S/4, Tradesprint e Hybris

Dado que la antigua solución ERP introducida en 1985, con la que la tienda estaba vinculada a través de numerosas interfaces, fue interrumpida por el fabricante, la asociación decidió cambiar a SAP Hybris.

Se encargó a Poet la implantación y lleva trabajando con el nuevo sistema desde mayo de 2017. Ahora permite manejar y armonizar fácilmente grandes cantidades de datos de productos de varios proveedores y ahorrar mucho tiempo en el mantenimiento y la transferencia de datos en comparación con antes.

Desde tiendas especializadas orientadas al consumidor hasta tiendas profesionales, el grupo Ringfoto-Verbund suministra a sus miembros una amplia gama de productos, que incluye incluso una selección de modernos equipos de estudio.

Dado que todos los miembros de Ringfoto en Alemania, Austria, Países Bajos, Dinamarca y Bélgica actúan como empresarios independientes que deciden por sí mismos qué servicios del grupo utilizan, debe ser posible representarlo en el sistema ERP o en la tienda en línea del grupo.

"Teniendo en cuenta el gran número de productos de la gama y los diferentes idiomas de los cuatro países, había problemas a este respecto con la arquitectura de software que funcionaba desde 1985"

informa Gerlinde Wiest-Gümbel, socia directora de Poet.

El antiguo programa ERP sólo podía manejarse a través de una interfaz AS400 clásica sin interfaz gráfica de usuario. Un anticuado sistema de gestión de información de productos basado en Lotus Notes servía de base de datos.

Además, las tiendas de los cuatro países estaban equipadas con contenidos alemanes, ya que no había posibilidad de adaptarlos.

En conjunto, el panorama del software era muy heterogéneo, con más de 60 interfaces para más de 20 programas. Esta circunstancia hizo necesaria una gestión de datos compleja, en parte cuádruple.

"Dado que las interfaces con formatos diferentes tenían que replicarse mediante procesos temporizados que se ejecutaban en segundo plano, esto provocaba un tiempo de sincronización de hasta 24 horas"

explica Oliver Hachmann, responsable de informática y organización de Ringfoto.

Así, los comerciantes no tenían acceso a los niveles de existencias y precios más actualizados. Los cambios en los requisitos legales e internos también eran complicados y largos:

Además de las modificaciones a medida, por ejemplo al pasar al sistema de adeudo directo SEPA, en algunos casos hubo que integrar software adicional de terceros. Esto fue tanto más difícil cuanto que cada vez había menos desarrolladores para los antiguos sistemas.

Preparado para el futuro, el aspecto se mantiene

Cuando el fabricante interrumpió el ciclo de vida del antiguo sistema, la asociación decidió cambiar a Hybris. Con el nuevo sistema implantado por Poet, los datos del ERP están ahora disponibles en tiempo real.

Esto es necesario para responder a las crecientes exigencias de los sistemas de comercio electrónico.

"La rapidez, una presentación clara de la información específica del cliente y la posibilidad de ofrecer servicios adicionales son hoy indispensables para que una tienda B2B esté preparada para el futuro."

Wiest-Gümbel está convencido.

Por tanto, apenas había alternativas a la reconversión:

"Aunque podríamos haber seguido utilizando la solución antigua y habernos pasado en parte a los programas actuales de Microsoft, el resultado no habría sido el ideal, a pesar de las inversiones realizadas".

Hachmann describe el dilema.

La creación de nuevas interfaces no era rentable y el gasto monetario de una solución que seguiría siendo susceptible de errores de transmisión y del sistema era demasiado elevado.

La nueva introducción de SAP resultó así más atractiva porque las aplicaciones empresariales ofrecen amplias funcionalidades para el comercio.

"Con la integración de Hybris, todos los componentes esenciales del sistema de la tienda proceden ahora de una misma casa. Esto facilita mucho la prestación de los distintos servicios de datos."

dice la persona responsable del tratamiento de datos en Ringfoto.

Para que el cambio fuera lo más fácil posible tanto para los miembros como para los clientes finales en términos de aceptación por parte de los usuarios, Ringfotos quiso conservar el aspecto y la sensación anteriores.

Al mismo tiempo, los procesos debían ser más rápidos y transparentes para poder reaccionar mejor a las necesidades del cliente final y a los cambios del mercado. Además, se deseaba poder implantar en poco tiempo futuras introducciones informáticas con el nuevo sistema.

De acuerdo con estos requisitos, se implementó la suite ERP en tiempo real S/4 Hana y se complementó con Tradesprint, una solución industrial para mayoristas técnicos desarrollada por Cormeta, socio de Poet.

La tienda real se implantó con SAP Hybris Commerce, ya que la naturaleza modular de esta solución ofrecía un alto grado de flexibilidad a la hora de implementar los requisitos específicos del cliente.

De este modo, los distintos aceleradores permiten un diseño ágil y de alto rendimiento de diversos escenarios B2B y B2C.

"Los pedidos pueden procesarse ahora de forma sincrónica, de modo que los niveles de existencias y los precios se actualizan al instante y están a disposición de los comerciantes cuando se solicitan los pedidos"

Hachmann está satisfecho.

Gestión de datos de productos y almacenes en tiempo real

A través de una interfaz entre el ERP y la tienda, los afiliados pueden consultar su historial de pedidos y las facturas correspondientes en la zona "Mi RIO".

En caso de anulaciones o cambios de pedido, el total de existencias se ajusta con efecto inmediato. Un ajuste del valor de las existencias permite notificar las devoluciones a la tienda utilizando su número de serie, recogerlas y ajustar el número de artículos en existencias.

Su valor se contabiliza entonces como crédito. Los datos no almacenados se guardan fuera de la OIR. Se preparan como un servicio para los miembros y están a su disposición como descarga delta.

"De este modo, pueden seguir procesándose en el sistema ERP específico del concesionario y utilizarse para el control de calidad o la conciliación, así como para la actualización y complementación periódicas."

Wiest-Gümbel explica.

Al consultar en la tienda, la vista de la tienda puede seleccionarse de forma que permita una comparación clara de los distintos productos con sus funcionalidades.

Los precios del distribuidor son invisibles. En caso necesario, se puede crear una oferta individual para cada interesado. En el caso de un pedido, se puede acelerar su tramitación cargando una lista Excel con códigos EAN.

Además, se pueden crear listas de vigilancia y dar nombre a las cestas de la compra y guardarlas para simplificar la reordenación.

Utilizando distintos niveles de autorización, los comerciantes pueden distinguir entre los usuarios que hacen pedidos y los que sólo pueden buscar productos o guardar cestas de la compra. Estos últimos deben ser liberados por personas autorizadas.

Dirección específica del país y del grupo destinatario

"Mantener un sistema central con datos de producto coherentes requiere un esfuerzo financiero y de tiempo significativamente menor. La base tecnológica uniforme permite así un mantenimiento más sencillo por parte de los responsables informáticos de Ringfoto y va de la mano de un importante ahorro de costes."

Wiest-Gümbel destaca las ventajas centrales de la innovación.

A pesar del gran esfuerzo de planificación y coordinación que supuso la coordinación con el socio Cormeta, los datos sobre decenas de miles de productos de un amplio abanico de proveedores y suministradores pudieron introducirse en el sistema en el menor tiempo posible, para que los aproximadamente 1900 comerciantes especializados de la asociación Ringfoto puedan acceder a ellos de forma flexible y adaptada a sus necesidades.

Esto significa que toda la cadena de valor, desde el proveedor, pasando por la asociación y los comerciantes individuales, hasta el cliente final, está ahora atendida por un solo sistema.

Se migró el contenido de las páginas de información de las tiendas existentes, así como los datos de los productos en el sistema PIM. Esto último exigió redefinir el sistema de clasificación y optimizar la estructura del catálogo.

El software Protogo, desarrollado por Poet, se utiliza para enriquecer los datos de los productos. Se creó un departamento de datos maestros específico para la administración.

Otra novedad es la introducción de equipos de contenidos específicos para cada país que trabajan de forma independiente. En el futuro, estos equipos diseñarán actividades y campañas especiales, redactarán contenidos y diseñarán banners para dirigirse mejor a los respectivos grupos destinatarios.

Para ello, en el backend del sitio web hay cuatro catálogos que pueden rellenarse independientemente unos de otros. Los datos de los productos se toman ahora de un catálogo de productos multilingüe.

En el periodo previo a la puesta en marcha, se impartieron sesiones de formación relacionadas con las aplicaciones sobre el backend de la tienda, la gestión de la información de los productos, la consola de gestión de Hybris, así como la configuración de todos los sistemas y el área de administración de las cabinas e interfaces correspondientes. Desde entonces, el sistema funciona a la perfección.

En el futuro, las campañas de marketing también se gestionarán a través del nuevo sistema. Además, el año que viene debería ser posible personalizar boletines, correos y sitios web de clientes finales con fines de marketing. De este modo, no sólo se abarcará el B2B, sino también todos los ámbitos del B2C.