Stadtwerke Flensburg: Control de acceso y registro horario con conexión SAP

Más de 800 empleados trabajan en Flensburger Stadtwerke en la generación de electricidad, agua y calor, así como en ventas y administración. El Grupo también emplea regularmente a empresas externas, como centros de jardinería y empresas de limpieza.

Esto significa que hay mucho tráfico peatonal. Por razones de seguridad, pero también para establecer una gestión eficaz del tiempo de los empleados, Stadtwerke instaló hace casi diez años un sistema de control de accesos que incluía el registro del tiempo. Desde entonces, el sistema modular ha crecido con la empresa y sus crecientes necesidades.

Muchas grandes empresas utilizan sistemas modernos de cálculo de nóminas, pero también necesitan un sistema fiable de registro de tiempos para sus empleados que pueda transferir los tiempos de trabajo directamente al cálculo de nóminas.

Stadtwerke Flensburg utiliza una solución de acceso electrónico con registro de tiempo conectado de la empresa de seguridad Miditec Datensysteme, con sede en Bremen.

Su solución -compuesta por MTZ Business Solutions con interfaz a SAP y el módulo MTZ Access and Time para hasta 2.000 empleados- impresionó por su paquete global.

La estructura modular, la base de datos central y la facilidad de uso del software basado en web, al que se puede acceder desde cualquier ordenador a través de un navegador web, favorecieron especialmente la solución.

En un principio, la empresa de Flensburg equipó las puertas de la entrada principal con lectores de acceso. Entretanto, todas las zonas exteriores e interiores han sido equipadas con control de acceso. El acceso también se utiliza para registrar las horas de trabajo de los empleados y los intentos no autorizados de entrar en zonas no autorizadas.

También se pueden realizar los análisis correspondientes para los intentos fallidos, así como para los tiempos de trabajo regulares, los tiempos perdidos y las horas extraordinarias. "Estamos muy satisfechos con nuestra decisión a favor de la solución de Miditec. El software funciona de forma fiable y es fácil de parametrizar.

Además, todo el sistema puede ser instalado y mantenido por nuestro propio electricista y no estamos vinculados a un contrato de mantenimiento", afirma Erhard Jahn, Jefe de Gestión de Instalaciones de Stadtwerke Flensburg.

Interfaz con SAP

En Stadtwerke Flensburg, Miditec, socio certificado de SAP, realizó una interfaz con el sistema SAP R/3 HR-PDC. De este modo, los datos maestros de personal de SAP, como el número de personal y de tarjeta, los apellidos y el nombre, el inicio de la validez, el fin de la validez o la autorización clave, se preparan como archivo durante la operación y se ponen a disposición de la solución empresarial MTZ para su procesamiento posterior.

Los datos se transportan mediante el llamado manejador BAPI, que se configura durante la instalación. El manejador BAPI crea ficheros cuyos nombres corresponden a los nombres de las tablas de la interfaz.

La interfaz (MTZBS AUTO_SAP) puede utilizarse para transferir a la Solución Empresarial MTZ tanto los nuevos empleados que se han creado en el sistema SAP como los cambios en los empleados existentes. Esto elimina la necesidad de mantener los datos en dos sistemas, lo que lleva mucho tiempo.

Stadtwerke Flensburg utiliza los módulos Access y Time de MTZ Business Solution. Los datos maestros de personal, que se ponen a disposición a través de la interfaz, se almacenan en una base de datos y, por tanto, están disponibles para todos los módulos.

En caso necesario, también se asigna la autorización "qué empleado puede reservar en qué terminal horario". Además, el cliente también puede transferir automáticamente la autorización "qué empleado puede reservar cuándo y en qué lector de acceso" para los lectores de acceso de la interfaz.

De este modo, Stadtwerke Flensburg puede controlar cuándo se autoriza a los empleados a entrar en las instalaciones o salas de la empresa. Las reservas realizadas en un lector de registro horario (como las de entrada, salida y por motivo incorrecto) se transfieren a SAP a través del gestor BAPI y se procesan allí.

Mediante el intercambio de archivos, los valores calculados en el sistema SAP, como el estado de las vacaciones, el saldo o las horas extraordinarias, pueden escribirse de nuevo en la base de datos de MTZ Business Solution.

En caso necesario, los valores se muestran en el terminal de registro de tiempos al empleado correspondiente que se ha identificado claramente con una tarjeta/chip de reserva.

Asistencia telefónica

Stadtwerke Flensburg confía en la asistencia de la línea directa de Miditec para las cuestiones de servicio. Erhard Jahn valora especialmente la rapidez de respuesta:

"Al convertir el MTZ 4000 original a MTZ Business Solutions y, por tanto, de cable a Ethernet, surgieron varias preguntas que se respondieron de forma rápida y competente a través de la línea directa"

informa Jahn.

"Si no se puede dar una respuesta inmediatamente, se devuelve la llamada sin demora".

Está prevista una ampliación en el futuro. Se añadirán al sistema módulos para simplificar la gestión de visitantes y la creación de tarjetas de identificación. En la actualidad, los visitantes tienen que registrarse en la recepción, donde reciben una tarjeta de visitante expedida en mano.

Posteriormente, MTZ Business Solutions se encargará de ello. A continuación, la solicitud se hará en línea para que la recepción pueda expedir por adelantado un pase de visitante con los derechos de acceso necesarios.

Sin embargo, la creación de tarjetas de identificación a través de MTZ Business Solutions no sólo se utilizará para los visitantes, sino también para los empleados de Flensburger Stadtwerke. El sistema proporciona los datos de los empleados para que, en el futuro, los servicios municipales puedan imprimir ellos mismos las tarjetas de identificación de los empleados en tarjetas de identificación en blanco.

"El cumplimiento de las normas de seguridad es extremadamente importante, sobre todo para empresas de servicios públicos tan importantes como Stadtwerke. Con este sistema de control de accesos, la empresa tiene ahora una visión global de quién entra en qué instalaciones y cuándo"

concluye Tammo Berner, Director de Ventas y Marketing de Miditec Datensysteme.