Implantación de SAP en EE.UU.

Para planificar y controlar eficazmente el desarrollo económico de una filial estadounidense, la empresa matriz necesita información actualizada y cifras clave sobre este emplazamiento.

La forma más sencilla de obtenerlos es integrar la empresa estadounidense en la instalación ERP central mediante una implantación de SAP. Sin embargo, aquí acechan varios escollos:

1. el impuesto sobre el volumen de negocios...

...es recaudado en EE.UU. por los distintos estados. El número de tipos impositivos que el sistema SAP debe asignar es, en consecuencia, elevado. Esto es posible a través del "Código de Jurisdicción", que junto con el código fiscal indica el importe del respectivo impuesto sobre las ventas y determina la distribución del importe a las autoridades fiscales individuales (Estado, Condado, Ciudad).

2. informes a la agencia tributaria:

Los pagos por contratos que las empresas adjudican a autónomos -por ejemplo, cortar el césped frente al edificio de la empresa- deben declararse a Hacienda según la legislación estadounidense.

En algunos casos, incluso se retiene el impuesto sobre la renta del contratista y se transfiere directamente a la autoridad fiscal responsable. Dado que a menudo deben pagarse varios impuestos de este tipo en paralelo en una operación comercial, las clases de impuestos individuales deben definirse y asignarse en SAP.

3. Administración de cheques y préstamos:

Dado que, por lo general, a los proveedores estadounidenses se les sigue pagando con cheque, las funciones de gestión de cheques deben configurarse para su creación, introducción y procesamiento en SAP de acuerdo con los requisitos y normas de los auditores y los bancos.

A su vez, los clientes suelen pagar con tarjeta de crédito, dependiendo del sector, por lo que se necesita una gestión eficaz del crédito, incluida la capacidad de comprobar los límites de crédito y analizar el comportamiento de pago.

4. evaluar las existencias de material:

Las existencias materiales para el balance en el marco de los US-GAAP (United States Generally Accepted Accounting Principles) pueden valorarse mediante el método FIFO (First In - First Out) o con el método LIFO (Last In - First Out).

En EE.UU., el "coste histórico" es una norma de valoración común para los costes de adquisición y producción de maquinaria y equipos, mientras que en Alemania se distingue entre costes de producción y de adquisición.

5. dimensiones y pesos...

...deben convertirse correctamente en el intercambio electrónico de datos. Si se van a utilizar materiales comunes para los que existen diferentes unidades de medida (dimensiones, longitud, volumen), deberá elaborarse y aplicarse una estrategia de armonización o de utilización alternativa de dichas unidades de medida.

6. distancias...

...dentro de EE.UU., pero también a Alemania, obligan a tener muy en cuenta las zonas horarias y los plazos de entrega. Se trata de un aspecto importante, sobre todo para los avisos de envío y la fecha de entrega de los pedidos de transporte.

7. factor humano:

El éxito de una implantación de SAP en EE.UU. depende en gran medida de que se tengan en cuenta las diferencias culturales. Mientras que los empleados alemanes, por ejemplo, están acostumbrados a elaborar un plan de implantación detallado que luego se cumple, los empleados estadounidenses suelen dar gran importancia a la flexibilidad y ajustan repetidamente su planificación en el transcurso del proyecto. Por eso, si es posible, el equipo del proyecto debe estar formado también por empleados alemanes.

8. crear documentación:

Debido a la elevada rotación de personal en EE.UU., la documentación de la implantación debe estar en inglés y actualizarse continuamente.

De lo contrario, se corre el riesgo de perder importantes conocimientos de SAP si los usuarios clave y el personal informático abandonan la empresa estadounidense poco después de finalizar la implantación.

9. buena preparación...

...es la clave del éxito posterior y comienza con la definición de una estrategia de implantación. Un análisis de las diferencias de ajuste determina qué requisitos regionales deben cumplirse y qué procesos definidos en la plantilla SAP deben adaptarse y ampliarse, ya sea mediante personalización, desarrollo interno o ampliación.

A continuación se analiza el entorno del sistema en cuanto a interfaces o soporte, se concilian los procesos logísticos, se trazan los planes contables y se limpian y armonizan los datos maestros. También hay que aclarar si la filial estadounidense dispone de suficiente personal informático con conocimientos de SAP.

10. proyecto...

...crear, realizar pruebas de integración: Por último, se crea el plan de negocio, se adaptan e implementan los procesos SAP y se establecen los casos de prueba. Es importante realizar al menos una prueba de integración antes de la puesta en marcha y formar a tiempo a los usuarios clave, que más tarde transmitirán sus conocimientos a los usuarios de negocio.

Inmediatamente después de la puesta en marcha y durante la preparación del primer estado financiero mensual, se requiere un apoyo especialmente intensivo. A continuación, el soporte "regular" se hace cargo del cuidado del sistema SAP, ya sea la central alemana o un consultor local.