SAP a través de iPhone y iPad

La gama de productos del Grupo Winkler de Stuttgart, con presencia internacional, incluye más de 100.000 artículos, principalmente piezas para vehículos industriales. Con una aplicación inteligente de apps móviles para utilizar SAP ERP en smartphones y tabletas, el mayorista de piezas y accesorios para vehículos industriales no solo ha dado un paso importante hacia un asesoramiento integral del cliente.

De hecho, la puerta se ha abierto de par en par a muchos nuevos campos de aplicación. Pero lo primero es lo primero. La introducción de SAP ERP junto con All for One Steeb se remonta a varios años atrás.

Winkler trabaja ahora con varios componentes de la solución SAP Business Suite. Entre ellos figuran SAP Online Store y SAP Netweaver Business Information Warehouse, y próximamente SAP EWM (Extended Warehouse Management).

Como base de datos se utiliza Oracle 11g. Durante años, Winkler utilizó un ordenador portátil y UMTS para que el personal de campo accediera a SAP desde la carretera. Para ello se utilizaba un sistema de información de ventas, como front end para la tramitación de pedidos directamente en SAP (SD).

Sin embargo, el entusiasmo por la aplicación móvil para portátiles fue limitado.

"El arranque, la configuración de la conexión y el inicio de sesión tardan demasiado en los portátiles".

Este era el credo de la fuerza de ventas, y la interacción con el usuario no encajaba del todo con las ideas de un asesoramiento al cliente moderno y orientado al servicio.

"Estas experiencias no son únicas"

asegura Stephan Reisser, Director de Consultoría de Innovaciones de All for One Steeb AG.

"En lugar de voluminosos portátiles, muchas empresas se plantean utilizar smartphones y tabletas, que se han convertido en indispensables en el ámbito privado, junto con sus cómodas funciones en el entorno empresarial profesional.

Sin embargo, no es infrecuente que haya falta de voluntad para ponerlo en práctica, por ejemplo porque la dirección no impulsa el enlace smartphone/tableta-SAP con la suficiente constancia."

No es el caso de Winkler.

La chispa inicial

Durante un viaje por la ciudad, Rüdiger Hahn, Director General de Winkler, entra en contacto con el mundo de Apple cuando un amigo utiliza su iPhone para encontrar un buen restaurante italiano a poca distancia. Hahn queda impresionado.

Las consecuencias no se hicieron esperar:

"Rápidamente cambié completamente mi informática en el sector privado por Apple y también cambié mi Nokia Communicator por un iPhone"

Hahn declara para que conste.

Más allá de eso:

"¿No nos vendrían bien los dispositivos móviles de Apple en las empresas en lugar de los portátiles?".

se pregunta Hahn, y descubre que el jefe de informática de Winkler, Michael Zobel, tiene los oídos abiertos.

Después, se juntan y se ponen en marcha muchas cosas. SAP en iPhones y iPads" se configura como un proyecto clásico en el especialista en vehículos comerciales.

"Nuestro servicio sobre el terreno está pensado para ofrecer un asesoramiento completo y competente in situ en las instalaciones del cliente, pero no para sustituir al equipo interno de ventas, donde tienen lugar la entrada de pedidos y el seguimiento.

Por eso estamos equipando a nuestro personal de ventas con iPhones e iPads y creando aplicaciones móviles personalizadas precisamente para estos dispositivos, que combinan el uso de datos centrales seleccionados de SAP con la gran comodidad de uso de Apple, centrados en el asesoramiento integral del cliente, por supuesto sin comprometer la seguridad".

así es como Reinhold Schlotterer, miembro del equipo directivo de Winkler responsable de contabilidad, organización e informática, resume la ambiciosa tarea.

Seguridad, comodidad y motivación a partes iguales

Tras una exhaustiva evaluación y valoración de los distintos enfoques de solución, Winkler se decidió por la solución de movilidad SAP de All for One Steeb con ERP in Motion.

"Su uso no requiere ningún middleware independiente, por lo que resulta especialmente económico. En su lugar, los usuarios con conocimientos de Abap pueden determinar ellos mismos fácilmente qué datos desean movilizar desde su solución SAP"

explica Zobel.

Esto incluye el desarrollo de aplicaciones y la integración con SAP, así como la personalización mediante Abap. También se admiten todas las plataformas móviles habituales.

Entre las funciones opcionales se incluyen RFID, gestión de datos de acceso e integración en diversas soluciones de gestión de dispositivos.

"Tras la instalación y un taller introductorio de apenas tres días, así como una breve fase de aprendizaje práctico, pudimos utilizar la solución de movilidad de All for One Steeb en nuestro propio beneficio"

Zobel resume con satisfacción.

Conjuntamente con All for One Steeb, se realizó un sofisticado concepto de seguridad en un paso más del proyecto. Esto significa que los dispositivos móviles siempre acceden a los sistemas SAP centrales "punto a punto" a través de conexiones VPN cifradas y basadas en certificados.

El SAP Web Dispatcher también se instaló como "capa de seguridad". Desde un punto de vista puramente de seguridad, no hay comunicación directa entre los clientes móviles y los sistemas centrales de SAP.

La seguridad adicional la proporcionan los certificados públicos, que se utilizan siempre para la comunicación entre el iPhone, el iPad y el Web Dispatcher.

A pesar de estas elevadas normas de seguridad y de los rígidos sistemas de cortafuegos, el acceso de los clientes móviles, tanto de lectura como de escritura, se produce con un rendimiento sin precedentes.

Incluso la tediosa marcación a través de un ordenador portátil y UMTS es ya cosa del pasado. Todos los dispositivos móviles se gestionan y controlan mediante un sofisticado software de gestión de dispositivos móviles (MDM).

Se gestionan dos áreas estrictamente separadas para cada dispositivo: privada y de empresa. Si se pierde un iPhone o iPad, se puede bloquear inmediatamente desde una ubicación central.

No lleves tu propio dispositivo

"Hemos descartado traer tu propio dispositivo por razones de seguridad; en su lugar, cada uno recibe su propio iPhone o iPad personal de la empresa y se le permite expresamente utilizarlo para fines privados"

asegura Schlotterer,

"Esto nos ha hecho ganar muchos puntos con los representantes de ventas. Nuestros compañeros están muy orgullosos de su nuevo entorno de trabajo de última generación y están muy motivados."

Sin embargo, es esencial establecer normas y precauciones claras. ¿Quién es responsable de la copia de seguridad y recuperación de los datos privados? ¿Quién es responsable de los datos empresariales?

"La necesidad de regular el uso profesional y privado en un mismo dispositivo es cualquier cosa menos trivial. Es esencial prestar una atención extrema a los detalles. Un paso en falso, y la buena voluntad y la confianza, que todo proyecto de informática móvil necesita, pueden verse notablemente perjudicadas"

subraya Schlotterer.

"Por eso no sólo lo hemos pensado todo, sino que lo hemos plasmado en un acuerdo de usuario independiente de forma plausible, comprensible y creíble".

De Abap a desarrollador de aplicaciones y viceversa

"Mis promotores también están muy orgullosos"

Zobel está encantado.

Ahora utilizan su experiencia en Abap, que inevitablemente tiene a veces un aire de la vieja escuela, junto con su conocimiento de los procesos empresariales para desarrollar aplicaciones empresariales de vanguardia.

Como resultado, se desarrolló rápidamente en la empresa una aplicación de monitorización de ventas convincente para la primera fase de implantación. Los datos de clientes y productos, precios, disponibilidad, plazos de entrega y condiciones de las distintas áreas de aplicación de SAP se presentan de forma clara en una imagen global móvil, específicamente para la interacción familiar con iPad e iPhone.

Los 300 representantes de ventas iniciales también recibieron formación bajo la supervisión directa de los promotores. Se organizaron talleres obligatorios de un día de duración en varias sedes de Winkler a lo largo de unos cinco meses.

"Además de entregar los iPhones y iPads, el objetivo principal aquí era profundizar en los escenarios de aplicación de nuestra recién desarrollada app de monitor de ventas"

informa Zobel.

"El hecho de que esto provocara un impulso positivo adicional fue totalmente intencionado"

como señala Zobel con una sonrisa.

La intensa comunicación entre el servicio externo y los desarrolladores hace tiempo que ha abierto nuevos círculos. El equipo interno de ventas también está entusiasmado.

"Nuestro monitor de ventas, que actualmente solo está disponible como aplicación móvil, ha tenido tan buena acogida que pronto estará disponible directamente en la aplicación central de SAP.

También en este caso se demandan conocimientos de Abap. También se está trabajando en una aplicación de marketing que permitirá el acceso móvil a todos los datos de nuestro catálogo."

Una aplicación lleva la gestión a SAP

Como resume el Director General Hahn, "nuestra nueva solución móvil nos ha permitido aumentar la satisfacción de nuestro personal de ventas y la calidad de nuestro asesoramiento. La utilización de SAP a través de smartphones y tabletas supera con creces nuestros tiempos anteriores con portátiles".

Sin embargo, son las nuevas aplicaciones, con su innovador acceso a los datos de SAP, las que proporcionan las principales mejoras de rendimiento. Hoy por hoy, Winkler, especialista en vehículos industriales, no ha llegado ni mucho menos al final del camino en lo que respecta a la informática móvil de SAP.

"En cualquier caso, el equipo directivo ya espera con impaciencia nuestra cabina de gestión móvil".