Al día en 180.000 casos de pago

El Centro de Servicios de IPEMA (ISC) de la Oficina Estatal de Finanzas (LfF) de Coblenza se encarga del mantenimiento y el desarrollo posterior. Dado que la adaptación de los contenidos de las tablas, los esquemas contables y las reglas, así como la documentación a prueba de auditorías de las versiones era un proceso muy complejo, buscaron un proveedor de servicios para soluciones SAP individuales. Como resultado, el ISC introdujo FIS/hrd Schema and Rules Analyzer (SRA) a principios de 2013 y FIS/hrd Copy Compare Convert (CCC) un año después. Estos componentes simplifican considerablemente el proceso de mantenimiento de las nóminas y lo hacen a prueba de auditorías.

Principales retos

SAP HCM -denominado internamente "Sistema Integrado de Gestión de Personal", IPEMA para abreviar- se introdujo en 2011 después de que el Consejo de Ministros decidiera en 2007 sustituir los procesos existentes de gestión de personal en la administración estatal de Renania-Palatinado.

El nuevo sistema integrado de gestión de personal y cálculo de nóminas debía basarse en software estándar, por lo que se utilizó SAP. Hoy se crean con él 180.000 nóminas al mes. La Oficina de Finanzas del Estado en Coblenza tiene 600 empleados. Sólo 280 empleados son responsables del cálculo de nóminas. Otros 1.200 empleados se encargan de la tramitación del personal en el sistema de nóminas IPEMA, compatible con SAP-HCM. Unas 40 personas prestan apoyo al sistema SAP desde Coblenza. El Centro de Servicios IPEMA (ISC), una unidad de personal independiente dentro de la Oficina Estatal de Finanzas, ha desarrollado entretanto muchas áreas de clientes y procedimientos estatales; IPEMA abarca así un amplio marco profesional.

Trabajar con SAP planteó grandes retos a la administración. Esto se debe a que los esquemas y normas contables cambian constantemente debido a las nuevas normativas legales y de negociación colectiva, y en algunos casos el ISC tiene que desarrollar las normas por sí mismo. Se trata de una tarea que sólo pueden dominar expertos informáticos no formados con la ayuda de consultores externos. El analizador de esquemas y reglas FIS/hrd fue finalmente la solución óptima que cumplía los requisitos en materia de análisis, procesamiento y documentación de esquemas, reglas y tablas.

FIS/hrd se implantó en dos lugares dentro de la organización ISC: En el funcionamiento de la aplicación, donde tiene lugar la personalización de esquemas, reglas y CC-nóminas, y en el control de nóminas. En el funcionamiento de la aplicación, el software sustituye las transacciones estándar PE01 y PE02 de SAP por sus propias transacciones o las complementa con funciones adicionales. Tras un periodo de formación muy breve, los usuarios han notado una reducción de la carga de trabajo, ya que las tareas se han podido realizar con mucha más facilidad y rapidez. Un ejemplo de ello son las pruebas de regresión que tienen lugar una vez al mes y que realiza el ISC para garantizar la calidad. Todos los desarrollos se prueban una vez más antes de implantarlos realmente en el sistema productivo.

Probar, copiar, comparar

Con el FIS/hrd Scheme and Rule Analyser, todas las ediciones realizadas en el sistema quedan también a prueba de auditorías. Cada cambio realizado en el control de los recorridos de facturación es guardado por el software a prueba de auditorías. En caso de comprobación, el ISC puede volver a consultar los datos en cualquier momento, señalar las diferencias y, de este modo, tener el máximo control posible en el ámbito de los procesos de facturación. Con su función de notas, la herramienta permite una documentación completa y trazable; los objetos se versionan automáticamente en el momento de la liberación del transporte. Las versiones se generan antes de cada liquidación para su revisión y posterior análisis. Se utilizan para la conciliación antes de la importación de paquetes de servicios SAP.

Tras trabajar con el componente SRA durante aproximadamente un año, en la primavera de 2014 se puso en funcionamiento el segundo componente de FIS/hrd: CCC, que se utiliza principalmente para la anonimización de los datos de los empleados con fines de análisis, formación o actualización del sistema. "Especialmente cuando desarrollamos nuevas soluciones para casos de nóminas, primero hay que construirlas. En lugar de empezar desde cero, podemos clonar casos con FIS/hrd CCC y luego anonimizarlos completamente para la protección de datos; y no solo para casos individuales, sino también para un número muy elevado", afirma Andreas Biringer, de Operaciones de Aplicaciones de ISC, explicando las ventajas de la solución. 

Además de la copia, la comparación de los resultados de facturación desempeña un papel muy importante en el Centro de Servicios de IPEMA. Dado que la función de comparación y comprobación de resultados no satisfacía plenamente las necesidades del CSI en un principio, FIS-ASP siguió desarrollando la solución de acuerdo con los requisitos del cliente.

Con las completas funciones de análisis y comparación de FIS/hrd CCC, los datos pueden analizarse desde la perspectiva de cada empleado, pero también entre departamentos, por ejemplo. Lo más importante aquí es que las plantillas se basen en las directrices de protección de datos aplicables. FIS/hrd CCC muestra qué datos dignos de protección existen en el sistema SAP y determina las entradas personales en diferentes profundidades de análisis. A continuación, los datos pueden tratarse de conformidad con la DSGVO de la UE. Además de estas tareas, se añaden constantemente nuevas áreas de aplicación en las que los administradores se benefician de las versátiles funciones de la herramienta FIS.

El ISC y el FIS llevan casi diez años trabajando juntos con éxito. Los usuarios ya no quieren prescindir de la herramienta FIS/hrd en su trabajo diario.