Contenido estructurado/no estructurado (ERP/ECM)

Hoy en día, la mayoría de las empresas y organismos públicos han invertido en software empresarial especializado -como la planificación de recursos empresariales (ERP), la gestión de relaciones con los clientes (CRM) o la gestión de la cadena de suministro (SCM)- para estandarizar sus procesos empresariales básicos, como la gestión de relaciones con los clientes, la contabilidad de activos, la contabilidad, las nóminas, la gestión de la cadena de suministro y, y, y.

Estas aplicaciones son ideales para gestionar datos de transacciones muy estructurados e información como direcciones, artículos, números de cliente, números de personal o números de pedido que identifican claramente un proceso empresarial.

Sin embargo, estas aplicaciones especializadas ignoran el hecho de que muchos procesos se desencadenan, se conectan o incluso pueden generar contenidos no estructurados. Este contenido incluye correos electrónicos, documentación técnica, historiales de chat, contratos, fotos, currículos, certificados, hojas de datos de productos y mucho más.

Por ello, muchas empresas e instituciones han implantado soluciones de gestión de contenidos empresariales (ECM) para coordinar y gestionar estos contenidos no estructurados. ECM ayuda a los usuarios a crear, colaborar, compartir, almacenar, recuperar, archivar y, en última instancia, destruir contenidos con una gran variedad de funciones.

¿Realmente me ayuda ahora ECM como aplicación silo? Sólo hasta cierto punto, porque a menudo el mundo de los procesos empresariales estructurados y el de los contenidos no estructurados siguen coexistiendo por separado. Empresas e instituciones de todos los tamaños ven ahora en esto una grave causa de problemas.

En casi todos los procesos relacionados con clientes o socios se intercambian muchos documentos no estructurados. En el momento en que llega o se crea un documento, el autor y el destinatario todavía están muy familiarizados con el contexto y el significado (relación).

Pero el recuerdo pronto se desvanece y la información, parte de la cual seguía almacenada de forma más o menos indiscriminada en escritorios, discos duros compartidos o en programas informáticos aislados o "archivos oscuros", se pierde de facto para la empresa.

Aunque alguien recuerde su existencia y dónde se archivaron, prácticamente no queda información para recordar el contenido en el contexto original del proceso empresarial. Así, los empleados pierden un tiempo valioso investigando en qué contexto el documento era relevante o ya no lo es. La falta de información o su asignación incorrecta también puede convertirse en un riesgo legal.

Según los analistas, alrededor del 90% de toda la información está en forma no estructurada, y el volumen está aumentando masivamente. Sin embargo, la información no estructurada sigue eludiendo el tratamiento sistemático en las empresas.

La falta de integración en el contexto de aplicaciones líderes, como SAP, Successfactors, Sales-force o Microsoft Office365, crea más repositorios de contenido aislados (ubicaciones de almacenamiento). La anticuada vinculación de activos n:1 solo ayuda de forma muy limitada en este caso. 

Un ingenioso concepto pone remedio

Así que utilicemos simplemente el concepto de modelización de bases de datos como plantilla y "echemos" los tipos de documentos idénticos en una "olla virtual" común, naturalmente provista de algunos metacampos importantes.

A continuación, modelamos de forma inteligente y flexible las reglas de enlace, las trasladamos a los datos estructurados de la aplicación principal y voilà... se crea el correspondiente espacio de trabajo digital de contenidos estructurados y no estructurados para cada proceso empresarial como por arte de magia.

¿Qué es el ECM ampliado y cómo funciona?

Extended ECM se basa en los objetos de negocio de las principales aplicaciones que mapean y controlan los procesos de negocio en la empresa. Para cada uno de los tipos de objetos de negocio se crea una plantilla del espacio de trabajo digital con la correspondiente estructura de carpetas y las plantillas que contiene (por ejemplo, Word, Excel, etc.).
plantillas, archivos PDF adjuntos, etc.).

Se crea así un "gemelo de contenido" digital que se crea y vincula automáticamente cada vez que se crea, por ejemplo, un registro de datos maestros de un cliente. El ECM ampliado enriquece ahora este "gemelo de contenido" con datos no estructurados procedentes de correos electrónicos, la bandeja de entrada u otras aplicaciones como los sistemas CAD. De este modo, se crea un lugar central en el que todos los flujos de documentos e información confluyen y son accesibles de forma centralizada, independientemente del lugar del mundo en el que se acceda a ellos a través de un navegador web. 

Décadas de asociación para el desarrollo entre SAP y OpenText

Es poco conocido que las dos empresas pueden echar la vista atrás a una asociación de desarrollo de 25 años. Así, la integración no sólo está muy bien pensada, sino que también está preparada para el futuro... cuando una nueva versión de SAP está lista, la solución del socio también está disponible en un futuro próximo.

Esto también se refleja en los premios SAP Pinnacle. Por duodécimo año consecutivo, OpenText ha sido galardonada con el Solu-tion Extension Award. SAP concede estos premios a los mejores partners que se distinguen por una estrecha colaboración con SAP y ayudan a sus clientes a trabajar de forma más eficaz con los productos SAP. Sin embargo, muy pocos clientes de SAP saben que estas soluciones también pueden obtenerse "de una sola fuente" directamente de SAP o de un socio como iXenso AG. 

Para superar los retos en el camino hacia la transformación digital, no hablamos a nuestros clientes de productos individuales, sino de una estrategia de plataforma para la consolidación tecnológica. Porque es probable que la escasez de especialistas en tecnología empeore en lugar de mejorar en los próximos años.

Esto también puede contrarrestarse con una estrategia coherente en la nube, siempre que sea compatible con la legislación europea sobre protección de datos y se impida el acceso desproporcionado por parte de autoridades de investigación extranjeras (por ejemplo, la Ley USA PATRIOT).

ECM Cloud "funciona en Alemania

Desde el año pasado, la empresa hermana de iXenso AG, iXenso CS GmbH, también presta estos servicios ECM desde la nube a través de un contrato PMC (Partner Managed Cloud) de SAP y su socio Telekom desde hace muchos años, y conecta estos servicios a los sistemas del cliente, independientemente de si se trata de un archivo puro, OCR, output management o incluso Extended ECM.

Uno de los mayores clientes es -powercloud GmbH, un proveedor de servicios en la nube líder del mercado en el sector energético. En este entorno de nube, el xECM Enabler desarrollado por iXenso AG para SAP Business ByDesign clientes. Se utilizan procesos normalizados para SAP Business ByDesign Servicios ECM y espacios de trabajo digitales.

Grupo iXenso

El Grupo iXenso es experto en digitalización y distribuidor de gestión de contenidos empresariales y planificación de recursos empresariales. El grupo internacional de empresas lleva más de dos décadas implantando con éxito soluciones para la optimización de los procesos empresariales basadas en tecnologías SAP y OpenText.

El equipo se encarga de todo el proyecto, desde el suministro de licencias y la implantación hasta la asistencia. La sede central está en Friburgo de Brisgovia, con sedes en Múnich, Hannover y Turín (IT). De la práctica a la práctica: El grupo está casi completamente "en movimiento digital" y, como resultado de la transformación digital, también ha implementado la estructura organizativa y los procesos de forma flexible y ágil. Por ello, iXenso AG recibió, entre otros, el "Digital Champion Award" de Wirtschaftswoche.