Sistema de gestión empresarial basado en Hana

Docenas de equipos de ventas de Dell utilizan tecnología de inteligencia empresarial en su trabajo diario. Esto abarca desde la creación de previsiones de ventas hasta la identificación de las áreas que ofrecen las mejores oportunidades de crecimiento.

La solución de BI existente en la empresa no era precisamente conocida por su rapidez, y los compañeros de ventas tenían que enviar una solicitud al departamento de TI para cada uno de estos informes con el fin de generar informes de análisis.

"Los equipos de ventas tardaban demasiado tiempo en obtener la información que necesitaban de TI, y a veces no recibían ninguna respuesta".

explica Bart Crider, Director de Inteligencia Empresarial de Dell.

Para evitar esperar demasiado tiempo los informes, los empleados a menudo intentaban extraer los datos por su cuenta.

"Algunos empleados pasaban el 80% de su tiempo moviendo datos de un lado a otro y procesándolos"

dice Crider.

Como resultado, los equipos de ventas carecían de análisis e informes coherentes y precisos sobre la cartera de proyectos, las previsiones, las ventas y los márgenes.

Iniciativa informática y de gestión

El departamento de TI de Dell colaboró estrechamente con la dirección para desarrollar conjuntamente una solución de BI más eficaz. El objetivo era diseñar una estrategia para desarrollar una nueva generación de una solución más potente de generación de informes, análisis y gestión de datos.

Además, se creó un comité de BI formado por altos representantes de todas las unidades de negocio y miembros de la dirección de TI, bajo la dirección de la dirección, para dirigir las inversiones en BI de Dell, normalizar los indicadores clave de rendimiento (KPI) correspondientes y gestionarlo todo de forma centralizada.

En un último paso, se desarrolló un nuevo sistema de gestión empresarial (BMS). "Por razones de rendimiento, queríamos utilizar una solución en memoria", dice Crider. Los sistemas de gestión de bases de datos en memoria utilizan la memoria principal para almacenar los datos en lugar del disco, como es habitual en los sistemas convencionales.

"Llevábamos tiempo estudiando el dispositivo Hana y nos dimos cuenta de que nos daría el rendimiento y la flexibilidad que la empresa esperaba de nosotros. Por eso recomendamos construir el nuevo BMS sobre Hana". Como dispositivo en memoria polivalente, Hana conecta el software SAP con los servidores PowerEdge de Dell.

A continuación, el departamento de TI de Dell colaboró estrechamente con el equipo de Dell Hana Services para crear el nuevo sistema de gestión empresarial en una solución Dell Hana basada en cinco servidores PowerEdge R920 con procesadores Intel Xeon, 512 gigabytes de RAM y un disco duro de 1 terabyte.

La solución también incluye Hana Studio en un servidor Dell PowerEdge R620, que ofrece toda una gama de herramientas para el modelado de datos. También forman parte de la solución una matriz de almacenamiento Dell Compellent SC8000 y conmutadores Dell Networking S4820T y S60.

A continuación, el departamento de TI de Dell y el equipo de Hana Services instalaron y probaron Dell Engineered Solution for Hana y configuraron Hana Studio.

A continuación, se estableció una instalación de prueba de concepto con 50 usuarios internos de la empresa, lo que les permitió acceder fácilmente a los datos de ventas y a la información de los clientes, analizar los datos y crear informes de BI para sus previsiones. A continuación, el nuevo BMS se extendió a 14 000 empleados de Dell.

"Planificamos e implantamos la solución en sólo unos meses"

como informa Doug Hillary, Vicepresidente de Operaciones de Ventas Globales de Dell.

"Sin la estrecha colaboración entre la dirección y el departamento informático, esto nos habría costado varios trimestres, si no años"

explica Pilar Schenk, Directora Ejecutiva de Operaciones de Ventas Globales de Dell.

"Era nuestro tercer intento de introducir una solución de este tipo. Esta vez tuvimos éxito porque por fin pudimos basarnos en la tecnología adecuada y en una sólida asociación."

Gracias a la estrecha colaboración entre la dirección y el departamento de TI, Dell ha conseguido automatizar el 90% de los informes y cuadros de mando de ventas estandarizados con el nuevo BMS, lo que permite a los usuarios acceder en autoservicio a los datos críticos de la empresa, las ventas y los indicadores clave de rendimiento (KPI).

Análisis: un 60% más rápidos

El personal de ventas puede ahora realizar análisis de autoservicio en pocos minutos en lugar de varias semanas, y Dell Hana agiliza en un 60% la creación de informes de análisis.

"Gracias a la solución Hana de Dell, nuestros equipos de ventas ahora tienen más tiempo para centrarse en sus clientes y menos tiempo simplemente procesando datos. En otras palabras, pueden centrarse en vender en lugar de esperar consultas de datos."

También se ha reducido en un 80% el número de empleados de ventas y gestión que acceden a los sistemas fuente para crear informes individuales.

Así, los empleados de ventas pueden utilizar la solución Hana como fuente central de KPI y cifras clave en su día a día y dedicar menos tiempo a extraer datos y crear informes.

Las capacidades en memoria de Hana proporcionan a los usuarios más flexibilidad en términos de modelado de datos y les permiten adaptarse rápidamente a los cambios en las decisiones empresariales.

"Como todos los datos se almacenan en la memoria, ya no es necesario realizar grandes movimientos de datos en segundo plano para obtener información detallada"

dice Crider.

"Si desea analizar los mismos datos para una pregunta diferente, puede hacerlo muy fácilmente. Es más, en cuanto haya terminado de crear los registros de datos deseados en Hana, puede reenviarlos inmediatamente a SAP BusinessObjects para la elaboración de informes. Este proceso requiere mucho más tiempo en un sistema de almacén de datos tradicional."

Costes de BI reducidos a la mitad

Hasta la fecha, Dell ha reducido los costes de BI en casi un 50% gracias a la mayor eficiencia, centralización, automatización y estandarización logradas con la solución Hana de Dell.

La empresa espera ahorrar más costes utilizando las funciones de compresión de la solución.

"Cuando cargamos nuestros datos históricos de ventas a la solución Hana a escala, vimos una tasa de compresión de datos de 20 a 1, lo que superó nuestras propias expectativas"

dice Crider.

"Esto nos ayudará a maximizar nuestra inversión, ya que ahora podemos procesar más datos en Hana sin tener que comprar hardware adicional ni más licencias."

Métodos ágiles

El departamento de TI de Dell colaboró estrechamente con la dirección y utilizó un enfoque ágil para el proyecto BMS, desde el desarrollo hasta la implantación.

Una vez que la solución estuvo en funcionamiento, el equipo pudo aplicar los cambios con mayor rapidez. Con una solución de BI, es especialmente importante responder con rapidez a las peticiones de cambio de los usuarios.

"En un entorno de BI, los usuarios a menudo no saben realmente qué quieren exactamente del sistema hasta que realmente pueden ver y utilizar los datos"

dice Crider.

"Disponer de la flexibilidad necesaria para responder a sus requisitos de forma ágil una vez que la solución está en marcha contribuye a garantizar que todo se desarrolle con rapidez y eficacia para que los usuarios puedan concentrarse plenamente en el análisis de los datos."

La cooperación fomenta la innovación

El éxito de la nueva solución se basa directamente en la colaboración interdepartamental entre los equipos de gestión y de TI. Desde el inicio del proyecto, un comité directivo de BI formado por directivos de los departamentos de negocio e informática se encargó de que el proyecto despegara.

Una de las decisiones más importantes del comité fue la creación de centros internos de competencia en BI -los llamados Centros de Excelencia (COE)- en los que estaban representados empleados de las áreas de ventas, marketing, finanzas, operaciones y recursos humanos.

Con la ayuda de estos centros de competencia, el comité pudo reunir inicialmente importantes aportaciones sobre cómo debería ser el SBA. A partir de estas ideas, se desarrolló el modelo de la solución: un modelo de centro y radios con funciones de BI centralizadas apoyadas por analistas de negocio.

Debido al éxito de la introducción del BMS y a las lecciones aprendidas, el comité ya está planeando ampliar la solución a otras áreas de la empresa. Por ejemplo, el departamento de TI está trabajando actualmente para proporcionar a los ejecutivos de cuentas acceso móvil a los datos de ventas.

El departamento informático y la dirección de Dell también están estudiando la posibilidad de introducir "cuadros de mando digitales" y herramientas que permitan a los ejecutivos y jefes de ventas acceder más rápidamente a la información y profundizar en el BMS para examinar y analizar las áreas que requieren más atención.

"También estudiamos dónde puede haber conjuntos de datos compartidos entre distintos departamentos de finanzas o marketing, de modo que se puedan compartir los mismos datos, perspectivas y funciones de BI".

dice Crider.

"Definitivamente utilizaremos la misma arquitectura y extenderemos la solución a otras unidades de negocio dentro de Dell".