Tiempo para las tareas principales

Los departamentos de RRHH de las PYME alemanas se enfrentan a numerosos retos: A menudo carecen de personal suficiente y están totalmente ocupados con tareas rutinarias como el cálculo de nóminas, la administración de datos de personal, la gestión del tiempo o la contabilidad de gastos de viaje.

Además, falta tiempo para iniciativas de RR.HH. que aporten valor añadido o, sobre todo en empresas con presencia internacional, para adquirir experiencia en relación con las características especiales del trabajo de RR.HH. en ubicaciones de todo el mundo.

Procesos globales de RRHH poco eficientes

La experiencia ha demostrado que esto se debe a que los procesos de RRHH no están armonizados en toda la empresa y su "nivel de madurez" varía: la sede A ya ha introducido los autoservicios de RRHH para la contabilidad de los gastos de viaje, la sede B utiliza documentos en papel y una solución Excel, mientras que la sede C encarga a un proveedor de servicios externo.

También suele haber una falta de indicadores clave de rendimiento (KPI) de RRHH estandarizados en todas las sedes, por ejemplo en la definición de empleados a tiempo parcial, lo que perjudica la calidad de los informes de RRHH. La dirección también recibe los informes con retraso, ya que la sede central tiene que cotejar manualmente los datos de RR.HH., que suelen enviarse desde las sedes a través de Excel.

Las PYME alcanzan rápidamente sus límites cuando se trata de consolidar y normalizar procesos de RRHH tan heterogéneos y de establecer un sistema de informes de RRHH uniforme a escala mundial.

El esfuerzo y los costes de selección, introducción, funcionamiento y mantenimiento de las soluciones de RRHH adecuadas, así como de las licencias, son elevados, y los recursos de personal quedan inmovilizados en la organización de RRHH y TI y no están disponibles para proyectos estratégicos.

En mi opinión, por tanto, tiene sentido externalizar estas tareas a un proveedor de servicios completos de RRHH con experiencia y con acuerdos de nivel de servicio (SLA) vinculantes. Si, además, como contratista general, puede prestar todos los servicios desde una única fuente en colaboración con sus socios internacionales, el cliente dispone de un único contacto para todos los asuntos de RRHH, una ventaja inestimable.

La externalización de RR.HH. también aporta ventajas económicas, con ahorros significativos sólo en el cálculo de nóminas. El socio de externalización no sólo se encarga de la contabilidad de nóminas sin errores y conforme a la normativa y de su entrega puntual o de la gestión precisa del tiempo, sino que también redacta y celebra contratos con los proveedores locales de servicios de RRHH y comprueba las facturas.

También tramita las solicitudes de cambio, mantiene los datos de personal y nóminas de todos los empleados desde su llegada hasta su salida y se encarga de las interfaces entre RRHH y Finanzas.

Esto libera a la organización interna de RR.HH. para centrarse en sus tareas principales de desarrollo de los empleados, contratación de especialistas adecuados, descubrimiento y promoción del talento y, en particular, desarrollo de una estrategia inteligente de RR.HH. que esté alineada con los objetivos empresariales y convierta al departamento de RR.HH. en un socio empresarial para la dirección. Los informes y análisis de RRHH proporcionados puntualmente por el socio de externalización desempeñan un papel clave en este sentido.

El socio de externalización de RR.HH. adecuado respalda el trabajo estratégico de RR.HH. con servicios de RR.HH. personalizados e independientes de la plataforma - tecnológicamente Estado
de vanguardia y de alta calidad constante.

Para las PYME activas en todo el mundo cuya estrategia de TI se basa esencialmente en software SAP, el uso de una aplicación de nóminas desplegable internacionalmente como SAP ERP HCM junto con las soluciones HCM en la nube de SAP SuccessFactors es la solución ideal. De este modo, los procesos de nómina, contratación y desarrollo de personal, así como los informes de RRHH, pueden gestionarse globalmente y los datos maestros de RRHH pueden estandarizarse.

También debe garantizarse en todo momento la seguridad e integridad de los datos personales. La certificación del socio conforme al artículo 11 de la Ley Federal Alemana de Protección de Datos (BDSG) garantiza que cumple de forma ejemplar los requisitos legales para el tratamiento de datos de RRHH.

Según mi experiencia, una de las tareas delicadas en la externalización de RRHH es el desarrollo de un concepto de cualificación para los empleados afectados del departamento de RRHH que les prepare para nuevas tareas como la contratación o la planificación de la sucesión en una fase temprana.