SAP Ariba también es asequible para las pequeñas y medianas empresas

El grado de conexión electrónica entre proveedores y empresas ordenantes en Alemania oscila entre el 5% y el 50%. Esto es lo que han averiguado los investigadores de mercado de Lünendonk en una encuesta que dibuja una imagen típica de las medianas empresas en particular.

En términos concretos, esto significa que muchas PYME parecen seguir atascadas a mitad de camino hacia la Compra 4.0. Aparentemente, no pueden ni quieren permitirse las costosas soluciones de contratación electrónica y las conexiones EDI a las que se han limitado hasta ahora la mayoría de los enfoques de automatización.

En cambio, a menudo siguen tramitando sus pedidos y facturas manualmente, por teléfono, correo electrónico o fax. Sin embargo, estos canales de comunicación son lentos y propensos a errores, y gran parte de la información necesaria no está disponible en el momento oportuno.

No hay forma de evitar la automatización de las compras, como muestra un nuevo estudio de SAP. Según el estudio, el 73% de los responsables de compras, finanzas y cadena de suministro encuestados de numerosas empresas internacionales coinciden en que la transformación digital ofrece grandes oportunidades para mejorar las compras.

Al estandarizar y automatizar los procesos, Compras dispone de más tiempo para tareas conceptuales y estratégicas. Así, las empresas pueden reaccionar con mucha más eficacia ante los clientes y los mercados y anticiparse a las novedades.

Las soluciones en nube, cada vez más populares

"Con soluciones en la nube como SAP Ariba cada vez más populares, las empresas ya pueden aprovechar las opciones de conectividad electrónica de proveedores que son más rápidas, fáciles y baratas que los sistemas locales"

explica Sebastian Asshauer, especializado en soluciones de adquisición basadas en Ariba como socio asociado de la consultora informática Apsolut.

Ariba es el líder mundial en soluciones de compra en la nube, que conecta a compradores y proveedores de más de 2,5 millones de empresas y 190 países, con un volumen comercial de 1,25 billones de dólares.

Ariba ofrece una amplia gama de funciones para procesos de compra operativos y estratégicos. A esto se añade la gestión de tesorería para gestionar los procesos de adquisición, controlar los gastos, aplicar posibles ahorros y crear una cadena de suministro estable.

Además, el acceso a miles de fuentes de suministro ofrece a las empresas la posibilidad de obtener el mejor valor por su dinero. Para los proveedores, SAP Ariba proporciona una plataforma para ampliar su base de clientes global y simplificar los ciclos de ventas.

Plataforma de negociación líder en el mundo

Desde que SAP adquirió el especialista en la nube Ariba en 2012, las grandes empresas en particular han optado por utilizar la plataforma de comercio global. Han integrado las soluciones en la nube de SAP Ariba en su sistema SAP ERP o SAP SRM (SAP Supplier Relationship Management) existente a través de interfaces preconfiguradas.

Estos escenarios de nube híbrida les ofrecen la ventaja de proteger sus inversiones actuales. Al mismo tiempo, los procesos pueden externalizarse a la nube y estandarizarse mediante soluciones de mejores prácticas que no forman parte de las competencias básicas de la contratación.

Sin embargo, la mayoría de las PYME siguen mostrándose escépticas a la hora de utilizar SAP Ariba porque rehúyen el tiempo y los gastos que conlleva un proyecto de implantación. Esto puede cambiar ahora:

Ya está disponible una solución SAP Ariba personalizada y empaquetada para el mercado medio superior. Este producto preconfigurado fue lanzado al mercado por SAP junto con la consultora Apsolut, especializada en procesos de adquisición, como parte de una iniciativa para PYME.

Dado que utiliza determinadas funciones básicas de la versión completa de Ariba basada en la nube, la licencia y los precios también son asequibles para las PYME. La ventaja es el breve plazo de implantación, de unas pocas semanas, y unos costes de proyecto manejables.

Compras por correo electrónico

Las soluciones de compras preconfiguradas de SAP Ariba ofrecen flujos de trabajo, funciones y plantillas de formularios basados en las mejores prácticas que permiten a las medianas empresas gestionar los procesos de adquisición a pago como procedimientos basados en correo electrónico con los proveedores: desde el pedido hasta la recepción de mercancías y la facturación.

Como resultado, los procesos de compra pueden gestionarse de forma más rápida y rentable, por ejemplo, porque no hay facturas en papel y el departamento de compras no se salta ningún proceso de adquisición, palabra clave: "compra inconformista".

Las medianas empresas también pueden mejorar el cumplimiento y comprobar si se respetan las condiciones acordadas en todos los procesos de pedido. El grupo destinatario de las soluciones de compras preconfiguradas de SAP Ariba son empresas con un volumen de compras anual de unos 50 millones de euros.

Dado que los proveedores pueden utilizar las soluciones SAP Ariba SME en su mayor parte de forma gratuita, se puede eliminar otro obstáculo en el camino hacia la Compra 4.0. Según el estudio de Lünendonk mencionado al principio, una razón importante del bajo nivel de trabajo en red con las empresas encargadas de los pedidos es que "muchos proveedores parecen abrumados por las soluciones tecnológicas y no quieren permitírselas económicamente".

Sebastian Asshauer, de Apsolut, aconseja a las PYMEs que contraten a un socio consultor de TI para un proyecto SAP Ariba que combine un sólido conocimiento de los procesos de compra con conocimientos de SAP y SAP Ariba.

"Este socio también puede encargarse de la comunicación con los proveedores y la gestión de catálogos si es necesario"

Asshauer señala otra forma de descargar a compras de tareas rutinarias. El soporte externo profesional también es útil si la solución preconfigurada "Basic Sourcing" de SAP Ariba debe complementarse con funciones de la versión completa.