Tramitación de facturas 4.0

Weig se considera un proveedor de servicios industriales a lo largo de la cadena de valor del cartón. El grupo es especialista en placas de yeso, cuenta con experiencia integrada en cartón para envases y embalajes de cartón y ofrece soluciones sostenibles en la eliminación de materias primas secundarias.

Todos los hilos confluyen en la sede central de Mayen, donde se encuentran las áreas administrativas centrales. Los procesos de tramitación de facturas recibidas se agrupan de forma eficiente gracias al software Tangro IM.

Weig recibe unas 45.000 facturas al año, la mitad por correo electrónico y la otra mitad por correo postal. El tratamiento de estos documentos en SAP ya se había automatizado hace años. Sin embargo, con una solución que sólo estaba conectada al sistema ERP a través de una interfaz.

Con el inconveniente de que todos los pedidos y entradas de mercancías creados sólo se transferían a SAP una vez al día y se contabilizaban allí. Por tanto, esta importante información sólo estaba disponible para el procesamiento de facturas al día siguiente, de modo que al tiempo habitual de procesamiento de documentos se añadía otro día de retraso.

Además, existía una plétora de procesos de aprobación diferentes que ralentizaban aún más el proceso de auditoría. La visión de procesos eficientes y transparentes no se cumplía con esta antigua solución. Y lo que es más importante, el sistema en S/4 no era tan eficiente y, por tanto, entraba en conflicto con la estrategia de la empresa de utilizar S/4 Hana como sistema ERP líder en toda la empresa.

"Queríamos confiar en alguien que supiéramos que soportaba S/4 Hana. Con Tangro hemos encontrado al socio adecuado".

comenta Tim Hoffmann, de Group Service IT, acerca de la decisión por el software.

"También nos convenció la prueba práctica en un cliente de referencia donde Tangro ya funciona en S/4 Hana".

La solución de procesamiento de facturas está integrada en SAP, lo que significa que puede integrarse directamente en el sistema ERP de SAP sin interfaces, incluso en S/4 Hana.

"Desde el punto de vista informático, la propiedad incrustada de SAP simplifica mucho, por supuesto. Sólo hubo que hacer un pequeño ajuste, y luego el software básico estuvo listo para funcionar en nuestro sistema S/4. Todo fue rápido y sin complicaciones. Todo fue rápido y sin complicaciones.

Tim Hoffmann está entusiasmado con el proyecto.

"Nos sentimos muy bien asesorados".

La IM sólo tardó ocho semanas en empezar a utilizarse de forma productiva en Weig. Esto se debió también al enorme trabajo preparatorio de los empleados implicados. Desde entonces, el sistema aprovecha plenamente sus ventajas en los departamentos.

Las compras y la verificación de facturas se benefician de la integración directa del software en SAP, no sólo porque los empleados procesan las facturas recibidas en el mismo entorno, sino también porque es posible acceder directamente a los datos de SAP.

Trabajar en el mismo entorno requiere acuerdos internos especiales sobre los procesos de trabajo. De este modo, la comprobación, reelaboración y complementación de los datos de los documentos se simplifica y acelera considerablemente.

Alrededor del 80% de las facturas de Weig se reconocen de forma totalmente automática con IM. El sistema cumple así uno de los requisitos más importantes de los departamentos especializados, como explica Alexander Paucar-Bahrs, de Group Service Purchasing:

"Para nosotros era importante que el software de procesamiento de recibos de facturas garantizara el mejor reconocimiento posible y, en caso necesario, contabilizara los recibos de forma totalmente automática en segundo plano".

Este requisito se cumple especialmente con las facturas de artículos gestionados por inventario, en las que se dispone del número de artículo y se almacenan precios fijos. Rara vez hay que añadir, corregir o aprobar algo. Los contables financieros sólo intervienen de forma pro forma, revisan brevemente y luego contabilizan directamente con un clic del ratón.

Flujo de trabajo empresarial Plus

Para las demás facturas, el esfuerzo también se ha reducido considerablemente. También en este caso, IM reconoce automáticamente gran parte del contenido, como el proveedor, el número de pedido y los artículos.

Las imputaciones, las cuentas de mayor y los ratios fiscales también se extraen automáticamente. El flujo de trabajo de Tangro Business, que automatiza y gestiona electrónicamente todos los procesos del flujo de trabajo, se utiliza para la aprobación o para aclarar dudas.

Con la implantación de la nueva solución de flujo de trabajo, los procesos se estandarizaron y racionalizaron simultáneamente en función de la estructura de la empresa. Ahora existen límites de valor fijos en función de los cuales se organiza la emisión de facturas.

Además, las reglas de sustitución garantizan un tratamiento fiable de los recibos incluso durante las ausencias. Antes, el empleado ausente tenía que configurar su sustituto inmediatamente antes de la ausencia. Con IM, puede almacenar por adelantado toda la planificación de sus vacaciones.

Además, el manejo es tan sencillo que el departamento especializado puede regular la mayoría de las cosas por sí mismo: Si, por ejemplo, un colega cae enfermo con poca antelación y, por tanto, aún no se ha activado ninguna regla de sustitución, los flujos de trabajo en curso pueden cancelarse colectivamente para iniciarlos después específicamente con la sustitución prevista. Sólo en casos especiales (por ejemplo, enfermedad de larga duración) interviene TI y activa la sustitución en segundo plano.

Talonario de facturas

Una simplificación adicional la proporciona un proceso de escalado automatizado, en el que se recuerda a los usuarios que aún no han liberado una factura que deben tramitarla. El libro de recepción de facturas, con sus variantes de configuración independientes, garantiza una visión general de todos los documentos recibidos.

Aquí, los empleados pueden ver inmediatamente qué facturas están en el flujo de trabajo o qué documentos pueden contabilizarse inmediatamente. Las facturas infundadas, con contenido incorrecto o que han acabado por error en Weig pueden ser devueltas al proveedor por los usuarios directamente desde el sistema en el libro de recepción de facturas.

De este modo, la tramitación de las facturas se aceleró hasta tal punto que ya se aprecia un aumento de los descuentos por pronto pago tras sólo unos meses de funcionamiento productivo.

"Gracias al procesamiento en tiempo real, ahora podemos contabilizar las facturas más rápidamente y aprovechar los descuentos con mucha más frecuencia", afirma Alexander Paucar-Bahrs. "Además, por primera vez tenemos la posibilidad de informar de todo el proceso. Podemos ver inmediatamente dónde hay problemas. Las facturas duplicadas pueden reconocerse inmediatamente gracias al procesamiento en tiempo real".

Sin interfaces, bajo mantenimiento

El efecto de optimización de las TI internas se confirma en el uso productivo. "El esfuerzo de mantenimiento se reducirá a largo plazo. Ya no hay una interfaz que tengamos que cuidar desde el punto de vista informático y que, por ejemplo, tengamos que adaptar siempre que el proveedor cambie algo.

Disponemos de un único sistema central para la tramitación de facturas que funciona con una estructura de usuarios similar a la de SAP. Por tanto, podemos adoptar roles de autorización", enumera Tim Hoffmann las ventajas.

Pero, sobre todo, Weig está preparado para el futuro: "Al llevar a cabo la verificación de facturas con Tangro en S/4 Hana, estamos en el sistema más rápido en este ámbito y preparados para el futuro."