SAP Facturación y Gestión de Ingresos

Varios sistemas de facturación del entorno logístico ya se han transferido completamente a la BRIM, pero el mayor cambio está aún por llegar: la sustitución del sistema central de facturación KUREPO (KUnden-REchnungsdaten POstdienstleistungen), en el que se procesan los servicios postales básicos. KUREPO es un desarrollo propio de Swiss Post que se ha desarrollado históricamente y se transferirá a la BRIM paso a paso en los próximos años. En un primer paso, la contabilización de los datos de ingresos ya se convirtió a la BRIM en 2022 para poder utilizar las ventajas del libro auxiliar FI-CA, que está diseñado para datos masivos. Habrá que esperar algunos años más para que se adopten el mantenimiento de los datos maestros de clientes y precios y la calificación de los datos de consumo. La revista E3 habló con Flavia Colaianni, consultora del módulo SAP-BRIM en Swiss Post, y Stefan Swoboda, consultor principal del socio de implementación de SAP GTW.

E3: Sra. Colaianni, ¿qué hay exactamente detrás de las siglas KUREPO?

Flavia Colaianni, Correo suizo: KUREPO, acrónimo de Kunden-Rechnungs-daten Postdienstleistungen (Datos de facturación de clientes de servicios postales), es un sistema central de gestión de datos maestros de clientes y tarifas, así como de facturación de servicios postales básicos como cartas, paquetes postales, periódicos y órdenes de expedición. KUREPO no es un sistema SAP y permite gestionar eficazmente las relaciones con los clientes y almacenar toda la información pertinente sobre clientes, contratos y servicios en una ubicación central. Como hemos decidido utilizar SAP BRIM en toda la empresa como solución de facturación central para la facturación en bloque, la sustitución de KUREPO también se está llevando a cabo ahora paso a paso.

Stefan Swoboda, GTW: El desarrollo para clientes KUREPO se utiliza en Swiss Post desde hace más de 20 años y ha crecido históricamente. Por lo tanto, es especialmente importante transferir las funcionalidades y procesos centrales a SAP BRIM y, al mismo tiempo, mapearlos de forma que estén preparados para el futuro. El objetivo es mapear todo el proceso de facturación, incluida la gestión de cuentas por cobrar, en la plataforma central S/4 de BRIM, utilizando los procesos genéricos y estandarizados que se han ido creando en los últimos años.

E3: ¿Y cuáles son las características especiales?

Colaianni: Tanto los servicios postales como los de terceros se facturan a través de KUREPO. Somos muy abiertos e innovadores en nuestro negocio de servicios, que a menudo va más allá de los servicios postales puros, por ejemplo Recycling at Home con Nespresso para recuperar cápsulas vacías, Take me back con Swisscom y UPS Suiza, servicio de entrega a domicilio con bibliotecas, entrega de productos regionales para granjas y tiendas especializadas, así como lectura de contadores de electricidad, agua y gas. Todo lo que no pueda facturarse directamente a través de KUREPO se procesa mediante las llamadas facturas varias, que actualmente ya se procesan a través de BRIM mediante carga de archivos.

E3: ¿Cómo encaja el proyecto KUREPO en sus actividades SAP?

Colaianni: Se trata de un proyecto SAP de gran envergadura que abarca diversos aspectos del servicio al cliente, la facturación y la gestión de cuentas por cobrar. KUREPO forma parte de una arquitectura informática muy amplia y compleja y se integra con otros módulos y componentes de SAP para garantizar un proceso empresarial sin fisuras.

E3: ¿Cuáles son los objetivos de la introducción de las BRIM?

Swoboda: Los objetivos incluyen la facturación correcta y puntual, así como la contabilización transparente y a prueba de auditorías en SAP, la ausencia de retrasos en la facturación debidos a interfaces con la contabilidad, la compatibilidad con todas las operaciones comerciales procesadas por KUREPO, la asignación sin errores de los ingresos en FI, CO y COPA, así como el procesamiento correcto de los ingresos procedentes de diversos sistemas fuente SAP y no SAP. También es importante la contabilización correcta y completa del IVA, el tratamiento correcto de las facturas en moneda extranjera y el suministro de la gestión de créditos con partidas abiertas.

E3: ¿Qué distingue a la solución de facturación?

Swoboda: Con el uso de la BRIM, se puede automatizar todo el proceso de gestión del consumo al cobro para los datos masivos. A pesar de los diferentes sistemas y estructuras de datos anteriores, la creación de una factura consolidada se simplifica enormemente. La plena integración de BRIM con S/4 Hana Finance, Treasury and Controlling es también una gran ventaja.

E3: ¿Puede explicar brevemente el modelo de datos maestros?

Colaianni: Actualmente, KUREPO es el sistema líder para los datos maestros de clientes y transmite las mutaciones a través de la interfaz de datos maestros a S/4. Un cliente con
De 1 a n deudores en KUREPO se mapea en BRIM como un interlocutor comercial con 1 a n cuentas de contrato. Normalmente, se crea una cuenta de contrato independiente para cada división. En la solución de destino, S/4 es el sistema de datos maestros principal; los interlocutores comerciales y las cuentas de contrato se crean a través de Master Data Governance, MDG.

E3: Ha mencionado varias facturas: ¿qué hay detrás de ellas?

Colaianni: La facturación miscelánea ofrece una forma de facturar servicios que no pueden gestionarse directamente a través del sistema de facturación estándar de la empresa, en este caso KUREPO. Puede tratarse de distintos tipos de servicios, como el alquiler de buzones, las órdenes de reenvío o incluso el alquiler de plazas de aparcamiento a los empleados de correos.

E3: ¿Y cómo funciona el acuerdo?

Swoboda: El proceso de las distintas facturas se basa en una carga CSV o Excel en BRIM. Los datos pertinentes se leen en el sistema a través de una aplicación Fiori. A continuación, la facturación se activa automáticamente. La funcionalidad puede utilizarse tanto para clientes habituales como para socios comerciales introducidos en MDG. En caso necesario, las reservas también pueden transferirse directamente al libro mayor. Este proceso adicional no se limita a un área de negocio, sino que también puede ser utilizado por otras áreas como los servicios logísticos o el despacho de aduanas.

E3: Desde su experiencia como consultor, ¿qué es especialmente importante en este gigantesco proyecto?

Swoboda: Para un proyecto de esta envergadura, es aconsejable crear un equipo central que esté disponible durante toda la duración del proyecto. Este equipo debe estar formado por los responsables del proyecto, los departamentos especializados del cliente y expertos en la solución informática. Además, es necesario replantearse los procesos existentes. La nueva solución no debe adaptarse a los procesos existentes, sino que éstos deben replantearse y mapearse de la forma más armonizada posible en la nueva solución. Esto requiere sobre todo mucha comunicación entre los implicados, pero también su apertura hacia la nueva solución.

E3: ¿Cómo será KUREPO dentro de cinco años?

Colaianni: La contabilización de los datos de ingresos y la gestión de las cuentas por cobrar ya se han transferido completamente a BRIM en 2022. La gestión de los datos maestros y la facturación siguen realizándose actualmente en KUREPO, que ahora se transferirá gradualmente a BRIM. En el escenario objetivo, SAP BRIM será el único sistema de facturación para datos masivos en Swiss Post. Además, esta futura solución también armonizará todos los procesos subcontables, como la reclamación, el pago, los planes de pago a plazos, el cálculo de intereses, el cobro de deudas, etc. 

E3: Gracias por la entrevista.