Todavía demasiado trabajo manual

Los clientes, las empresas de consultoría y los fabricantes de software informan unánimemente de que un proceso de elaboración de informes a partir de una única fuente, es decir, la recogida de datos, la preparación de datos y la elaboración de informes a partir de un paquete de software, sigue siendo a menudo la excepción y no la norma.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que la tecnología está bastante más avanzada que los procesos y las estructuras organizativas de las empresas. Desde hace años existen herramientas informáticas para elaborar informes rápidos, flexibles y completos.

Proveedores como SAS Institute, Qlik, Exasol, Tableau o SAP permiten realizar análisis con sólo pulsar un botón. Hasta aquí las posibilidades técnicas. Sin embargo, las empresas luchan con la implantación y el posterior proceso de cambio y personalización.

La inteligencia empresarial y la analítica de negocio siempre provocan un cambio en la cultura corporativa y en el enfoque del trabajo.

Las empresas tienen problemas sobre todo con la recopilación de datos, ya que las cifras clave y los informes se siguen generando con un gran esfuerzo manual, las estructuras empresariales son cada vez más internacionales y complejas, pero Excel también se utiliza con frecuencia como herramienta de elaboración de informes.

Una única base de datos coherente, es decir, el punto único de la verdad, puede poner remedio, pero a menudo no se dispone de ella. En la mayoría de las empresas tampoco se entiende el mantenimiento normalizado y centralizado de los datos maestros.

Aquí siguen imperando las viejas leyes y los campos. Las empresas quieren grandes soluciones digitales innovadoras para impulsar el negocio. Sin embargo, siguen dejando en manos de TI la integración de datos, la protección de datos y la gestión de datos maestros.

"Eso es un problema informático, no nos importa"

Por desgracia, los CIO y los consultores escuchan esto con demasiada frecuencia de los departamentos especializados y del Consejo de Administración. Sin embargo, una estrategia de digitalización exitosa y sostenible sólo puede tener éxito si la empresa finalmente colabora estrechamente con TI en estos temas y también piensa en cuestiones de TI. Al fin y al cabo, ellos también utilizan las TI para alcanzar sus objetivos.

El objetivo de los informes de gestión modernos debe ser adoptar una visión integrada de las áreas especializadas más importantes de una empresa para garantizar una visión normalizada de la misma.

Los clientes invierten en ámbitos tradicionales

Esta es la base de la analítica de big data y de los modelos de negocio basados en el análisis de datos. Un estudio de Lünendonk ha aportado algo de claridad al respecto.

Aunque los responsables de informes y jefes de departamento encuestados por Lünendonk declararon que son capaces de analizar bien los datos reales e históricos con las herramientas informáticas existentes, existe un gran potencial de optimización en el análisis de escenarios futuros.

Sólo el 57% de los encuestados está de acuerdo con la tesis "El sistema de elaboración de informes incluye métodos orientados al futuro (previsiones, escenarios de planificación)". La calidad y el valor informativo de los informes elaborados tampoco son satisfactorios en todas las empresas clientes encuestadas. En un tercio de las 94 empresas clientes encuestadas, los informes no tienen la calidad y el nivel de detalle requeridos y no cubren totalmente la realidad de la empresa.

La tan cacareada flexibilidad de los informes de gestión tampoco es todavía tan buena. Solo alrededor de la mitad de las empresas encuestadas son capaces de reaccionar con flexibilidad a las consultas y solicitudes de ajustes a corto plazo.

Los clientes planifican la automatización

Por tanto, el potencial de optimización reside principalmente en el grado de automatización y normalización de los informes. Por ejemplo, el 27% de los directivos encuestados por Lünendonk declararon que a menudo crean los informes manualmente. Otro 34% de las empresas encuestadas también requiere intervención manual en el proceso de elaboración de informes.

Sólo el 39% afirma que sus procesos de elaboración de informes están muy automatizados. Los planes de los directivos encuestados respecto al nivel de automatización objetivo son interesantes.

Dentro de dos años, se espera que los procesos de elaboración de informes de gestión estén altamente automatizados en el 73% de las empresas clientes analizadas. Esto significa que casi el 40% de las empresas analizadas están planificando actualmente los correspondientes proyectos de cambio y adaptación de sus procesos de elaboración de informes.

Demasiado trabajo manual

Estas medidas también son urgentes, ya que los departamentos de información siguen dedicando demasiado tiempo y recursos a actividades sencillas y normalizables.

Como consecuencia, no disponen de tiempo suficiente para actividades que aporten valor añadido, como comentar, derivar y hacer un seguimiento de las medidas. Por ejemplo, alrededor del 65% de los recursos se utilizan para preparar informes. Este proceso incluye los subprocesos de consolidación, obtención de datos, comprobación de plausibilidad, conciliación y elaboración de informes.

Como valor objetivo, debería asignarse a estas actividades un máximo del 50% de los recursos, ya que los responsables de la elaboración de informes disponen de muy poco tiempo para interpretar las cifras clave y deducir medidas adecuadas y recomendaciones estratégicas y operativas para la empresa.

Esta situación no se corresponde con la idea básica del concepto de inteligencia empresarial como apoyo a la toma de decisiones de gestión. En su lugar, hay que interpretar las desviaciones, explicar las causas y esbozar medidas.

Al mismo tiempo, hay que sentar las bases tecnológicas para la actual transformación digital. Las empresas que no comprendan las herramientas de BI del oficio no podrán dar el siguiente paso hacia la analítica de big data.