Soluciones integradas de facturación electrónica - basadas en la nube y transnacionales

Hay enormes sumas en juego en la brecha del IVA de la UE. Solo en 2016, la UE estimó la brecha en más de 147.000 millones de euros. Suele ocurrir que la moral fiscal no es tan halagüeña en los países del sur de Europa.

Sin embargo, cabe esperar algunos cambios importantes, que probablemente reducirán los 147.000 millones de euros mencionados. Uno de los motores es la Directiva 2014/55 de la UE y su obligación de aplicación en los Estados miembros.

Se centra sobre todo en la regulación de la facturación electrónica de los contratos públicos (el llamado B2G o Business-to-Government). En consecuencia, más de 300.000 administraciones públicas de los países de la UE están obligadas a prepararse para la facturación electrónica, tanto en lo que respecta a los sistemas como a los procesos. Y esto es obligatorio.

Desde hace algún tiempo, distintos países están realizando cambios concretos, aunque a ritmos diferentes y con obligaciones de transición incoherentes. Italia, Hungría y España, por ejemplo, son ahora pioneros.

Grecia y Rumanía siguen algo rezagadas, pero están a punto de aplicar la citada norma de la UE. Al fin y al cabo, se trata de acabar con las lagunas fiscales y aumentar así los ingresos públicos.

He aquí una breve descripción: Desde el 1 de enero de 2019, es obligatorio en Italia emitir todas las facturas nacionales en un formato electrónico definido, firmarlas e intercambiarlas a través de un portal de facturas estatal. Esto se refiere a todas las facturas que conciernen a un emisor y/o receptor de facturas italiano.

Esto incluye todas las facturas nacionales, así como todas las facturas del extranjero a Italia o de Italia al extranjero. La situación es similar en Hungría, donde también habrá un portal de facturas en el futuro.

Quienes no participen en el B2T (Business-to-Tax) en Italia o Hungría -como en muchos otros países, por cierto- tendrán que hacer frente incluso a multas.

En este contexto, es importante saber que las denominadas facturas electrónicas puramente pictóricas no son facturas electrónicas en el sentido de EU-2014/55.

Esto significa que las facturas entrantes en el popular formato PDF plantean un problema para el tratamiento electrónico directo porque no contienen información estructurada de la factura electrónica. Sin embargo, la información estructurada de la factura electrónica es un requisito previo para la mejor digitalización posible.

B2G y B2T dan alas a la facturación electrónica

Esto obliga a las empresas que operan a escala internacional a ocuparse de la facturación electrónica de un modo u otro. También porque una gran parte de las empresas trabajan para poderes adjudicadores públicos, y no sólo empresas nacionales, sino también extranjeras.

Lo que a su vez significa que las facturas estructuradas electrónicamente deben emitirse a los clientes públicos como norma. Y solo por esta razón, no se puede eludir la facturación electrónica o se puede dejar a la izquierda.

Sin embargo, hay diferencias de un país a otro en cuanto a formatos, vías/modos de transmisión o requisitos legales (contenido, controles, almacenamiento y otros) que hay que tener en cuenta.

Por ejemplo, al conectar portales estatales. Las respectivas circunstancias o los respectivos requisitos nacionales también pueden cambiar, a veces de un día para otro.

Para una empresa que se ve obligada a intercambiar y procesar facturas electrónicamente con las administraciones públicas, es obvio impulsar la facturación electrónica también con los socios comerciales B2B.

En particular, la tramitación electrónica de las facturas recibidas. Esto sitúa a la empresa en la senda de la digitalización.

Básicamente, la facturación electrónica es una palanca probada o una especie de "punto de digitalización" para avanzar ventajosamente en la digitalización. Una razón importante para ello es el ahorro de costes gracias a la automatización. También permite realizar reservas totalmente automatizadas que ahorran costes, las llamadas "reservas oscuras".

Según los estudios, los costes medios de la tramitación clásica o manual de una factura recibida en papel/PDF se sitúan en torno a los once euros; en el caso de la tramitación electrónica automática basada en la facturación electrónica, entre 80 y 90 céntimos.

La facturación electrónica mundial requiere conocimientos especializados

Con el tiempo, la facturación electrónica integrada se ha convertido prácticamente en una disciplina independiente. Y lo hace con soluciones que idealmente cubren diferentes procesos, integran diferentes componentes o funciones y pueden utilizarse independientemente del sistema ERP utilizado.

Desde la recepción de facturas en diversos formatos a través de diferentes canales de entrada, pasando por la preparación para el procesamiento posterior, como la conversión, el enriquecimiento de los datos con datos maestros y de pedido de un sistema ERP, así como la creación y transferencia de un registro de datos para un sistema ERP conectado, como SAP, hasta la verificación de facturas específica del cliente, incluidos los procesos de aclaración, las aprobaciones y el registro/archivado (con fines de trazabilidad o también debido a requisitos legales). Además, las soluciones de facturación electrónica de alto rendimiento cuentan con características de flujo de trabajo de gran alcance funcional.

Las sofisticadas soluciones integradas de facturación electrónica cubren los requisitos de las grandes corporaciones mundiales, así como las necesidades de las medianas empresas que tal vez sólo operan en unos pocos países y cuyo volumen de facturas entrantes es más bien moderado, especialmente como solución en la nube.

Las soluciones de facturación electrónica en la nube de Seeburger, con variantes de solución específicas para cada país ya preparadas, son utilizadas predominantemente por muchas grandes empresas.

Los modelos híbridos que combinan la recepción, conversión y comprobación de firmas como servicios en la nube con el posterior procesamiento, reserva y archivo en las propias instalaciones del cliente también pueden ser una variante de solución eficaz.

Por ejemplo, si se utiliza un sistema SAP central a escala mundial y los responsables de los procesos (contables, aprobadores, compradores y administradores) también desean procesar todos los demás procesos en SAP.

Es y seguirá siendo especialmente relevante que los cambios, innovaciones o determinados avances/tendencias nacionales puedan ser aprovechados por las empresas a escala internacional en el momento oportuno. Tanto por empresas locales o partes de empresas como por sucursales o filiales en el extranjero.

Lógicamente, los clientes que pueden recurrir a las soluciones de un proveedor de servicios de facturación electrónica activo a escala internacional cuentan con una ventaja. El proveedor de servicios está siempre al tanto de la era de la facturación electrónica, por así decirlo, y no sólo les ofrece una solución moderna y eficaz, sino que también puede asesorar a las empresas, incluso en el extranjero.

Tanto en términos profesionales-procedimentales y técnicos como en términos de tendencias del mercado. Por ejemplo, en el uso de la red Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine), cada vez más popular.

Peppol está en alza

Entre otras cosas, la red Peppol sirve de plataforma electrónica de intercambio de pedidos y facturas para la contratación pública y también se utiliza cada vez más en escenarios de empresa a empresa (B2B).

Al mismo tiempo, la plataforma cumple los requisitos de la Directiva 2014/55 de la UE, ya que se basa en el tipo de formato Peppol-Bis y en la red eDelivery. La red Peppol para empresas se utiliza a través de puntos de acceso Peppol, los denominados puntos de acceso, a través de los cuales se pueden enviar facturas estructuradas a los destinatarios globales de las facturas.

Peppol está ganando velocidad en todo el mundo y se utiliza en 32 países de Europa, así como en Canadá, Singapur y Estados Unidos. Malasia y Lituania también tienen previsto incorporarse a la red Peppol. En la actualidad, Peppol está formado por un consorcio de socios de proyectos de doce países europeos.

En los países, las denominadas Autoridades Peppol se encargan de definir las especificidades nacionales de la facturación electrónica. En Alemania, la Oficina de Coordinación de Normas Informáticas (KoSIT) asume esta tarea.

Entre otras cosas, KoSIT prescribe el cumplimiento de la norma XInvoice y el protocolo de transporte AS4. Seeburger es proveedor certificado de puntos de acceso Peppol y también ofrece este acceso Peppol como servicio en la nube.

Los emisores de facturas pueden enviar rápida y fácilmente facturas conformes con la UE a las autoridades y a otros destinatarios de facturas de todo el mundo a través de este servicio en la nube de Seeburger Peppol.