Cumplidor, práctico, bueno: la firma digital en casa

El impresionante auge del trabajo desde casa ha cambiado muchos ámbitos de la vida empresarial. Pero mientras todo el mundo utiliza con avidez las videoconferencias y el trabajo colaborativo, los procesos de aprobación y firma siguen siendo a menudo un asunto engorroso incluso en el nuevo mundo laboral. Casi ninguna orden o comunicado puede prescindir de una firma, ya que es necesaria para la validez de las transacciones legales.

En el mundo analógico, esto significa imprimir los documentos creados digitalmente, firmarlos, enviarlos por correo a otros socios comerciales y luego digitalizarlos de nuevo con fines de documentación. La ruptura de los medios de comunicación envía sus saludos, lo único que falta en el escenario de "Goldfinger" es la "digitalización" en microfilm.

Rápido aumento debido a la pandemia corona

Pero en serio: lo que parece un "James Bond" de 1965 está ocurriendo cada día en innumerables empresas hoy en día. Y ello a pesar de que estamos en 2021, la penetración de los smartphones ha alcanzado dimensiones orwellianas y palabras de moda como móvil, nube y servicios integrados están en boca de todos. Y sin embargo, la demanda de firmas digitales legalmente seguras ha aumentado rápidamente desde el estallido de la pandemia corona.

Heise Online informa de un considerable aumento del negocio de Bundesdruckerei, Post y Deutsche Telekom, los tres mayores proveedores de certificados de firma electrónica reconocida (FER) en Alemania. Se habla de triplicar el número de firmas y duplicar las cifras de clientes y ventas en el último año.

No en vano, debido al aumento de los ciberdelitos en la oficina doméstica, las empresas están haciendo de la necesidad virtud y ahora abordan realmente la digitalización de sus documentos y procesos de aprobación. La buena noticia: existen soluciones sencillas que también funcionan de forma óptima con SAP.

El tema en sí no es sencillo, pero tampoco excesivamente complejo: se trata del intercambio fiable y seguro de datos entre proveedores, clientes, empleados y otras partes, como las autoridades. Lo que se necesita es un alto grado de seguridad jurídica y trazabilidad.

Para ello, todas las personas y empresas implicadas -tanto físicas como jurídicas- deben ser claramente identificables. En el entorno empresarial, es aconsejable utilizar una identidad corporativa única y verificable como Trust2Go, que proporciona Globaltrust.

eIDAS proporciona un marco para las firmas digitales

El nivel de seguridad requerido y, por tanto, el método de firma adecuado deben seleccionarse en función del grado de seguridad jurídica requerido. Empezando por la firma manual en un SignPad (firma biométrica) pasando por los certificados de software almacenados en el almacén de claves de Windows (firma avanzada), la firma mediante tarjeta inteligente hasta la firma móvil (firma electrónica reconocida, FER).

La base jurídica para ello es el Reglamento eIDAS del Parlamento Europeo y del Consejo Europeo. Regula el uso de los servicios de confianza y la identificación electrónica en toda Europa desde 2014 y fue revisado el año pasado. Los Estados miembros de la UE han incorporado el Reglamento a su legislación nacional y Suiza también ha basado su correspondiente ley federal en el eIDAS.

El marco jurídico de referencia ya existe. Lo que queda es la integración en los flujos de trabajo y sistemas existentes. Con soluciones como la carpeta de firma digital, los proveedores establecidos ofrecen la tecnología adecuada para firmar digitalmente documentos con independencia del momento y el lugar, de forma legalmente conforme y con trazabilidad.

Muchos años de experiencia con la firma digital, la verificación y el cifrado permiten una conexión fácil y segura con los sistemas back-end existentes: además de SAP, también con Microsoft Sharepoint, Confluence de Atlassian y otros.

Junto con las aplicaciones e-Sign 4 y e-Sign Agent, se dispone de un sistema modular con herramientas combinables de forma flexible para llevar a cabo todo tipo de firmas digitales de forma sencilla. Además de las firmas individuales, también son posibles las firmas por lotes -y, por tanto, un mayor grado de automatización- dentro de los flujos de trabajo establecidos.

Estamos en 2021, y los procesos de aprobación y firma digitales también son posibles en la oficina doméstica de forma sencilla, comprensible y jurídicamente segura si finalmente se aborda la transformación digital de forma sostenible.

Con el socio adecuado, pueden realizarse de forma rápida y eficiente en empresas de cualquier tamaño. Opcionalmente en la nube u on-premises y a costes moderados sobre la base de diferentes modelos de precios: desde estaciones de trabajo individuales hasta soluciones corporativas.