Automatización SAP con IA y ML

Empresas de todos los tamaños y sectores utilizan el software de SAP para gestionar sus procesos empresariales y logísticos, así como los relacionados con la producción y los clientes: más de 444.000 empresas en todo el mundo. Alrededor del 80% de los clientes del fabricante de software con sede en Walldorf son pequeñas y medianas empresas y 99 de las 100 empresas más grandes del mundo (en abril de 2023). Además, en determinados sectores, como el de la automoción, el uso de soluciones SAP se ha establecido prácticamente como estándar. 

El núcleo de un entorno de sistemas SAP suele ser un sistema ERP con funciones integradas. Según el Informe de Inversión 2023 del Grupo de Usuarios SAP de habla alemana (DSAG e. V.), el 79 por ciento de las empresas de la región DACH trabaja con el algo anticuado SAP ERP/ECC 6.0 o SAP Business Suite 7, el 41 por ciento utiliza la suite ERP actual SAP S/4 Hana en funcionamiento on-premise, el 8 por ciento la versión de nube pública. Dado que el mantenimiento general del antiguo sistema ERP finaliza en 2027 y el mantenimiento ampliado, más caro, tres años más tarde, es decir, en 2030, muchas empresas deben plantearse urgentemente el cambio a la nueva solución ERP. 

Automatización

Quienes se pasan ahora a S/4 Hana quieren sobre todo impulsar la transformación digital. Por desgracia, los progresos realizados no suelen ser satisfactorios: el 52% de las empresas no se consideran muy avanzadas en este camino, afirma el Informe de Inversión 2023 del DSAG. 

La automatización de procesos es una forma de apoyar significativamente la transformación digital en una empresa. Puede utilizarse en ventas, compras, servicios, fabricación y logística o en finanzas y recursos humanos. Pero el departamento jurídico también puede beneficiarse de las consultas a bancos de datos y la investigación jurídica, la organización de TI de la gestión de servicios de TI (ITSM) y el cambio a S/4 Hana. La automatización de transacciones y flujos de trabajo con la ayuda de robots de software cambia fundamentalmente la forma en que se gestionan los procesos y se completan las tareas de trabajo. Por lo tanto, se considera la pieza final y decisiva del rompecabezas para una transformación digital. 

Abanico de posibilidades

El entorno SAP, en particular, ofrece un enorme abanico de posibilidades de automatización. Basta pensar en acciones cognitivas como el inicio de sesión de un usuario en un sistema SAP o la introducción de datos en la interfaz SAP GUI para Windows (WinGUI), la extracción de datos de facturas o pedidos de venta y su procesamiento en el software SAP correspondiente, la previsión de resultados financieros y la elaboración de informes financieros o la realización de un control cero en el almacén. Los robots también pueden utilizarse para automatizar procesos de RRHH en SAP SuccessFactors, como la contratación y la incorporación, que requieren numerosos pasos manuales. En la incorporación, por ejemplo, el espectro abarca desde la firma del contrato, la desactivación del anuncio en el portal de empleo, la introducción de los datos de personal en SAP ERP o S/4 y SuccessFactors hasta la creación de los ID de usuario en varios sistemas informáticos y la adquisición de hardware para el nuevo empleado.

Pedido a caja

Los robots de software también pueden utilizarse para integrar las relaciones de proceso entre los sistemas SAP y las aplicaciones no SAP (críticas para la empresa) sin API. 

Un ejemplo de este tipo de integración de sistemas SAP y no SAP a través de la automatización se ilustra aquí utilizando el proceso order-to-cash, es decir, el procesamiento de pedidos desde el pedido hasta la recepción del pago.

Una empresa que utiliza software ERP de SAP gestiona sus procesos relacionados con los clientes en la solución CRM de un proveedor externo, ya sea Salesforce o Microsoft Dynamics 365. En cuanto un cliente realiza un pedido o firma un contrato, el estado del proceso de esta oportunidad de venta se marca como "ganada" en el CRM y se completa. A continuación, el robot de software se encarga de los pasos de trabajo posteriores, siempre que exista un conector para el CRM correspondiente y una integración Bapi entre el ERP de SAP y el CRM que no sea SAP. Inmediatamente después de la finalización y de forma totalmente automática, transfiere los datos necesarios al sistema SAP, crea allí el pedido del cliente y actualiza a su vez la información en el software CRM. 

Optimizar las pruebas y la migración

El departamento de TI, por su parte, se beneficia del uso de soluciones de automatización de pruebas en las pruebas de SAP (generación de casos de prueba, ejecución de pruebas, generación de informes, gestión de requisitos y errores, integración de CI/CD, pruebas exploratorias) y en la migración a S/4 Hana, entre otras cosas. 

En lugar de realizar sus pruebas manualmente, como sigue haciendo el 72 por ciento de los clientes de SAP, a pesar de que se ha demostrado que este método es caro, ineficaz y propenso a errores, el equipo de SAP Basis puede crear fácil y rápidamente escenarios de pruebas SAP automatizados utilizando la automatización de pruebas integrada en una plataforma de automatización. Esto es significativamente más eficiente y rentable, especialmente porque los componentes de prueba individuales pueden reutilizarse.

La integración con SAP Solution Manager (SolMan) amplía el potencial de automatización a los casos de prueba de todo el entorno empresarial, incluidas las aplicaciones SAP y no SAP. Los clientes de SAP pueden ejecutar casos de prueba, compartir datos de prueba complejos y, además, los informes precisos en una vista consolidada ayudan a realizar un seguimiento continuo de los KPI.

La automatización también ayuda a acelerar el cambio a S/4 y a hacerlo de forma fluida, segura y conforme a las normativas, en todos los pasos. Esto comienza con el registro de los procesos SAP (minería de procesos) y el diseño del futuro entorno S/4 y se extiende a través de la asignación y migración de datos y estructuras a las pruebas de regresión. La reutilización de los robots y la cartera de pruebas en futuros proyectos también protege las inversiones realizadas. 

Al mismo tiempo, la automatización ayuda a amortiguar la escasez de personal cualificado en TI y, posiblemente, a compensar la falta de experiencia interna en SAP, otro punto a favor de la automatización.

La plataforma adecuada

Desde una perspectiva técnica, una plataforma de automatización moderna que funcione con tecnologías de IA y ML es adecuada para automatizar procesos SAP. Debe admitir tecnologías de interfaz SAP comunes como SAP WinGUI, WebGUI, Fiori y SAP Business Client y ser compatible con soluciones locales y en la nube de SAP, así como con tecnologías de interfaz SAP, por ejemplo Bapi, RFC, OData.

Una ventaja adicional es que la plataforma también proporciona paquetes de flujo de trabajo RPA predefinidos y listos para usar de las transacciones y procesos más frecuentes en SAP ERP y S/4. Estos paquetes permiten una entrada rápida y sencilla en la automatización de los procesos SAP entre módulos, así como en una administración de SAP Basis asistida por RPA. Permiten una entrada rápida y sencilla en una automatización de módulos cruzados de procesos SAP, así como en una administración de SAP Basis soportada por RPA, y todo ello con costes manejables. Para garantizar una automatización estable y eficaz, los paquetes deben cubrir la automatización SAP WinGUI, así como la integración nativa a través de SAP-Bapi. 

Aparte de eso, una plataforma de automatización que automatice procesos SAP con robots de software debe, por supuesto, cumplir todos los requisitos legales y de conformidad y resistir cualquier auditoría.

El control de acceso basado en roles (RBAC), el cifrado completo, la certificación Veracode y los sellos de aprobación reconocidos, como los certificados SAP Certified Solution y SAP Endorsed Apps, proporcionan seguridad adicional.

Planificación estratégica

No cabe duda de que la automatización de los procesos SAP crea un auténtico valor añadido. Los empleados se ven liberados de actividades monótonas y repetitivas, lo que les deja más tiempo para sus tareas principales. Los procesos manuales propensos a errores se sustituyen por procesos automatizados. Esto crea un alto grado de seguridad. 

Para sacar el máximo partido de la automatización, su uso debe planificarse estratégicamente. Sin embargo, aquí es necesario ponerse al día. En muchos lugares, los proyectos de RPA en el entorno SAP, pero también en el no SAP, están motivados más por la táctica que por la estrategia. Las estructuras de silo en las que operan las unidades de negocio individuales difícilmente pueden romperse de este modo, sino que están más bien cimentadas. Esta es una de toda una serie de razones por las que los proyectos de RPA se quedan a medio camino o incluso fracasan.

Gestión del cambio

Sin embargo, la existencia de una visión y una estrategia es lo más importante para el éxito de la automatización de SAP a través de los límites departamentales. El punto de partida es un inventario exacto de la situación actual, que muestre el estado de la automatización en la empresa. Proporciona importantes puntos de partida para el desarrollo de una estrategia, sobre cuya base la automatización puede establecerse paso a paso de forma selectiva en toda la organización. 

Sin embargo, la automatización de procesos, y no sólo en el entorno SAP, no es sólo un proyecto informático, sino también un proyecto empresarial que implica cambios en los flujos de procesos y en la estructura organizativa. Esto último, en particular, resulta ser a menudo un importante punto de peligro. Según el investigador de mercado estadounidense Forrester Research, los proyectos de automatización rara vez fracasan por la tecnología, sino sobre todo por el pensamiento de silo en la empresa y la falta de aceptación por parte de los empleados. 

Por eso es tan importante implicar al personal desde el principio e introducirlo en las nuevas condiciones. Los usuarios seleccionados deben recibir información sobre el nuevo sistema a través de cursos de formación, tutoriales y talleres.
puedan desarrollar ellos mismos robots informáticos de acuerdo con el concepto de Desarrollador Ciudadano.

Al mismo tiempo, la preocupación de los empleados por perder el control o sus puestos de trabajo, causada por la ruptura del pensamiento de silo y la pérdida de los conocimientos dominantes, debe reducirse desde el principio mediante una gestión activa del cambio, que es una de las tareas delicadas en un proyecto de automatización. Por último, pero no por ello menos importante, el éxito de la automatización de procesos también depende del apoyo de la dirección o del consejo de administración.

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