las cantidades de datos, por lo general muy grandes, suele requerir inmensas capacidades informáticas, con costes elevados. En este contexto, ya no es de extrañar que muchos clientes actuales de SAP tengan dificultades para justificar la rentabilidad de un proyecto de transformación de SAP.

Sin embargo, aún más graves desde el punto de vista empresarial son las dependencias entre los datos, sus estructuras y sistemas de origen, pero también de las interfaces entre distintos sistemas. Por cierto, esto incluye también aquellos datos que, en su mayor parte, están desgraciadamente vinculados a unidades organizativas, tipos de documentos y procesos obsoletos o numerosos que ya no son relevantes. En muchos casos, es probable que estos datos representen hasta el 90% del stock total de datos. De hecho, las dependencias son tan grandes que pueden hacer que la posibilidad de 

a un nuevo comienzo o los cimientos de nuevos modelos y procesos empresariales, que la dirección asocia en la mayoría de los casos con el relevo generacional.

Pocas posibilidades de éxito

Por otra parte, la resolución de este problema fundamental de dependencias sólo tiene posibilidades mínimas de éxito, tanto si las empresas intentan resolverlo a nivel de los sistemas de origen, es decir, antes del cambio, como después: Esto se debe a que es prácticamente imposible limpiar los datos maestros con relaciones a estructuras de datos obsoletas, y mucho menos llegar a una visión armonizada, es decir, entre sistemas, de los datos maestros, que suelen estar distribuidos en varios sistemas fuente diferentes. La razón es que los clientes de SAP Inventory tienen que lidiar con dependencias extremas en este proceso, como miles de documentos que no están cerrados; en algunos casos ni siquiera es posible sacar los datos de los archivos, cuya tecnología en muchos casos se remonta a los años noventa.

En resumen: la vinculación de los datos maestros con los datos de las transacciones y los ajustes individuales en los sistemas heredados impide o, al menos, complica enormemente su depuración. Y como los datos maestros relevantes suelen encontrarse no sólo en uno, sino en varios y diferentes sistemas, el problema aumenta. Porque estos diferentes datos maestros de diferentes sistemas tendrían que armonizarse primero antes de la conversión, lo que a su vez impide las dependencias. El círculo vicioso es perfecto. En conjunto, sin embargo, el esfuerzo que supone es prácticamente injustificable tanto para los departamentos especializados como para TI.

Falta de recursos y competencias

En un escenario clásico de brownfield, los clientes existentes de SAP que, a pesar de todo, intenten al menos limpiar sus datos maestros tras el cambio a S/4 tendrán que involucrar a sus usuarios empresariales para que lo hagan. Pero cuidado: si suponemos que un usuario empresarial necesita diez minutos para comprobar y limpiar un registro de datos maestros, la empresa tendrá que planificar más de 10.000 días laborables para un stock de datos maestros de 500.000 registros de datos individuales, suponiendo una jornada de ocho horas. Por supuesto, esta tarea puede repartirse entre muchos hombros. No obstante, el esfuerzo es considerable. Que estos intentos de limpieza manual de datos se vean coronados por el éxito está literalmente escrito en las estrellas. El problema de vincular distintos tipos de datos entre sí y con los sistemas no sólo existe en los sistemas de origen, sino también en los de destino. Resolver el problema allí también es técnicamente difícil.

La situación no es mucho mejor para los datos de transacciones. Los entornos ERP de los grandes clientes de SAP en los países de habla alemana han crecido en los últimos diez a veinte años. Incluso suponiendo que las empresas necesiten el stock de datos de todo el año anterior en S/4 para su posterior procesamiento, con un enfoque brownfield convierten entre el 90 y el 95 por ciento de los datos a cambio de nada. Además, este legado representa una herencia aplastante para el nuevo sistema, que inmoviliza enormes recursos informáticos y de almacenamiento, provoca tiempos de ejecución deficientes y dispara los costes de mantenimiento y explotación, especialmente para actualizaciones o mejoras. En definitiva, se elimina casi por completo la base para optimizar la calidad de los datos, por un lado, y modernizar los procesos, por otro.

El dilema de Greenfield

En cambio, Greenfield tiene ventajas innegables. Especialmente las empresas con un paisaje de sistemas muy heterogéneo y grandes bases de datos se benefician de ello si, por ejemplo, dan un giro completo a su modelo de negocio y empiezan de nuevo casi como una start-up. O si transforman fundamentalmente sus estructuras y procesos de una organización centralizada a una descentralizada.

Pero tampoco aquí es oro todo lo que reluce. Los enfoques de mejores prácticas que prometen una amplia estandarización son tentadores. Pero muchos clientes actuales de SAP también lo temen, ya que amenaza con devaluar las elevadas inversiones realizadas en las versiones personalizadas de los sistemas heredados, incluidos los desarrollos específicos del cliente y los procesos optimizados resultantes. Al fin y al cabo, los clientes actuales de SAP han realizado estas inversiones para obtener ventajas competitivas únicas. El esfuerzo para reproducirlas en la nueva generación de software es enorme. También en este caso, los argumentos comerciales no suelen compensar.

La alternativa en Greenfield sería simplemente asumir las partidas abiertas y los datos maestros. Pero esto conduce muy a menudo a un problema de aceptación masiva dentro de la empresa. Porque los usuarios de todos los niveles, hasta el director financiero, quieren acceder fácilmente a toda la información heredada por razones empresariales, y ello con dos condiciones: Quieren acceder a ella desde "su" interfaz y no saltar de una solución a otra. Además, el legado
la información se ve exactamente igual que si la hubieran creado en el nuevo sistema. Básicamente, ambas condiciones hablan de nuevo a favor de un enfoque brownfield, que los CIO y sus colegas directivos preferirían evitar en favor del cambio y la innovación.

Transición selectiva de datos

Entretanto, entre el marrón y el verde se ha establecido una gran variedad de tonalidades en lo que a transformación se refiere. Sin embargo, lo que todos tienen en común es el hecho de que sólo una parte de los datos heredados se transforma y se transfiere al nuevo mundo. En principio, este enfoque es el adecuado para reducir el esfuerzo que suponen tanto la transformación como la migración. Además, ofrece básicamente la flexibilidad necesaria para optimizar el futuro sistema en una especie de combinación de brownfield y greenfield, independiente de los datos maestros y de transacción. La transferencia selectiva de datos es, sin duda, lo más adecuado para aquellos clientes SAP existentes con un amplio entorno de sistemas que, a pesar de los ajustes, desean en gran medida la continuidad y quieren construir el nuevo entorno en gran medida sobre los sistemas predecesores.

Pero: los departamentos también quieren ver y acceder a todos los datos históricos en el nuevo sistema. Y tienen razón. Las empresas nunca han necesitado tanto como ahora acceder a su información histórica, a veces desde hace décadas. La digitalización significa que las ofertas consisten cada vez más en productos, servicios complementarios y servicios de mantenimiento. Estas ofertas complejas tienen ciclos de vida de entre diez y cincuenta años. La información histórica, aunque se remonte a muchos años atrás y ya no se modifique en el día a día de la empresa, adquiere así la misma relevancia para el desarrollo de productos y la optimización continua de las ofertas y su calidad sobre la base de análisis de datos que la información operativa.

Migración frente a transformación

Pero desde el punto de vista de los jefes de proyecto responsables de la transformación SAP, este deseo -la migración- de los departamentos especializados es irrealizable. Más que la transferencia de los datos de los dos o tres últimos años no es posible para conservar la flexibilidad necesaria para adaptar y optimizar, al menos parcialmente, el nuevo sistema.

Sin embargo, incluso cuando la TI prevalece sobre el negocio, la transferencia selectiva de datos resulta subóptima en muchos casos: en primer lugar, este enfoque funciona principalmente cuando los sistemas de origen y destino son muy similares, es decir, cuando se aplica entre la última versión de ECC (Business Suite 7) y S/4, por ejemplo. En segundo lugar, las herramientas de transformación selectiva de datos, que funcionan a nivel de tabla, pueden conllevar el riesgo de incoherencias. ¿Quién puede garantizar que, entre otras cosas, la carga directa orientada a tablas de registros de datos en 100.000 tablas y más estará libre de errores en el caso de entornos SAP de gran tamaño?

Es cierto que este riesgo puede contenerse con un esfuerzo de comprobación muy elevado. Pero incluso esto suele ayudar sólo de forma limitada a la limpieza de los datos con el fin de optimizar su calidad para el nuevo mundo de sistemas. En consecuencia, los clientes actuales de SAP sólo tienen opciones limitadas para garantizar una base de datos armonizada que se alimente de datos procedentes tanto de sistemas heredados de SAP como de sistemas de terceros.

No hay armonización

Sin embargo, esta posibilidad de armonización es un requisito esencial para hacer realidad el objetivo de una empresa impulsada por los datos, por no mencionar el hecho de que con el enfoque de transferencia selectiva de datos análogo al Brownfield, un cambio a la nube pública o incluso un cambio (parcial) a un sistema de terceros sólo es posible en una medida muy limitada. El hecho de que los datos y sus dependencias representen el reto fundamental en el cambio generacional de SAP es una constatación que apenas está ganando terreno en la comunidad SAP. Entonces, ¿qué pueden hacer los clientes actuales de SAP? ¿Realmente sólo pueden elegir entre las desventajas de los distintos enfoques? Por supuesto, lo ideal sería una vía de transformación que fuera técnicamente tan sencilla como el enfoque brownfield, pero tan flexible como el enfoque greenfield.
en el que las empresas pueden cortar los viejos coletazos, implantar nuevos procesos y modelos empresariales y transferir al nuevo sistema únicamente datos maestros de la mejor calidad. Pero, ¿es eso posible?

Transformación con un solo clic

Sí, existe una solución sostenible que no sólo resuelve viejos problemas, sino que también abre nuevos caminos. Sin embargo, el requisito previo es que la transformación tenga lugar a nivel de aplicación, independientemente del nivel de datos. Para ello, toda la información heredada junto con su contexto empresarial debe poder extraerse por completo, sin cambios y, sobre todo, de forma eficiente y rápida, y transferirse a una plataforma independiente. Después, los clientes de SAP existentes pueden elegir libremente si quieren llevar su entorno de aplicación anterior con todos los objetos empresariales, personalizaciones y desarrollos propios existentes al nuevo mundo S/4 a través de la herramienta de conversión, o si quieren empezar de cero en el greenfield.

Pero, ¿qué ocurre con los datos? Básicamente, sería mucho mejor hablar de datos históricos en lugar de datos heredados, porque estos últimos podrían sonar a la mayoría de los oídos como si pudieran guardarse en algún archivo y dejarse lentamente acumulando polvo. Pero es justo lo contrario: ¡bienvenidos al mundo de los macrodatos y la analítica, de los que la empresa basada en datos depende casi vitalmente!

Todo basado en datos

Para ello, la parte de la información de los sistemas heredados que también se necesita en S/4 Hana debe filtrarse en una plataforma separada según criterios empresariales, limpiarse, enriquecerse con datos de sistemas de terceros y optimizarse. Mientras que, por lo general, sólo es necesario transformar y migrar a S/4 entre un cinco y un diez por ciento de los datos de transacciones tras la optimización, la cantidad de datos maestros se reduce a un veinte por ciento estimado, que a continuación también se transfieren con una calidad óptima mediante herramientas estándar como Migration Cockpit de SAP. Naturalmente, todo esto debe automatizarse en gran medida.

Al mismo tiempo, esta plataforma debe ser capaz de mostrar los datos históricos en el mundo S/4 a través de SAP GUI o Fiori como si se hubieran originado allí. Esta transformación sobre la marcha a través del proceso Technical Structure Mapping -por supuesto sin cambiar la estructura original de los datos históricos en la propia plataforma- también debe tener lugar automáticamente. Este nivel de automatización desde la extracción de los datos hasta su visualización en el nuevo entorno es la esencia de una Transformación One-Click.

Estructura técnica

Aunque no difiere mucho del enfoque de transferencia selectiva de datos, la transformación One-Click tiene ventajas adicionales decisivas: toda la información -tanto histórica como operativa- puede limpiarse, enriquecerse fácilmente con datos de fuentes de terceros y prepararse de forma óptima para escenarios de Big Data y analítica. Por cierto, esto se aplica no solo a los datos de movimiento, sino también a todos los datos maestros, incluidos los maestros de clientes, proveedores, artículos y materiales, tan importantes para la transformación digital.

Además, la decisión sobre qué información del stock de datos anterior debe transformarse y migrarse a S/4 Hana se toma de forma flexible en función de los respectivos criterios empresariales de los clientes. En lugar de transferir todos los datos de los últimos tres años, por ejemplo, los clientes existentes de SAP pueden decidir conscientemente transformar y migrar solo los pedidos abiertos y los datos maestros de los clientes y proveedores con los que mantienen relaciones comerciales en curso.

Y también se puede apaciguar al CFO en este escenario. Porque cuando los directores financieros y los departamentos especializados discuten y a veces molestan a sus colegas de TI con el hecho de que necesitan todos los datos antiguos en el nuevo sistema, se trata de un malentendido: Lo que en realidad necesitan no son los datos históricos en el nuevo sistema, sino "sólo" acceder a ellos desde la interfaz de SAP S/4. Con el enfoque One-Click Transformation, esto no supone ningún problema. Los usuarios ni siquiera se dan cuenta cuando acceden a los datos históricos de que no están almacenados en la base de datos de Hana.

Un conjunto de datos limpios y transparentes para competir en la economía digital, una reducción masiva de los datos que hay que transformar y migrar y su transferencia con las herramientas estándar de SAP son solo algunas de las ventajas de este enfoque. Además: Una vez transferida la información histórica a la plataforma independiente, los sistemas y aplicaciones heredados pueden desmantelarse por completo. Esto suele eliminar el 80 por ciento de los costes operativos. El tiempo y los costes de filtrado, transformación y migración de los datos se reducen a la mitad. El núcleo de la plataforma de software necesaria para ello ya se ha utilizado en más de 2.000 proyectos en todo el mundo.

Mejora continua

Dado que los nuevos datos añadidos al mundo S/4 pueden transferirse continuamente a la plataforma, el nuevo entorno y, especialmente, la base de datos de computación en memoria Hana se mantienen permanentemente ajustados. El potencial de ahorro que puede lograrse mediante esta adaptación continua es probable que sea del 25% o más a lo largo de todo el ciclo de vida del nuevo entorno.

Y otro punto decisivo: One-Click Transformation también puede ayudar a aquellos clientes que han optado por los enfoques clásicos Brownfield, Greenfield y Selective Data Transition y ya han tomado las medidas iniciales. Porque complementa estos procesos con sus ventajas específicas, empezando por la identificación y el diseño de reglas de filtrado, pasando por la historización, la preparación y la armonización de los datos, hasta su integración en SAP S/4. También permite el desmantelamiento completo de los sistemas heredados, incluyendo el correspondiente ahorro de costes operativos.

A prueba de auditorías, incluido el legado

En todo esto, no hay que olvidar la seguridad jurídica. Todos los datos y documentos históricos se almacenan en la plataforma a prueba de auditorías. Además, una plataforma que ofrece el enfoque de un solo clic
transformación, la posibilidad de gestionar la información almacenada hasta el nivel del registro o documento de datos individual a lo largo de todo su ciclo de vida hasta la supresión legalmente segura tras la expiración de los períodos de conservación aplicables. Esto significa que también pueden cumplirse los mayores requisitos legales, como las normas específicas de supresión del Reglamento General Europeo de Protección de Datos (DSGVO).

El enfoque One-Click-Transformation se caracteriza, en particular, por la separación coherente y continua de los datos históricos de los datos operativos. La separación coherente entre datos y algoritmos tampoco tiene parangón en el mercado. De este modo se resuelve el problema fundamental de las dependencias descritas. Pero el enorme ahorro en costes de transformación y operativos, así como los gastos de limpieza y armonización de datos, no son ni mucho menos todo. Porque además, la plataforma que soporta este enfoque conserva los conocimientos de transformación, por así decirlo, y los pone a disposición permanentemente: para acceder a los datos históricos de SAP S/4, para acceder a los datos históricos de sistemas no SAP y poner estos datos a disposición de aplicaciones de terceros, como las soluciones de análisis.

Por cierto, la transferencia de datos a una plataforma independiente y moderna también contribuye a una mayor seguridad porque, a diferencia de algunos sistemas heredados, esta plataforma también puede parchearse en el futuro. Esto se debe a que muchos sistemas heredados tienen que funcionar con versiones de software antiguas y, por tanto, suelen necesitar sistemas operativos y bases de datos obsoletos. En muchos casos, sin embargo, los fabricantes ya no proporcionan parches de seguridad para estos sistemas. 

Además, una plataforma de este tipo puede servir como repositorio digital de datos relevantes para el negocio y su contexto, que surgen en SaaS y otras soluciones en la nube, pero donde los derechos sobre estos datos no recaen en las empresas, sino en los proveedores de estas soluciones -de modo que el acceso a estos datos se mantiene incluso después de cancelar las suscripciones-. Por último, una plataforma de este tipo sienta las bases para escenarios IoT o gemelos digitales de productos, máquinas y plantas, edificios, etc., que -enriquecidos con datos operativos- pueden mejorar decisivamente su producción, funcionamiento, mantenimiento y gestión.

Un solo clic en el tejido de datos

Todo esto es posible porque una plataforma de este tipo conserva la información histórica junto con su contexto empresarial, pero independientemente de sus sistemas de origen. El gran número de proyectos fallidos de Data Lakes en los que falta el contexto empresarial demuestra que este enfoque de plataforma es mucho mejor para dominar los requisitos futuros en términos de gestión de datos en toda la empresa. Esto acerca mucho más a los clientes actuales de SAP al objetivo de un tejido de datos recomendado por los analistas. Una plataforma conforme a la ley para la gestión del ciclo de vida de la información empresarial procedente de sistemas SAP y ajenos a SAP es la base de la transformación de un solo clic a SAP S/4 Hana y la empresa basada en datos, pendiente de patente. La plataforma para ello se llama JiVS IMP y procede del proveedor suizo Data Migration International.

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