No hay movimiento de mercancías sin facturación electrónica

América Latina es un mercado importante para las empresas europeas. En los últimos años, Brasil ha sido el destino predestinado para la expansión de las empresas europeas como motor de crecimiento.

Mientras tanto, otros países también actúan como imanes. Quien crea una nueva planta o establece una nueva empresa de ventas en esta región suele introducir también SAP allí.

En particular, las empresas que ahora dan sus primeros pasos en este continente suelen toparse con enormes problemas que, en retrospectiva, podrían haberse evitado.

Esto se debe a que, en lo que respecta al pago de impuestos y la comunicación con las autoridades fiscales, los requisitos legales difieren significativamente del espacio jurídico europeo.

Esto también afecta a la implantación de SAP. Los estrictos requisitos legales van mucho más allá de las obligaciones de información. Es más, tienen un impacto concreto en los procesos logísticos y pueden causar interrupciones masivas en las operaciones y, por tanto, afectar a la rentabilidad de la empresa latinoamericana.

Por eso es tan importante que las empresas industriales europeas que se planteen implantar SAP en América Latina se conciencien y sensibilicen al respecto desde el principio, para que la implantación y su funcionamiento a largo plazo sean un éxito.

LatAm

Para entender por qué los requisitos de los países latinoamericanos son tan específicos, vale la pena echar un vistazo a las razones de la introducción de la facturación electrónica (e-factura).

A diferencia de Europa, donde el "ahorro de costes" suele ser el motor de innovaciones como la facturación electrónica, en América Latina su introducción obedece a motivos muy distintos. La evasión fiscal desenfrenada y la creciente economía sumergida, así como la desconfianza asociada de las autoridades hacia los agentes económicos, son los motores de unos requisitos de cumplimiento estrictos.

En Europa, la facturación electrónica es en gran medida un proceso de empresa a empresa (B2B). Las facturas electrónicas se intercambian entre el proveedor y el comprador.

En América Latina, en cambio, la administración tributaria es básicamente la destinataria de la factura electrónica. Se trata principalmente de un proceso de empresa a administración (B2G).

Sin embargo, la autoridad fiscal no desempeña aquí un papel puramente pasivo. Por el contrario, una factura electrónica, y por lo tanto también la transacción comercial asociada, sólo es válida desde una perspectiva legal si es autorizada activamente por la autoridad.

Hasta la fecha, los países latinoamericanos han sido pioneros a escala mundial en lo que se refiere a volúmenes e innovaciones de la factura electrónica, los llamados valores añadidos, como los procesos de automatización.

Con la introducción de la facturación electrónica obligatoria se han logrado importantes éxitos en la lucha contra la evasión fiscal. México, por ejemplo, logró aumentar sus ingresos fiscales en un 34% en 2013, año de la introducción.

Y la tendencia sigue apuntando al alza. Por lo tanto, no es sorprendente que en los últimos años casi todos los países latinoamericanos hayan introducido requisitos similares o estén en proceso de implantarlos. En Colombia, Perú y Uruguay se están implantando requisitos B2G.

Aplicación

De los complejos requisitos de la facturación electrónica y su implantación en SAP se desprenden tres grandes retos:

Cambios legales frecuentes

Solo para 2016, se han anunciado más de diez cambios importantes en los requisitos de cumplimiento legal para los países latinoamericanos que tienen un impacto directo en una implementación de SAP.

Se necesitan especialistas in situ para comprobar el impacto en la implantación local de SAP. Si es necesario hacer cambios, hay costes de implantación y pruebas de regresión.

No son infrecuentes aquí los breves periodos de menos de tres meses entre el anuncio del requisito y la obligación de aplicarlo, con efectos a veces masivos en SAP (por ejemplo, la actualización del paquete de soporte).

Proceso crítico

Una característica destacada de la aplicación de la normativa en América Latina es el encaje de los requisitos legales con procesos logísticos concretos.

En la mayoría de los países de América Latina, por ejemplo, es obligatorio que la factura electrónica de una transacción comercial sea autorizada por la autoridad antes del traslado de la mercancía.

Las mercancías no pueden trasladarse sin autorización. Esto se aplica incluso si un fabricante sólo quiere trasladar mercancías de A a B dentro de las instalaciones de su propia empresa.

Si el camión ya está en el patio y no se le permite salir por falta de autorización, se producen rápidamente perjuicios económicos, ya que pueden interrumpirse las cadenas de suministro y paralizarse las líneas de producción.

Apoye

El enorme impacto negativo de la indisponibilidad y los frecuentes cambios legales exigen actualizaciones continuas de la aplicación y una supervisión proactiva.

Debido a la complejidad de los requisitos locales, es absolutamente necesario contar con personal formado. Proporcionarlo en una organización de apoyo centralizada en Europa requiere mucho tiempo y dinero.

Todas las empresas deberían preguntarse si pueden garantizar una asistencia sin fisuras con tiempos de respuesta correspondientemente cortos durante el horario laboral latinoamericano.

Integración de eDocument y Hana Cloud

La base del escenario de facturación electrónica es, por un lado, un ERP SAP como fuente de datos y, por otro, la autoridad fiscal (o un proveedor de servicios) para emitir las autorizaciones.

Entre medias, suele ser necesaria una plataforma de integración como SAP PI. Para países como Brasil y Argentina, SAP ofrece soluciones a través de la plataforma de integración SAP PI.

Para México, SAP cubre los requisitos en el ERP, pero no proporciona una interfaz, por lo que es necesario un desarrollo aparte, por ejemplo en SAP PI.

SAP está adoptando un nuevo enfoque con las soluciones de cumplimiento para Chile y Perú. Para estos países, se utiliza el nuevo marco de globalización eDocument en el ERP y las notificaciones a las autoridades se realizan a través de Hana Cloud Integration (HCI).

El eDocument Framework forma parte de SAP ERP y contiene todos los componentes necesarios en el backend para los escenarios de facturación electrónica. Tiene una estructura modular para satisfacer la flexibilidad de los diferentes requisitos de los distintos países y es la base para futuras soluciones de escenarios de facturación electrónica de SAP.

En la actualidad, se da soporte a seis países (incluidos Chile y Perú); se ha anunciado la inclusión de más países. Con este nuevo enfoque, SAP ofrece la interfaz como contenido para SAP HCI.

HCI forma parte de Hana Cloud Platform (HCP) y ofrece una alternativa en la nube al middleware local SAP PI para escenarios ya preparados. HCI, en particular, aún no ha llegado al panorama SAP de muchas empresas.

Sin embargo, quienes apuestan por soluciones globales armonizadas no podrán evitarlo en el futuro. La consultora SAP cbs Corporate Business Solutions, con sede en Heidelberg, es una especialista acreditada en Sudamérica.

cbs cuenta con el know-how de más de 50 implantaciones en Latinoamérica, incluido el know-how de integración necesario con SAP PI y SAP HCI, para liderar una implantación de facturación electrónica desde la planificación hasta la implementación y el éxito.

En las instalaciones o en la nube

Las soluciones en la nube están en boca de todos. SAP también está avanzando en todos los frentes en su desarrollo hacia una empresa en la nube. El mencionado HCI es solo uno de los muchos productos de la cartera de soluciones en la nube de SAP.

Para la facturación electrónica latinoamericana, cbs ofrece una solución de nube híbrida basada en software SAP como SAP Partner Managed Cloud. Esta solución va un paso más allá de los productos habituales de infraestructura como servicio o software como servicio en la nube.

La Nube cbs LatAm ofrece la facturación electrónica como un Proceso como Servicio. Este enfoque máximo de externalización del proceso de negocio ofrece a las empresas la mayor simplificación y alivio posibles. De este modo, no tienen que mantener ningún conocimiento profesional y técnico en relación con Latinoamérica.

La nube cbs LatAm Cloud está alojada en el centro de datos alemán del proveedor de servicios integrales de TI Materna, la empresa matriz de cbs. Esto garantiza la protección de datos de acuerdo con la legislación alemana.

Además del funcionamiento de la infraestructura en un centro de datos conforme a ITIL y certificado por TÜV e ISO27001, el servicio en la nube también incluye servicios gestionados para el funcionamiento básico, como la supervisión, las alertas, la seguridad y el ajuste del rendimiento.

Conclusión

América Latina es uno de los países con los requisitos legales y fiscales más complejos del mundo. Estos tienen un efecto tan profundo en los procesos logísticos que los errores técnicos en SAP ERP y las interfaces pueden conducir rápidamente a cadenas de suministro bloqueadas, paradas de producción y, por tanto, a perjuicios económicos.

Además, los requisitos legales cambian constantemente, por lo que es necesario realizar ajustes en el sistema SAP de forma continua. Para que el despliegue de SAP con una implantación de facturación electrónica que genere valor añadido a largo plazo sea un éxito, hay que fijar el rumbo correcto desde el principio.

Ya sea en la nube u on premise, ya sea SAP PI o SAP HCI, ya sea soporte central o externalización: todas estas son decisiones importantes que dependen de muchos factores y deben evaluarse en detalle para cada empresa de forma individual.