SAP S/4HANA en la nube pública: valor añadido y seguridad jurídica gracias al EIM certificado

Los principales proveedores de EIM (Enterprise Information Management) ofrecen la apertura de interfaz necesaria para una integración fluida y una gestión óptima de la información, incluido el archivado. Hasta ahora, esto se ha aplicado principalmente al funcionamiento in situ. Pero, ¿qué hay que tener en cuenta al migrar a la nube pública?

Gestión de activos, finanzas, fabricación, compras y aprovisionamiento: SAP SE cubre importantes procesos empresariales centrales con sus soluciones ERP. Sin embargo, sobre todo en el ámbito de la gestión de la información pueden conectarse soluciones complementarias que permiten ampliar considerablemente el alcance funcional. Los sistemas EIM correspondientes integran aplicaciones individuales, por ejemplo para la gestión de contratos, facturas o correo electrónico, y permiten un flujo de información en toda la empresa del que se benefician todos los empleados.

Además, el producto nscale de Ceyoniq, por ejemplo, ofrece apoyo mediante flujos de trabajo que controlan y aceleran el procesamiento de documentos. Para ello, es imprescindible una estrecha interrelación con SAP ERP, ya que solo el suministro inmediato de toda la información relevante para el proceso permite que los flujos de trabajo sean eficientes.

Interacción perfecta: SAP y EIM

Si se cumple este requisito previo, se obtienen numerosos valores añadidos para el usuario. Con la ayuda de soluciones de archivos orientadas a procesos, los datos se almacenan y gestionan de forma estructurada y completa. A menudo, los archivos digitales ya están adaptados a las especificidades del sector o prefabricados para determinados procesos. Un ejemplo es un archivo de pedidos que contiene todos los documentos relevantes del proceso de compra a pago. Esto significa que siempre se dispone de la información correcta -gracias a diversos enfoques de cliente-, independientemente de la ubicación de la persona que tramita el pedido. 

El hecho de que para ello se utilice un software ajeno a SAP no importa a los usuarios. Gracias a la apertura de interfaces que realizan los principales proveedores de EIM, es posible una integración profunda en SAP que hace superfluo un cambio de sistema: la gestión de documentos simplemente tiene lugar en el entorno de trabajo conocido, de modo que los empleados no tienen que acostumbrarse a la introducción de un software correspondiente.  

Para proteger los documentos de accesos no autorizados de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), se puede proporcionar o denegar información utilizando derechos configurables y conceptos de rol. Por ejemplo, a la función de gestión se le pueden conceder derechos de acceso universales, mientras que los empleados de marketing sólo pueden abrir los documentos que necesitan para su trabajo. Con un conector adecuado, los datos también pueden archivarse a prueba de auditorías y dotarse de los correspondientes periodos de retención o indicadores de bloqueo (palabra clave "retención legal"). Cuando expiran los periodos definidos, es posible eliminar o bloquear automáticamente los datos.

Interfaz CMIS: Desafío en la nube pública

Entretanto, muchos usuarios de SAP aspiran a operar en la nube pública. Para evitar sorpresas desagradables más adelante al archivar documentos desde la nube pública de SAP, hay que tener mucho cuidado al elegir el sistema de archivo complementario. Porque: Con CMIS, SAP ha introducido un nuevo estándar para la conexión de archivo. La compatibilidad con esta interfaz es un requisito central para una solución EIM adecuada con archivo. El repositorio que la propia SAP ha desarrollado para el almacenamiento de documentos es costoso para los usuarios y se irá eliminando en el futuro. La razón es que explotar este segmento del mercado no es uno de los objetivos estratégicos del grupo de software.

Un indicador fiable para la selección de una solución es su certificación por SAP para una integración sin problemas en SAP S/4HANA. Los principales proveedores de EIM demuestran que la gestión y el archivado de documentos como contratos o facturas dentro del ecosistema SAP con su producto cumplen la normativa. Las funciones de gestión de documentos y archivos están disponibles directamente en el ERP. La interfaz ArchivLink, la conexión con SAP ILM y la interfaz CMIS son requisitos previos para ello. Sin embargo, SAP aún no ha certificado esta última. Los fabricantes de EIM que ya hayan integrado CMIS en sus sistemas estarán encantados de asesorar y apoyar a los interesados en este ámbito.