Automatización: sin errores y conforme a la ley

Esto incluye también el envío de facturas. Hace cinco años, la empresa modernizó el procedimiento anterior. SEW-Eurodrive ya utilizaba la facturación electrónica vía EDI desde hacía algún tiempo.

Sin embargo, el anticuado formato VDA para facturas electrónicas desarrollado por la Asociación Alemana de la Industria del Automóvil para el intercambio electrónico de datos resultó problemático.

En el futuro, todo intercambio electrónico de datos deberá realizarse a través de Edifact.

Frank Bohnert, Director del Grupo de Ventas de Procesos Empresariales de SEW-Eurodrive:

"Por un lado, queríamos convertir a Edifact a los clientes existentes que aún utilizaban el formato VDA anterior. Ya habíamos tenido una buena experiencia con esto.

Y, por otro lado, queríamos ofrecer a otros clientes un intercambio electrónico de datos para poder tramitar todo el envío de facturas de manera uniforme, si es posible".

Otro objetivo del proyecto era externalizar el envío de facturas a un proveedor de servicios que actuara como multiplicador.

En este caso, conocieron Basware por recomendación de un cliente. El especialista en compras por Internet tiene una amplia base de usuarios en el sector de la automoción.

"Desde nuestro punto de vista, este hecho por sí solo hablaba muy a favor de Basware. No obstante, realizamos nuestro habitual sondeo de mercado y evaluación de productos antes de tomar una decisión definitiva",

explica Frank Bohnert.

En el transcurso de este proceso de selección, prevaleció la solución de facturación electrónica del proveedor finlandés. Esta solución captura los datos comerciales de forma totalmente automática a partir de un controlador de impresora, los convierte, comprueba su plausibilidad y transmite la información al destinatario en una estructura predefinida.

El cambio al nuevo procedimiento de envío de facturas se realizó sin problemas: el personal ya tenía experiencia práctica con el formato Edifact.

Con sólo dos o tres días-hombre, se logró la transición a la facturación totalmente automatizada.

Del sistema ERP al documento de facturación

SEW-Eurodrive gestiona sus datos de aprovisionamiento en SAP ERP, desde donde se envían al servidor de integración empresarial de Seeburger, especialista en integración B2B, para su conversión.

A partir de ahí, los datos procesados se envían automáticamente a Basware en formato Edifact.

"Realmente hemos logrado aquí la máxima integración y automatización de procesos"

Frank Bohnert toma nota.

"¡No hay nada más directo y automatizado que esto!".

Con el planteamiento anterior, la empresa tenía que administrar ella misma el proceso de envío. Hoy, en cambio, solo actúa como remitente ante Basware como único socio.

Se encarga de enviar las facturas electrónicas a los respectivos destinatarios de acuerdo con los requisitos.

SEW-Eurodrive también delega requisitos especiales como la implementación de las solicitudes de facturación de los clientes, por ejemplo, la especificación de referencias adicionales para su imputación.

"Aquí también utilizamos Basware como proveedor de servicios de coordinación".

dice Bohnert.

Se eliminan los errores informáticos, las operaciones son estables y, de vez en cuando, surge una duda sobre el contenido de una factura debido a que los datos del pedido no están claros.

SEW-Eurodrive planea ahora ampliar el alcance original del proyecto. Al fin y al cabo, cada vez que se ahorra en el procesamiento de documentos en papel, se reducen los costes, tanto para los clientes como para la empresa.

Aunque los clientes trabajen con otro proveedor de servicios, nada cambia para el especialista en conducción gracias a la opción de itinerancia. Esto se debe a que es posible seguir enviando los datos de facturación a un solo proveedor de servicios, que se encarga de distribuirlos a otros destinatarios.

Ventaja: Certificación

SEW-Eurodrive también ve un valor añadido especial en la certificación de Basware:

"Esto nos garantiza seguridad jurídica en la jungla de la legislación financiera sin tener que preocuparnos de los detalles complicados"

dice Bohnert.

"Se trata de un ámbito en el que Basware tiene una amplia experiencia, a la que recurrimos ocasionalmente en forma de servicios de consultoría".

La certificación no sólo sirve a los clientes como referencia y prueba de que los procesos documentados cumplen la legislación, sino también como argumento a la hora de captar nuevos clientes para el proceso electrónico.

Perspectivas: Intercambio internacional de facturas

Basware distribuye las facturas de SEW-Eurodrive en Finlandia desde hace algún tiempo.

Esto allana el camino para la expansión de la facturación electrónica a las empresas nacionales de SEW-Eurodrive.

La empresa también está interesada en ampliar el servicio a otros documentos. En este caso, la atención se centra en las necesidades del cliente.

Además de la factura, también son importantes las órdenes de compra y las confirmaciones de pedido.

"Una visión integral del proceso, como la que mantenemos con la cartera de valor añadido DriveBenefits, es un argumento de peso ante nuestros clientes".

explica Frank Bohnert.

"Al fin y al cabo, ahora la atención no sólo se centra en los procesos de producción, sino también en el área comercial. Porque es ahí donde las empresas aún pueden beneficiarse de importantes mejoras de eficiencia."

Visión general

Requisitos:

• Procesos integrales para la máxima rapidez y precisión en el procesamiento de facturas
• Externalización del envío de facturas a un proveedor de servicios que actúa como multiplicador para el envío completo de facturas.
• Los clientes existentes que aún utilizaban el formato VDA anterior deben cambiar a EDIFACT.

Beneficio:

• Procesos sin errores, legalmente conformes y puntuales
• SEW-Eurodrive como transmisor a un único socio
• Basware se encarga de enviar las facturas electrónicas a los respectivos destinatarios de acuerdo con los requisitos.
• Seguridad jurídica en la legislación financiera: la certificación actúa como referencia y prueba de procesos documentados legalmente seguros.

Sistema y solución:

• Facturación electrónica: sobre la base de un controlador de impresora, los datos se capturan, convierten, comprueban y transmiten al destinatario de forma totalmente automática.
• Los datos de aprovisionamiento se gestionan en SAP ERP
• Conversión de los datos a través del Business Integration Server del especialista en integración B2B Seeburger.

SEW-Eurodrive generó unas ventas de 2.400 millones de euros en el ejercicio 2012 y emplea a unas 14.000 personas en 15 plantas de fabricación y 75 Centros de Tecnología de Accionamiento en 45 países. La gama de productos abarca desde motorreductores, reductores y motores hasta accionamientos controlados electrónicamente y variadores de velocidad mecánicos. Los productos satisfacen distintos requisitos, desde los rápidos, dinámicos y de alta precisión, como en la producción de DVD, hasta los grandes y potentes, como se requieren en las terminales de contenedores.