Medición de licencias de SAP

¿No podría decir también el actual cliente de SAP: qué me importa? SAP vendrá a medir la licencia y entonces sabremos qué es qué, ¿no?

Florian Ascherl, KPMG: Por supuesto, los clientes actuales de SAP pueden esperar hasta la encuesta anual de SAP. Sin embargo, se trata sobre todo de una autodeclaración sobre el uso del software.

No cabe duda de que SAP ofrece herramientas muy útiles para obtener transparencia sobre el propio uso, siempre que se disponga de los conocimientos adecuados. Pero poner en marcha el USMM o LAW/LAW2 una vez al año no se ajusta, en mi opinión, al espíritu de la gestión sostenible de licencias.

Más bien, estas funcionalidades, o al menos la información de uso subyacente, deberían constituir un componente básico de los necesarios controles de transparencia, cumplimiento y optimización de la organización de gestión de licencias, teniendo en cuenta el conocimiento de los propios derechos de uso.

Sigue siendo válido lo siguiente: El cliente es responsable del cumplimiento de las condiciones de la licencia.

¿Así que esperar es contraproducente?

Ascherl: Si los clientes esperan y se conforman con los resultados de la encuesta, no podrán obtener e interpretar información importante desde el punto de vista de la gestión de licencias. Tanto el exceso como la falta de licencias suelen ser la consecuencia lógica: ambos son evitables.

Ya sea para IBM, Microsoft, Oracle, SAP o cualquier otro fabricante, las provisiones por pérdidas inminentes y los gastos imprevistos en software debidos a la falta de transparencia y de procesos de gobernanza son una consecuencia poco atractiva y, dadas las posibilidades actuales, innecesaria en cualquier caso.

Por lo tanto, siempre es aconsejable llevar un registro de los derechos de uso adquiridos, los cambios en los mismos en el caso de compras de licencias aplazadas y las cantidades de uso.

¿Cuáles son los escollos para los actuales clientes de SAP en el LAW, Licence Administration Workbench?

Ascherl: Basándonos en nuestra experiencia, hemos aprendido que muchos clientes de SAP tienen dificultades con los resultados de la medición. En muchos casos, los clientes no se encuentran en las cifras y no entienden cómo leer el uso documentado en base al cual SAP crea una factura o la declaración de posibles licencias indebidas o insuficientes.

¿Quién tiene que actuar aquí?

Ascherl: De hecho, no atribuyo la responsabilidad aquí a SAP, que es uno de los pocos licenciantes conocidos que proporciona proactivamente herramientas de medición. Si los clientes no son capaces de recopilar esta información u otra similar ni siquiera durante el año con fines de planificación, elaboración de informes y presupuestos, no es responsabilidad de SAP.

Si se está dispuesto a invertir en los conocimientos y recursos necesarios, hoy en día es, en mi opinión, una tarea solucionable crear una transparencia sostenible, que también debería estar presente en el sentido de una buena conexión B2B o B2C entre SAP y sus clientes.

¿Quién es y podría ser responsable de USMM y LAW?

Ascherl: Toda persona responsable de la medición del sistema debe conocer las características especiales y el modo de funcionamiento del USMM y LAW/LAW2. Al fin y al cabo, SAP proporciona documentación suficiente al respecto.

Estas herramientas no son opacas, hacen su trabajo exactamente como se describe en la documentación correspondiente. Las fuentes de error más comunes para una medición incorrecta -desde el punto de vista del cliente- suelen encontrarse en los procesos que faltan en relación con la asignación de licencias, el cierre correcto de cuentas, las características de identificación claras para determinar los grupos de usuarios que se solapan, etc. En el área de motores, la fuente del error suele deberse a notas de corrección que no se han aplicado o se han aplicado incorrectamente, y que SAP también proporciona de forma proactiva.

¿Existen peligros?

Ascherl: En el peor de los casos, se corre el riesgo de inspeccionar el mismo motor pero basándose en una lista de precios incorrecta. Esto podría dar lugar a que las licencias existentes no pudieran utilizarse para cubrir el uso en caso necesario. En cualquier caso, esto da pie a discusiones innecesarias. Tenga la seguridad de que no hablo aquí en nombre de SAP, pero ¿puede nombrarme espontáneamente - aparte de SAP y algunos productos de IBM - un licenciante que, por iniciativa propia, le ofrezca una opción de medición y verificación de sus licencias en uso?

Existen numerosas herramientas en el mercado para la medición de licencias y, a menudo, sus resultados difieren de los de la medición de licencias de SAP. ¿Por qué?

Ascherl: El objetivo de la encuesta anual SAP es determinar el uso que se hace de los sistemas SAP. Esto puede explicarse bien utilizando el ejemplo de los usuarios de SAP: Las herramientas de medición de SAP, USMM y LAW, acceden a la información de los usuarios de los sistemas y la consolidan sobre la base de una característica de reconocimiento fija y única que puede seleccionar el cliente. En primer lugar, se mide cada usuario que se crea como activo en el sistema desde el punto de vista de las licencias.

Suena muy pragmático, ¿verdad?

Ascherl: Para el USMM y LAW, no importa si las cuentas de usuario se utilizan realmente y desde cuándo se consideran activas en el sistema. La asignación de los tipos de licencia adecuados y la eliminación correcta de las cuentas no utilizadas son responsabilidad del cliente y deben llevarse a cabo en consecuencia en el marco de las interfaces con los procesos y eventos de RR.HH., como la entrada, la salida, las enfermedades de larga duración o los permisos parentales. También es responsabilidad de cada cliente seleccionar el tipo de licencia adecuado en función de la función asignada a un empleado y comprobar posteriormente la plausibilidad de este tipo de licencia y su conformidad en el contexto del uso real. Además de los conocimientos de los expertos y de la información estándar de SAP, para esta comprobación se utilizan cada vez más las llamadas herramientas de optimización.

¿Qué entiende usted por esto?

Ascherl: Hay que decir que -y lo digo de forma absolutamente desprejuiciada- una herramienta, por muy buena que sea técnicamente y por muy experto que la haya creado, siempre refleja únicamente la opinión del consultor o del cliente. Para obtener una imagen cien por cien exacta, la información disponible en el ámbito de las descripciones de licencia no basta para reflejar con probabilidad exacta la interpretación de SAP. En el mejor de los casos, esta interpretación puede aproximarse, y el grado de esta aproximación define en última instancia la profesionalidad y competencia del experto en licencias. Además, muchas herramientas no son capaces de gestionar el caos existente en los complejos entornos de los clientes.

¿Un ejemplo?

Ascherl: Ejemplos típicos son que no se tiene en cuenta que si se establecen varias listas de precios en estas herramientas, los derechos de uso necesarios de un tipo de licencia se consideran como si estuvieran incluidos en otro tipo de licencia que es de "mayor valor" según la lógica de la herramienta. Sin embargo, esto no es en absoluto así, por lo que los resultados entre la herramienta y la medición SAP a menudo se distancian. El ejemplo más reciente al que me he enfrentado es el de una herramienta que clasificaba todos los tipos de usuarios profesionales como un único "usuario profesional". Incluso los usuarios profesionales de CRM y ERP se clasificaban en esta única categoría, lo que, según la construcción del cliente, se traducía en un requisito de licencia significativamente inferior en comparación con la medición de SAP. Basándome en mi experiencia, sólo puedo recomendar que cuando se encuentren desviaciones, se busque primero la causa en la forma de trabajar de las herramientas, más que en la medición por parte de SAP. Recomiendo mantenerse alejado de los mecanismos preconfigurados de asignación de licencias y de los métodos de (re)asignación ofrecidos por los fabricantes de forma dudosa. Por muy bien que estén elaborados en su estándar, no suelen ajustarse a los modelos establecidos de contratos y licencias de cada cliente final.

Gracias por la entrevista.