Optimizar los procesos de configuración basados en SAP

Henry Ford dijo una vez:

"Cualquier cliente puede tener un coche del color que quiera, siempre que sea negro".

Este dicho del pionero industrial parece anacrónico hoy en día. Ya sea en el sector B2C o B2B: más que nunca, las exigencias y los deseos del cliente determinan a qué orientan su gama de productos y modelos las empresas fabricantes de cajas de cambios, moldes de inyección, iluminación, muebles o contenedores de sustancias peligrosas.

Configuración casi ilimitada

Y el número de variantes posibles aumenta constantemente. Los límites en la configuración solo suelen fijarse cuando una variante concreta no es posible por motivos técnicos o de ventas.

Incluso con diseños estándar, como contenedores de materiales peligrosos, remolques de camiones, turbinas eólicas, bombas, cajas de engranajes o muebles, existen multitud de opciones de configuración y, por tanto, variantes que deben gestionarse y mantenerse en el sistema ERP.

Para las medianas empresas industriales, esto representa un enorme reto. Incluso con una silla sencilla que se puede componer "solo" a partir de cuatro colores de tapicería, tres armazones, tres alturas de asiento y con o sin reposabrazos, son posibles 72 combinaciones diferentes.

Si se añaden tres respaldos a la selección, hay 216 configuraciones posibles. A pesar del elevado número de variantes, cada producto debe fabricarse de la forma más rentable posible, porque en la competencia mundial cada vez hay más competidores en el mercado que presionan los precios y los márgenes de beneficio.

Proceso básico con potencial de optimización

Por ello, las empresas productoras están dando muchas vueltas de tuerca para poder reaccionar con flexibilidad a las exigencias del mercado y de los clientes y desarrollar nuevos productos en ciclos cada vez más cortos y llevarlos a la madurez comercial, siempre con la condición de reducir también los costes:

Los métodos Lean agilizan la fabricación y los procesos empresariales se hacen más coherentes y eficientes con la ayuda de software empresarial integrado como SAP ERP.

La experiencia demuestra que aún queda mucho potencial de optimización y ahorro, especialmente en el área de configuración de productos, uno de los procesos centrales de SAP ERP y en el proceso de ventas de SAP CRM.

Los datos de configuración son necesarios para casi todos los procesos de la empresa, tanto en ventas como en compras, en producción o en contabilidad y control financiero.

Sin embargo, los requisitos para una configuración eficaz y práctica de los productos no siempre pueden cumplirse satisfactoriamente con las herramientas estándar de SAP, como el Configurador de Variantes (LO-VC), el Motor de Configuración (anteriormente SAP IPC) o la solución SAP Configure, Price and Quote (SAP CPQ).

Configuración sencilla directamente en SAP

Aplicaciones como Treorbis Variant proporcionaron un remedio. La solución modular Variant es flexible porque admite escenarios de configuración basados en Abap y Java en el entorno SAP.

De este modo, las empresas manufactureras de todos los sectores y tamaños que utilizan el software de SAP reciben un apoyo informático coherente para la configuración de los productos y pueden así completarla de forma eficaz, rápida, flexible y de alta calidad.

Como complemento basado en Abap, basado al 100% en la tecnología NetWeaver y certificado, la solución se integra completamente y sin fisuras en SAP ERP y tiene una capacidad de publicación ilimitada.

También está optimizada para el funcionamiento en la base de datos in-memory Hana. Al mismo tiempo, la solución de variantes para la configuración de productos se puede utilizar junto con el motor de configuración (SAP IPC) en SAP CRM o con SAP CPQ en Hybris Commerce Suite y, de este modo, apoya la optimización sostenible de los procesos en las ventas.

En SAP ERP, Treorbis Variant está estrechamente entrelazado con los procesos de ventas, compras y planificación y control de la producción. Esto garantiza un alto nivel de fiabilidad de los procesos y la rápida tramitación de un pedido, desde la creación de la oferta hasta la entrega puntual del producto acabado.

También se admite el procesamiento estructurado de proyectos a través de redes con el sistema de proyectos SAP. Cada componente individual de la solución de variantes puede combinarse con las funciones estándar de SAP en LO-VC.

Gracias a sus profundos conocimientos en materia de consultoría y procesos, basados en más de 15 años de experiencia, y a una metodología de implantación en varias fases, los expertos de Treorbis ayudan a sus clientes de forma muy eficaz a introducir la variante y a optimizar los procesos de configuración. (Puede consultar las experiencias del cliente Denios de Treorbis con la solución de variantes en la página 61).

Esfuerzo de mantenimiento de datos: menos del 60

Gestionar y mantener el conocimiento de las relaciones SAP en el Configurador de Variantes (LO-VC) suele ser confuso y, al realizarse en una sintaxis especial, también requiere conocimientos especializados que los empleados del departamento especializado responsable, como diseño, ventas o compras, no tienen.

Por ello, estas tareas suelen confiarse al departamento informático o a un equipo de especialistas. A menudo hay problemas con el intercambio de información y la coordinación entre el departamento especializado, que conoce exactamente las opciones de configuración y combinación de los productos, y los empleados que realizan el mantenimiento periódico en SAP.

Esto lleva mucho tiempo y el cliente se pasa a la competencia porque tarda demasiado en disponer de una oferta. Por tanto, la preparación a tiempo de una oferta técnicamente verificada y correctamente valorada, de alta calidad, es un factor competitivo.

Aquí es exactamente donde entra en juego Treorbis Variant, ya que no se requieren conocimientos especiales de sintaxis para el mantenimiento de modelos. De este modo, el proceso puede transferirse por completo al área especializada y se agiliza considerablemente.

El esfuerzo de apoyo a la configuración puede reducirse hasta en un 80%, y el de mantenimiento de los datos maestros, hasta en un 60%. Además, la compra del complemento se amortiza muy rápidamente.

Esto es posible porque las características y evaluaciones de características de las distintas variantes de un producto con sus relaciones mutuas se almacenan de forma centralizada en las denominadas tablas de decisión.

Sustituyen las relaciones de objetos dependientes del material por otras neutras desde el punto de vista del valor. Esto reduce el número de estos objetos en el sistema SAP, la estructura de datos se simplifica y es más clara.

De este modo, es posible mantener incluso un gran número de conjuntos de reglas con poco esfuerzo y crear rápidamente nuevos modelos de datos. Las tablas de decisión permiten establecer conjuntos de reglas tanto para la configuración interactiva de alto nivel como de bajo nivel de estructuras de productos como listas de piezas y hojas de ruta.

Gracias a la interfaz de fácil manejo de la solución de variantes, que ofrece, entre otras cosas, funciones de copia, filtrado y ordenación, el usuario final puede crear y editar los datos de configuración de forma cómoda y rápida.

Los potentes algoritmos de búsqueda ayudan a encontrar y corregir errores. La calidad de los datos también aumenta porque las rutinas de comprobación lógica ayudan a la introducción de datos y comparan automáticamente los valores introducidos con los datos maestros de SAP, así como con la información de la lista de materiales, como el número de material o la posición de la lista de materiales.

Además, existe la posibilidad de editar las entradas de la tabla en una interfaz de Microsoft Excel fuera de SAP ERP. Un programa de carga de Treorbis comprueba su coherencia y las carga en el software SAP.

Incluso cuando se utiliza junto con el motor de configuración o con SAP CPQ, el esfuerzo necesario para el mantenimiento de los datos sigue siendo bajo. También en este caso, los datos de configuración se gestionan directamente en las tablas de decisión de Treorbis y no es necesario replicarlos. Además, el complemento permite la conexión de soluciones externas, por ejemplo herramientas de ventas y sistemas CAD.

Planificación de la producción con paquetes de producción

Dado que la solución variante interconecta estrechamente los datos configurables con los procesos operativos, aumentan la flexibilidad y la eficacia de procesos como la planificación de la producción en la fabricación propia.

Si además desea fabricar piezas individuales con tiempos de preparación optimizados, tiene que combinar distintos procesos de trabajo en tamaños de lote razonables.

Con Treorbis Variant, las órdenes de producción SAP similares, como un color de superficie idéntico o dimensiones idénticas para los productos, pueden seleccionarse según valores característicos libremente definibles y agruparse y procesarse según estos criterios de selección en un paquete de producción orientado al proceso. Esto reduce significativamente el flujo de documentos y -especialmente en el caso de modificaciones- el número de pasos del proceso.

La información para la producción agrupada en un paquete puede imprimirse en sus propios papeles de producción o transmitirse electrónicamente a las máquinas conectadas en el taller, lo que permite un control de la producción sin papel. Los pedidos agrupados en un paquete de producción pueden programarse, liberarse, confirmarse o eliminarse de forma flexible, según sea necesario.

Determinar el precio de venta exacto de cada variante

Otros módulos ayudan al usuario final a realizar tareas especiales. El departamento de ventas puede calcular los costes de fabricación y el margen de contribución de cada variante de producto individual de forma en gran medida automática y muy precisa, y determinar así el precio de venta con exactitud.

Las condiciones de venta de variantes de productos, a veces muy numerosas, pueden crearse rápida y fácilmente como datos maestros utilizando claves de libre definición.

Con la configuración de cabecera de Treorbis, los productos con valores característicos idénticos para posiciones de pedido individuales pueden configurarse directamente a nivel de cabecera de pedido y el esfuerzo necesario para crear pedidos se reduce significativamente.

Los valores característicos se introducen una vez -y no para cada posición- en la cabecera del pedido y se transfieren directamente desde allí a las posiciones del documento de ventas correspondientes.

En un "cockpit", el departamento de compras puede llevar a cabo todo el proceso de adquisición con proveedores externos de forma rápida y eficaz. Para ello, se reúnen y visualizan de forma clara y transparente los datos necesarios de los productos configurados, desde la conversión de la solicitud de compra hasta la recepción de las mercancías y la verificación de las facturas.

En el cockpit, el departamento de compras también puede definir individualmente qué información debe mostrarse para cada material de compra configurable.

Compruebe automáticamente las disponibilidades

Cuando se introduce un pedido de un cliente, Treorbis Variant también permite la comprobación automatizada y cruzada de la disponibilidad (comprobación ATP) de todos los materiales y componentes necesarios para la fabricación o el montaje del producto final.

Esto permite al departamento de ventas acordar fechas de entrega fiables con los clientes y reaccionar rápidamente ante los cuellos de botella reprogramando la entrega si es necesario.

Entre otras cosas, la comprobación ATP incluye las existencias en almacén, la capacidad de producción de todos los componentes en la estructura de lista de piezas multinivel generada y compara estos datos con los requisitos.

El resultado se visualiza claramente, con una función de semáforo que muestra al usuario la ruta crítica, es decir, el material que falta o las existencias muy bajas.

Análisis detallado

El módulo "Treorbis Variant Analytics" ofrece amplias funciones de análisis para evaluar los datos de configuración y permite así controlar eficazmente las variantes de los productos.

El usuario final define previamente en SAP ERP qué ratios de configuración deben analizarse, como características o valoraciones. Con la herramienta de análisis, las evaluaciones de ventas de una variante de producto se pueden llevar a cabo de forma fiable y detallada directamente en SAP Business Warehouse (SAP BW) y visualizarse de una forma gráfica atractiva: todo un hito.

A continuación, estos datos se extraen y se cargan en el almacén empresarial, donde se almacenan en una estructura de tablas especial y pueden evaluarse según una amplia gama de criterios: según configuraciones especialmente frecuentes, raras, rentables o costosas.

Si los datos de configuración se han completado o ampliado con nuevas características y variantes, los cambios se transfieren directamente a la estructura de la tabla BW con ayuda de la herramienta de análisis, reduciendo así el esfuerzo al mínimo.

Las consultas se realizan mediante SAP Business Explorer (SAP BEx) o las herramientas de generación de informes de SAP BusinessObjects. Treorbis Variant Analytics también puede utilizarse junto con un sistema SAP BW instalado en la base de datos SAP Hana. Esto significa que incluso las evaluaciones de cantidades muy grandes de datos de configuración se pueden completar en muy poco tiempo.

Formularios y modelos tridimensionales

Los nuevos requisitos de procesos orientados a la práctica también se incorporan rápidamente a la solución complementaria, ya que Treorbis siempre está al tanto de las necesidades del cliente y es miembro del Grupo de Trabajo de Configuración (CWG) (véase el cuadro de texto).

En este contexto, cabe destacar la optimización de los procesos basados en formularios en la gestión de ofertas con un control de impresión interactivo basado en la ampliación de la solución SAP Interactive Forms de Adobe.

De este modo, el departamento de ventas tiene la opción de incluir textos individuales, así como fotos, gráficos o dibujos en los documentos de venta, en función de la información de configuración.

Para simplificar los procesos de comprobación y hacer más eficaz la tramitación de pedidos en el área de ventas, en el futuro la configuración del producto también se mostrará en un modelo tridimensional.

Dado que el modelo tridimensional y los datos de configuración del sistema SAP están vinculados mediante una interfaz bidireccional, cualquier cambio en la configuración tridimensional se transfiere inmediatamente a los datos de SAP y, a su vez, cualquier cambio en SAP se muestra inmediatamente en el modelo tridimensional.

Utilizando el modelo 3D, el servicio externo de ventas puede configurar el producto deseado en un dispositivo móvil junto con el cliente B2B. De este modo, el cliente tiene la misma experiencia de compra cómoda en el sector empresarial que en las compras privadas en línea.

Una vez realizado el pedido, los datos se transfieren automáticamente al sistema SAP, donde se procesan de inmediato y se activan directamente los procesos posteriores de compra y producción.

Este enfoque acelera la tramitación de los pedidos, acorta los plazos de entrega y aumenta la satisfacción del cliente. Eso es lo que importa al final.