SAP GTS: ¿qué modelo de operador es el adecuado?

Listas de sanciones, acuerdos preferenciales, productos de doble uso: las disposiciones de la legislación aduanera y de comercio exterior son complejas. Existe un gran riesgo de cometer infracciones involuntarias y desapercibidas, y de incurrir en cuantiosas multas o poner en peligro las simplificaciones aduaneras. Por tanto, es aconsejable que las empresas establezcan un sistema de control de las exportaciones.

Las tareas incluyen, entre otras cosas, comprobar las listas de sanciones y embargos y establecer las estructuras de control correspondientes. Dependiendo del tamaño de la empresa y del número de actividades de importación y exportación, esto puede suponer grandes retos para las empresas. Con el software digital de aduanas y comercio exterior SAP GTS se pueden automatizar procesos importantes.

Sin embargo, la introducción sigue siendo una empresa compleja. En primer lugar, hay que determinar qué funciones y ámbitos debe abarcar la licencia STG. También hay que tener en cuenta las necesidades futuras. Luego está la cuestión de si el sistema debe alojarse en los propios servidores de la organización o en un centro de datos externo. En caso de explotación interna, hay que aclarar si los servidores existentes tienen los parámetros de rendimiento adecuados para garantizar que todos los procesos funcionen de forma estable. Otros retos son la gestión de interfaces y la formación de los respectivos usuarios.

Además, los procesos se basan en datos que cambian rápidamente en las aduanas y el comercio exterior. Por ejemplo, los aranceles aduaneros, los tipos arancelarios de terceros países, las listas oficiales de sanciones o las normas de preferencia deben obtenerse periódicamente a través de proveedores de datos e introducirse en el sistema. Para que los productos sean claramente identificables para la importación y la exportación, deben clasificarse con números estadísticos de mercancías, lo que requiere los conocimientos técnicos correspondientes. Y por último, pero no por ello menos importante, se necesita un enlace de comunicación con las aduanas y un conversor para traducir los documentos generados en el sistema aduanero a la lengua aduanera adecuada.

Debido a la complejidad de las tareas, es aconsejable examinar a fondo los distintos modelos de operador para GTS y, si es necesario, recurrir a un proveedor de servicios externo para que preste apoyo con el alojamiento y el funcionamiento del software y esté disponible para responder preguntas.

En las instalaciones

Autooperación con pleno control del sistema: La empresa utiliza SAP GTS in situ, es decir, con su propia infraestructura informática, y también se encarga de la gestión de las licencias. Esto le da un control total sobre el sistema. Puede almacenar datos localmente y tiene toda la infraestructura informática en sus manos. Sin embargo, el funcionamiento in situ supone un esfuerzo considerable.

Hay que comprobar si la infraestructura informática cumple todos los requisitos para el GTS. La seguridad de los datos también es responsabilidad de cada uno. La instalación y el funcionamiento requieren inversiones en hardware, licencias y mantenimiento. La gestión de licencias lleva tiempo, porque cada usuario necesita una licencia. Las actualizaciones tampoco son automáticas. La propia empresa debe mantener el contenido de los datos y actualizar continuamente en el sistema las listas de sanciones y embargos.

El funcionamiento in situ consume recursos de su propio departamento de TI y de otros departamentos. Los expertos necesarios para ello, por ejemplo especialistas en aduanas y comercio exterior o expertos en SAP, son difíciles de conseguir y, en consecuencia, caros. Esto plantea problemas sobre todo a las pequeñas y medianas empresas. Además, las diversas tareas y requisitos dan lugar rápidamente a una multitud de contratos con proveedores externos y prestadores de servicios, por ejemplo, para la compra de hardware, la implantación del sistema, para el derecho aduanero y el asesoramiento técnico o el mantenimiento del contenido de los datos.

Traiga su propia licencia

Licencia propia, centro de datos externo: En esta variante, la empresa proporciona la licencia GTS, pero paga a un proveedor de servicios por la explotación, que presta distintos servicios en función del contrato - por ejemplo, el mantenimiento del contenido de los datos o la conexión con los sistemas aduaneros. El cliente paga una cuota básica mensual más las cuotas adicionales por los servicios prestados. Existen dos opciones para utilizar el software: O bien funciona en el propio centro de datos de la empresa o en un centro de datos de un proveedor externo.

Con un centro de datos externo, usted está atado a un proveedor y, por tanto, es dependiente hasta cierto punto. A cambio, suele ofrecer la máxima seguridad, así como el mayor rendimiento y disponibilidad. Su propio departamento de TI se ve aliviado y puede concentrarse en su actividad principal. Además, los recursos necesarios en el centro de datos externo suelen poder ampliarse con flexibilidad. En general, el funcionamiento externo ofrece ventajas económicas a largo plazo.

A la carta

Pague sólo por lo que utilice: Con este modelo de software como servicio, la empresa obtiene software y licencia en un paquete completo de un proveedor externo. La empresa puede utilizar todas las funciones y procesos de GTS, pero también seleccionar uno o varios y adaptar así el alcance a sus necesidades. Este modelo ofrece al usuario un control total de los costes.

Una ventaja especialmente para las pequeñas y medianas empresas que sólo necesitan el STG de forma selectiva. Pagan una cuota única por la instalación del sistema, un importe base mensual que cubre los costes de funcionamiento del sistema, el mantenimiento del contenido de los datos y los costes de la conexión EDI, es decir, del intercambio electrónico de datos. Por lo demás, el cliente sólo paga tasas dependientes del uso, en función del número de transacciones realmente realizadas, por ejemplo, los registros de exportación efectuados. Éstos se escalonan en paquetes de alcance variable según el proveedor e incluyen los derechos de licencia prorrateados.

Estas condiciones son posibles porque el proveedor crea varios clientes en un entorno de sistemas común. Estos están técnicamente separados entre sí para que todos los datos estén protegidos y no puedan ser vistos por otros. Esto se realiza a través de un túnel VPN entre el cliente y el sistema a la carta.

Nube gestionada por socios

Individual con bajo coste total de propiedad: Este modelo es muy similar al modelo a la carta y también permite el pago basado en el uso con un bajo coste total de propiedad. La empresa obtiene la licencia de un proveedor de servicios externo que también aloja el software. Sólo se opera con un cliente en un sistema.

El derecho de uso se basa en el modelo de licencia estándar de SAP, de modo que el cliente puede optar por uno o varios procesos SAP GTS, por ejemplo, el control de las exportaciones y la declaración aduanera electrónica de exportación, la gestión de las importaciones o la gestión de las preferencias comerciales. Con este modelo, además, el cliente conserva el control total de los costes y puede adaptar el alcance del software a sus necesidades.

Al igual que en el modelo a la carta, paga una cuota única por la implantación del sistema, un importe base mensual por el funcionamiento del sistema, el mantenimiento del contenido de los datos y los costes de la conexión EDI. Esto ya incluye todas las transacciones utilizadas. Esto ofrece ventajas especialmente para las empresas con muchas transacciones.

Los modelos SaaS, como la nube gestionada por el socio y el modelo a la carta, también tienen la ventaja de evitar los elevados gastos de capital (CapEX). Se sustituyen por gastos operativos (OpEX), con un ahorro potencial de hasta el 50%.

Asesoramiento aduanero

Además del apoyo a la implantación y el funcionamiento del SAP GTS, a menudo también merece la pena buscar asesoramiento sobre legislación aduanera y cuestiones técnicas si no se dispone de esta experiencia en la empresa. Empresas consultoras como PwC llevan años ofreciendo los servicios correspondientes. Al igual que con los distintos modelos de operador, es aconsejable prestar atención a los acuerdos de nivel de servicio ofrecidos y seleccionarlos en función de sus propias necesidades.