Replanteamiento de la selección de software

El mercado está cambiando rápidamente, pasando de las grandes instalaciones in situ a soluciones en la nube ligeras y flexibles. Solo en los países de habla alemana, hay más de 500 soluciones diferentes en el mercado en el entorno ERP.

Las empresas que buscan un software moderno adaptado a sus propias necesidades se dan cuenta rápidamente de lo complejo y largo que es el proceso de selección. Una comparación objetiva es muy difícil porque los distintos proveedores se centran en sus puntos fuertes sin tener en cuenta las necesidades del cliente. Lo importante suele ser si se cubren todos los requisitos de localización en el entorno internacional. 

Una comparación neutral de las soluciones ofrecidas apenas es posible y requiere mucho tiempo. A menudo no es factible para la dirección de TI o para los responsables además de su actividad diaria. Las cuestiones fundamentales pueden dar lugar a largas discusiones antes incluso de que se discutan, por ejemplo, las cuestiones relativas a los procesos:

• ¿Solución en la nube o in situ?
• ¿Compra, alquiler o leasing?
• ¿Estabilidad económica del fabricante?
• ¿Grado de innovación del proveedor?

Tener en cuenta todos estos factores individualmente puede desbordar rápidamente a la propia organización. Por eso, en Just 4 People nos hemos centrado, entre otras cosas, en la consultoría de selección. Ayudamos a nuestros clientes a encontrar una solución moderna que se adapte a sus necesidades y el socio adecuado para la introducción del software.

¿Qué nos distingue de otras consultorías de selección?

No disponemos de un catálogo de requisitos de validez general con 10.000 líneas, sino que desarrollamos un catálogo individual a partir de nuestras plantillas probadas y específicas del sector, con las 300 líneas relevantes para nuestro cliente en cada caso. Tras la selección, seguimos estando a disposición de nuestros clientes y, si es necesario, también acompañamos la implantación como medida de garantía de calidad, así como durante las fases posteriores del proyecto, las optimizaciones o los despliegues de la solución.

¿Cómo se procede a una selección?

Además de los procesos básicos, nos centramos en temas como flujos de trabajo, formularios, interfaces, transferencias de datos y evaluaciones, ya que se convierten en un factor de coste en muchas implantaciones. 

Sobre la base de nuestras plantillas, elaboramos un catálogo de criterios de mosto y lata con los contactos pertinentes de los departamentos especializados, de TI y de gestión. Para ello, nos centramos especialmente en los procesos centrales críticos que pueden describirse como un punto de venta único y que es absolutamente necesario integrar en una nueva solución. El objetivo es identificar una solución que ya ofrezca la mayor cobertura posible de los requisitos con funcionalidades estándar.  

Una vez conocidas las necesidades de las unidades de negocio, las traducimos en un catálogo de requisitos adecuado. Lo comparamos con el mercado actual y nos dirigimos a los proveedores pertinentes.

Para las presentaciones de proveedores, ponemos a disposición de nuestros clientes catálogos de criterios probados y contrastados para la evaluación neutral y realista de los proveedores, con el fin de crear aquí la mayor comparabilidad posible.

Más allá de la mera selección, apoyamos a nuestros clientes, si es necesario, en los pasos posteriores hasta la celebración del contrato; nuestros muchos años de experiencia en la redacción de contratos y el asesoramiento en materia de licencias contribuyen a ello. Un elemento importante para obtener el mejor resultado posible es nuestra amplia red, que llega a todos los niveles de los distintos proveedores.

A la hora de redactar el contrato, es importante aclarar detalladamente los servicios y las obligaciones de cooperación. Sobre la base de las matrices RACI o RASCI, que también forman parte integrante del contrato, se define claramente de antemano quién es responsable de qué temas o a quién hay que apoyar o informar. El máximo cuidado y precisión en esta definición hacen más probable el éxito de la aplicación. 

Cuando seguimos acompañando el proyecto en la fase de implantación, entra en juego nuestra experiencia en numerosas implantaciones de ERP nacionales e internacionales. Sabemos lo que puede salir mal en este tipo de proyectos y nos aseguramos de que nuestros clientes no tengan que pasar por esta experiencia. 

¿Por qué en Just 4 People somos el socio adecuado? 

Con 25 años de experiencia en ERP y SAP, aportamos amplios conocimientos del mercado y somos neutrales en cuanto a proveedores. Esto significa que nos centramos en los requisitos y nos concentramos en los procesos principales de nuestros clientes. Pero probablemente el punto más importante es nuestra neutralidad, ya que no recibimos comisiones ni ningún otro tipo de remuneración de ningún proveedor de software por nuestros servicios de consultoría. Nuestros clientes nos pagan por una selección neutral. Esto nos coloca en una fuerte posición negociadora frente a los proveedores durante todo el proceso de selección y en la fase de negociación del contrato.

¿Qué dicen nuestros clientes de nuestro enfoque?

En Phytec Messtechnik GmbH, seleccionamos un proveedor de ERP entre ocho proveedores en un proceso de selección en tres fases con un concurso de belleza y también desempeñamos un papel clave en las negociaciones del contrato. Actualmente apoyamos el proyecto de implantación como consultores de garantía de calidad y procesos.

Bodo Huber, Director General de Phytec Messtechnik GmbH: "Gracias al apoyo y a la gran experiencia profesional que aportó Just 4 People, pudimos completar el proceso de selección en poco más de tres meses. La colaboración fue extremadamente profesional y se caracterizó por una gran confianza mutua."

La empresa OBE GmbH & Co. KG y la empresa asociada MIM plus Technologies GmbH & Co. KG son una empresa familiar con actividad internacional y sede en Ispringen, en el norte de la Selva Negra. Se encuentran entre los principales fabricantes mundiales de componentes para la industria de las gafas. Aquí acompañamos la selección del ERP para varias empresas y centros de producción y apoyamos las negociaciones de contratos y licencias.

Peter Specht, Director General de OBE GmbH & Co. KG: "Al trabajar con J4P, pudimos especificar nuestros requisitos para un futuro sistema ERP. Los conocimientos, el enfoque personalizado y la experiencia de J4P nos allanaron el camino para tomar la decisión correcta."