Teoría avanzada del color

Al mismo tiempo que el reto de la conversión a S/4, los especialistas en TI y los consultores SAP están más solicitados que nunca en el mercado y, por tanto, son difíciles de encontrar. Así que ahora es el momento: incluso con entornos de sistemas complejos y procesos heterogéneos, es posible cambiar a S/4 y Hana rápidamente.

Los proyectos de transformación de ERP tienen fama de ser largos, complejos y muy costosos. Muchos clientes actuales de SAP aún recuerdan su implantación original, asociada a largas descripciones de los requisitos en fases de anteproyecto que requieren mucho tiempo, numerosas rondas de coordinación en la empresa y, a menudo, malentendidos sobre los procesos futuros. Esto, a su vez, provocaba costosos cambios en el sistema demasiado tarde en el proyecto. El conocimiento de SAP tuvo que acumularse minuciosamente y a menudo no se alcanzó una situación estable hasta meses después de la puesta en marcha. Un panorama nada halagüeño para la próxima transformación de S/4.

Por otro lado, la posición de partida en la mayoría de las empresas es hoy mucho mejor: se dispone de amplios conocimientos sobre procesos y SAP en los departamentos especializados y en TI, y la tecnología ha mejorado notablemente. Por lo tanto, se trata de utilizar los conocimientos existentes en la empresa y el potencial de innovación de S/4 Hana, aprovechando al mismo tiempo la oportunidad de empezar "de cero" sobre esta base. 

Procesos de buenas prácticas

En el mundo SAP se debaten tres posibles enfoques: Greenfield, Bluefield o Brownfield. La buena noticia es que existe un cuarto enfoque, que se basa en la constatación de que la mayoría de los procesos son básicamente los mismos en todas las empresas. Esto incluye procesos back-end como la verificación de facturas, el almacenamiento y mucho más. Otros procesos dentro de un sector también son comparables y requieren mejores prácticas, pero individualizar estos procesos no crea una ventaja competitiva. Al contrario, aumenta los costes y reduce la flexibilidad y agilidad de la empresa. Por ello, estos procesos "básicos" en particular albergan un gran potencial para una transformación S/4 rápida, eficiente y segura. 

Sobre la base de 20 años de experiencia en el comercio minorista, KPS ha desarrollado plataformas personalizadas para sectores individuales, las KPS Instant Platforms. La plataforma contiene todos los escenarios empresariales de extremo a extremo para un sector con alrededor de 50 casos de uso en las soluciones en la nube S/4 y CX: pueden experimentarse directamente en el sistema, integrarse, probarse y documentarse de acuerdo con las normas y estándares actuales. Se basa en el estándar SAP e incluye también una serie de casos de uso específicos y personalizados para el sector.

KPS utiliza Signavio para la visualización hasta el nivel de los pasos individuales del proceso y la herramienta de SAP Enable Now para la documentación o las instrucciones de clic en línea. Las plataformas instantáneas de KPS están disponibles a un precio fijo. De este modo, los clientes no tienen que empezar desde cero, sino que pueden consultar las mejores prácticas para alrededor del 80% de sus procesos en la plataforma inmediatamente al inicio del proyecto. Esto permite una comprensión y aceptación tempranas de los nuevos procesos y tareas, aunque no se tenga experiencia previa con SAP.

Esto permite a la empresa concentrar significativamente más atención y capacidad disponible durante la transformación en aquellos procesos en los que una desviación de la norma mediante la individualización crea una diferenciación real y ventajas en el mercado. La TI, los propietarios de los procesos y los usuarios avanzados se sienten aliviados. En función de la situación de partida individual de la empresa, la duración de la transformación de S/4 se reduce considerablemente, al menos en las fases que los expertos conocen como blueprinting y prototyping.

Programas informáticos normalizados

Lo interesante es que las empresas y los usuarios están realmente abiertos a este enfoque, que se basa en procesos estándar sólidos: Contrariamente a lo esperado, las empresas no parten de la base de que sus procesos son demasiado individualizados y diferentes como para "arreglárselas" con un software estándar.

Aquí es donde el pasado ayuda: muchos de nuestros clientes tenían un software completamente personalizado como punto de partida o utilizaban SAP, pero muy individualizado por razones históricas. Se han dado cuenta de que no pueden reaccionar con la suficiente rapidez a los cambios del mercado y, por tanto, en el futuro quieren ceñirse deliberadamente más al estándar SAP. Un aspecto adicional es "pensar diferente": para mejorar los procesos, a menudo ayuda a los responsables experimentar y familiarizarse con las mejores prácticas existentes en el sistema. Esto les permite lanzarse directamente en lugar de tener que pasar por un tedioso rediseño desde cero.

Individualización para la diferenciación

Por supuesto, las mejores prácticas y la normalización no sustituyen a la diferenciación individual con la que una empresa crea su USP en el mercado. Para ello sigue siendo necesaria una individualización específica, también en los procesos informáticos. Las empresas deben averiguar primero qué procesos pueden utilizar para mantener o ampliar su ventaja competitiva en el mercado.

Estos procesos pueden ser servicios especiales que complementen la oferta de la empresa o un enfoque especial hacia sus clientes. Esta USP debe reflejarse en los lugares adecuados de la empresa a través de la individualización. Un socio consultor competente ayuda a identificar y aplicar precisamente estos aspectos. Como resultado, no sólo aumenta la calidad de los procesos "básicos" gracias a las mejores prácticas, sino también la de los procesos diferenciadores e individualizados.

Rápido y eficaz

Por tanto, los responsables deben evitar malgastar valiosos recursos en personalizaciones de software que no diferencian a la empresa de la competencia y, en su lugar, basar el 80 por ciento de sus procesos en las mejores prácticas existentes.

Las plataformas KPS Instant constituyen la base para ello. A esto le sigue una personalización específica con sentido de la proporción para construir ventajas competitivas individuales sobre los estándares probados. Dependiendo de la experiencia disponible en la empresa, esto puede hacerse internamente o con la ayuda de los paquetes de precio fijo ofrecidos por KPS para alineaciones o tareas RICEFW.

La Plataforma Instantánea reduce la carga de trabajo de los departamentos especializados, pero también la de los equipos informáticos: el equipo interno tiene que mantener en funcionamiento el sistema actual y trabajar en el proyecto al mismo tiempo. Este reto se ve aliviado por el gran número de procesos listos para funcionar que ya existen. Como resultado, aumentan la velocidad y la eficacia de la transformación, al tiempo que se reducen el proyecto y el riesgo presupuestario. La empresa aumenta enormemente la flexibilidad y agilidad de sus procesos y sistemas y se hace compatible con el futuro. Tanto la empresa como el departamento de TI podrán reaccionar rápidamente a los cambios del mercado o implantar nuevos modelos de negocio en el futuro.