Transformación digital en las finanzas

Esto está cambiando ahora que las empresas aprovechan el paso a SAP S/4 HANA para prepararse para el futuro también en esta importante área. Sin embargo, muchas empresas han pagado cara una transformación mal preparada. A menudo, el motivo de la insatisfacción no es el proceso de transformación en sí, sino la decepción con el nivel de automatización esperado. Esto suele ocurrir cuando uno de los dos empleados de alto rendimiento no está a bordo. Pero no tiene por qué ser así. Porque quienes planifican sólidamente la transformación y el grado deseado de automatización en finanzas y lo implantan con soluciones como BlackLine, por ejemplo, se benefician de una reducción significativa de los procesos manuales y, en consecuencia, de un nivel de satisfacción mucho mayor entre los expertos en finanzas. Sin embargo, para ello deben fijarse objetivos claros y los expertos en finanzas e informática deben trabajar codo con codo.

Ha llegado el momento

El hecho es que la confianza en las cifras financieras es en parte insuficiente para
dirigir una empresa con seguridad hacia el futuro en tiempos de cambio económico global. Un estudio encargado por BlackLine al instituto independiente de estudios de mercado Censuswide muestra que más del 30 por ciento de los profesionales financieros sigue teniendo dudas sobre la exactitud de las cifras financieras. Esta es una de las razones por las que el 22% de los encuestados en el estudio confirmaron que invertirían en soluciones de automatización. Porque con la automatización se reduce el riesgo de error y aumenta significativamente la transparencia de la situación financiera. Y difícilmente hay un momento más adecuado que llevar a cabo la automatización profunda de las finanzas de forma consolidada como parte de la transformación digital. La eliminación del trabajo manual, el aumento significativo de la calidad de los datos y los análisis y previsiones fiables en tiempo real crean una base mucho mejor para la toma de decisiones y nuevas oportunidades para el negocio, todo ello combinado con una mejor gobernanza.

Los departamentos de informática y finanzas se transforman de la mano

La práctica demuestra que una transformación a SAP S/4 HANA funciona especialmente bien cuando TI y finanzas tiran en la misma dirección. Por un lado, está el enfoque lift and shift, que se impulsa sobre todo desde TI, y la verdadera transformación a SAP S/4 HANA, que se inicia sobre todo desde el departamento financiero. La transformación necesita el impulso del director financiero y su departamento para rediseñar procesos, desarrollar nuevas áreas de negocio o modelos empresariales novedosos. Sin embargo, esto sólo puede hacerse con el apoyo del Director de Información (CIO) y su equipo, que contempla la transformación desde el punto de vista de la gobernanza y la arquitectura de TI. Mientras que los financieros saben exactamente cómo quieren cambiar y racionalizar sus procesos, son los CIO quienes comprenden la viabilidad técnica y saben exactamente cómo se transformarán los datos en el nuevo sistema. El CIO es también quien puede evaluar qué actividades preparatorias y complementarias y qué presupuestos son necesarios para realizar la transformación en un plazo definido. 

Aspectos básicos de una transformación financiera

Una transformación digital es una tarea compleja, en la que los responsables a veces se ocupan de demasiados detalles con demasiada rapidez. Por ello, hay que dar la máxima prioridad a los cinco aspectos más importantes:

Implantación: la transformación del ERP lleva tiempo y cada paso requiere conocimientos y control críticos.

Integración de datos: la transferencia de datos desde los sistemas existentes es vital y encierra mucho margen de error.

Planificación: los retrasos imprevistos pueden provocar importantes cuellos de botella y aumentar rápidamente los costes.

Presupuesto: no es infrecuente que los proyectos de ERP superen los presupuestos al surgir gastos imprevistos.

Capacidades: El proyecto requiere capacidades considerables tanto en el ámbito informático como en el empresarial. Por lo tanto, es necesario plantearse cómo pueden aliviarse los equipos incluso antes del cambio.

Cuanto mejor se gestione un proyecto de transformación mediante una planificación eficiente, la dotación de personal y la posible inversión inicial, más seguro será su éxito.

Transformación no sin automatización 

La actualización, por ejemplo a SAP S/4 HANA, no debe realizarse en ningún caso separada de una iniciativa de automatización, es decir, la máxima eliminación posible de procesos manuales estándar. Para obtener el máximo valor de la transformación en finanzas, no tiene sentido transferir los procesos antiguos uno a uno al nuevo sistema y automatizar después los procesos individuales. Más bien, es aconsejable utilizar herramientas y soluciones adecuadas, como BlackLine, para rediseñar los procesos antes de la transformación real y luego transformarlos al nuevo sistema con un nivel de automatización ya elevado. Por ejemplo, la gestión de cierres financieros, la automatización de cuentas por cobrar y la gestión financiera entre empresas de BlackLine optimizan las transformaciones de ERP eliminando procesos manuales que normalmente se realizan fuera del sistema ERP en hojas de cálculo.

Existen distintos enfoques para consolidar la transformación y la automatización. Una posibilidad es optimizar el sistema heredado durante la fase de preparación con la máxima automatización para aliviar masivamente a los equipos de transformación. De este modo se garantiza que la base existente esté mejor preparada para la transformación. Otra opción es la optimización y automatización de procesos durante la propia transformación. La combinación de ambos enfoques es ideal. Garantiza una creación de valor de gran alcance, especialmente en finanzas y contabilidad. Porque mediante la integración, orquestación y automatización de los procesos contables de principio a fin, se consiguen resultados completos y precisos con mayor rapidez. 

El factor del éxito

Probablemente, el factor común más importante entre todas las empresas que han implantado con éxito iniciativas de transformación digital es un entendimiento compartido de lo que quieren conseguir con la transformación digital en el departamento financiero utilizando la tecnología más avanzada, la tan citada Estrella del Norte. Por lo tanto, los directores financieros y los directores de sistemas de información deben definir objetivos claros y, sobre todo, realistas que impliquen estrechamente a ambas partes en el programa de transformación del departamento financiero.