Migración a S/4: el camino pasa por los sistemas heredados desmantelados

Llegará el momento en 2025 a más tardar. Será entonces cuando finalice el mantenimiento de las versiones anteriores de SAP. Para entonces, los clientes actuales de SAP deberían haber migrado a S/4 Hana, tal y como anunció Walldorf en 2015. Es probable que el número de los que ya han migrado siga estando en el rango porcentual de un solo dígito en 2018. Y es probable que el número de clientes SAP existentes que pueden migrar a SAP S/4 Hana utilizando las herramientas de conversión estándar que se ofrecen sea correspondientemente bajo. Aunque estas son excelentes, solo pueden aprovechar sus ventajas mientras los clientes permanezcan en el estándar SAP.

Con una cifra estimada de 50.000 clientes en todo el mundo sólo en el área de ERP -de los cuales alrededor del 20% se encuentran en Alemania, Austria y Suiza-, esta constatación supone un problema, ya que es de dominio público que la gran mayoría de los usuarios de SAP han invertido mucho tiempo y dinero en la personalización específica de sus sistemas SAP para cumplir los requisitos más recientes de cada área empresarial.

Esto refleja, entre otras cosas, el enorme aumento de la penetración de las soluciones SAP en las empresas, sobre todo si se compara la situación con la última gran actualización de SAP R/2 a SAP R/3. Por lo tanto, no es exagerado hablar de una tarea gigantesca para transferir los datos contenidos en los sistemas SAP ERP existentes al nuevo mundo del software.

La trampa del coste de la migración: la falta de expertos

En el entorno empresarial, se espera que la migración de datos requiera unos 5.000 días-hombre. Incluso si asumimos una media de 2.000 días-hombre por proyecto, esto supondría una necesidad de capacidad de 20 millones de días-hombre en el mercado DACH para 2025, es decir, unos 3,2 millones al año. Incluso si todos los 2.000 expertos en migración de datos que se calcula que hay en los países de habla alemana trabajaran 365 días al año, solo habría una necesidad de capacidad de 730.000 días-hombre al año.

Incluidas las vacaciones y otros tiempos de inactividad, se necesitarían cinco veces más expertos en migración de los que se dispone en la actualidad para realizar los proyectos de aquí a 2025. Como esto es imposible según Adam Riese, solo quedan otras opciones: los sistemas antiguos siguen funcionando a pesar del fin del mantenimiento y coexisten con la nueva generación de software, que se llena exclusivamente con datos nuevos.

Esto conlleva inevitablemente un aumento significativo tanto de la inversión como de los costes operativos para configurar el nuevo entorno SAP S/4 Hana y seguir operando con los sistemas existentes. Es probable que sólo unas pocas empresas puedan y quieran realizar este esfuerzo adicional.

La migración parcial tampoco es una buena solución

En este escenario, es probable que el funcionamiento continuado de los sistemas que ya no se mantienen sea inevitable incluso si parte de los datos se transfieren al nuevo mundo del software en 2025. Esto se debe a que, incluso en el caso de una migración parcial, los datos se asignarán a las nuevas estructuras. Por tanto, los auditores y fiscalistas no reconocerán que los datos migrados son los originales. ¿Quién querría responsabilizarse de esto?

Ambos escenarios son insatisfactorios, no solo para los actuales clientes de SAP que tienen la vista puesta en el fin del mantenimiento en 2025, sino también para aquellos que quieren hacer de S/4 Hana la base de su estrategia de digitalización. Estos últimos, en particular, no pueden ni quieren ver peligrar su propio calendario de cambio a la nueva generación de software por falta de recursos en el mercado.

La solución es una plataforma neutral

Para evitar la trampa de los costes y el cumplimiento, sólo hay una solución: los datos deben eliminarse completamente de los sistemas SAP existentes sin cambiar su estructura y almacenarse en una plataforma neutral a prueba de auditorías. Por supuesto, los datos, pero también la información no estructurada, como los documentos empresariales, deben almacenarse junto con su contexto empresarial, por lo que tiene más sentido hablar de historizar la información antigua en lugar de archivarla.

Datos: Menos es más

Por un lado, este enfoque permite apagar por completo los sistemas heredados a posteriori, con lo que se consigue un ahorro masivo en costes operativos. El potencial de ahorro a este respecto suele ser del 60% al 80% en comparación con el funcionamiento continuado de los sistemas heredados.

Pero, además, este enfoque permite ahorrar costes y tiempo durante la migración de datos. Esto se debe a que una plataforma de este tipo permite seleccionar de forma selectiva los datos que deben transferirse al nuevo mundo SAP y adaptarlos a sus estructuras.

La experiencia demuestra que de este modo puede evitarse hasta el 75% del esfuerzo de migración y los costes asociados. Porque incluso con una migración parcial de datos, la regla del 80/20 resulta ser válida: por término medio, sólo hay que transferir una quinta parte del stock de datos al nuevo sistema, las cuatro quintas partes restantes permanecen en la plataforma neutral.

Cualquiera que tenga dudas sobre una reducción tan grande sólo tiene que considerar cuántos duplicados se han acumulado en los sistemas heredados a lo largo de los años. Al fin y al cabo, el número de sistemas SAP en uso y las bases de datos asociadas no han dejado de crecer.

Precisamente por eso, en los últimos años ha aumentado el número de proyectos de consolidación y centralización de sistemas. Estas empresas han aprovechado la oportunidad no sólo para reducir su base de datos eliminando duplicados, sino también para limpiar sus datos maestros. Básicamente, la actualización de versiones a SAP S/4 Hana es la oportunidad ideal para transferir únicamente los datos maestros más perfectos posibles. Cuantos menos datos haya que migrar a la nueva generación de software, más fácil será el proceso de limpieza.

Eficiencia gracias al desmantelamiento de los sistemas heredados

Con una plataforma para la historización y migración de datos y documentos heredados, esto es exactamente lo que es posible. Además, el acceso a toda la información historizada sigue siendo ilimitado. Esto tiene dos ventajas decisivas: Los datos y documentos pueden integrarse en los procesos empresariales en curso, aunque su migración no merezca la pena. Por ejemplo, los empleados del servicio de construcción de plantas pueden acceder a los planos de construcción o informes de mantenimiento históricos a través de una tableta y utilizarlos para su trabajo actual.

Por otro lado, las empresas tienen plena seguridad jurídica. Como la información migrada también se almacena en la plataforma en el formato y la estructura originales a prueba de auditorías, los auditores internos y externos pueden verificar su autenticidad, mientras que los usuarios pueden seguir trabajando con los datos migrados en la estructura de la nueva generación de software.

Requisitos especiales

Todos estos escenarios plantean exigencias especiales a la plataforma aquí descrita para la historización y migración de datos y documentos heredados. La solución debe ser capaz de extraer de forma fiable y verificable todos los datos y documentos de los sistemas heredados y almacenarlos sin cambios en su estructura.

Al mismo tiempo, sin embargo, deben convertirse a un formato de datos moderno, que permita cualquier migración necesaria o deseada a SAP S/4 Hana o incluso a sistemas de terceros, y la visualización de la información historizada debe ser independiente del dispositivo para que los usuarios especializados, el personal de auditoría interna o los auditores externos puedan acceder fácilmente a ella. Por supuesto, una solución puramente basada en navegador es ideal para esto, de modo que no sea necesario instalar, mantener o aprender a utilizar un nuevo software en ningún endpoint.

Desde la perspectiva del cliente, es por supuesto crucial que una solución de este tipo le ayude a decidir qué datos deben migrarse a la nueva generación de software, como SAP S/4 Hana, y cuáles no. Para ello, se dispone de herramientas configurables como parte de la plataforma que buscan automáticamente en la base de datos historizada, por ejemplo, sociedades que ya no tienen correspondencia en la realidad. Puede tratarse de fábricas o filiales cerradas o vendidas. Simplemente no tiene sentido migrar esta información antigua.

Compatible con DSGVO

Además, las nuevas generaciones de software se enfrentan a una nueva generación de requisitos de cumplimiento. El Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD) es un buen ejemplo de ello. Estamos entrando en una nueva era. Mientras que antes el principio era que era mejor guardarlo todo y no borrar nada, aunque fuera por error, ahora las empresas deben tener la capacidad no solo de guardar datos de forma selectiva, sino también de borrarlos a nivel del registro de datos individual.

Por supuesto, esto se aplica no sólo a los sistemas productivos, sino también a los sistemas heredados. Entre ellos, sin embargo, hay algunos que no pueden readaptarse para su eliminación en absoluto.

Aquí también puede ayudar una plataforma de historización y migración de datos heredados. Por supuesto, necesita funcionalidades completas de gestión de la retención para los periodos de conservación, el borrado automático y manual, pero también para suspender el proceso de borrado, por ejemplo para procedimientos legales.

En los países anglosajones, esta funcionalidad se denomina retención legal. En un caso así, naturalmente hay que saber qué datos, por ejemplo sobre una persona, deben bloquearse. Por lo tanto, con la ayuda de la plataforma, también debe ser posible determinar toda la información asociada a un registro de datos específico con sólo pulsar un botón, para estar absolutamente seguros de que se registran todos los datos relevantes. Por supuesto, esto también se aplica en el caso inverso de que un cliente solicite la supresión de todos los datos recogidos sobre él de conformidad con la legislación de la UE.

Zur Rose migra a S/4

La pregunta sigue siendo: ¿Existe siquiera una plataforma de este tipo y clientes que la hayan utilizado para recorrer y acortar el camino hacia S/4? La mayor farmacia de venta por correspondencia de Europa, Zur Rose -en Alemania, probablemente más conocida por su filial DocMorris- muestra el camino.

La empresa ha implantado una solución S/4 central a la que sólo se transferirán los datos actuales. La empresa espera reducir el stock total de datos en un 30% mediante la limpieza de duplicados y aumentar en consecuencia la calidad de los datos maestros.

Además, Zur Rose espera que el desmantelamiento sucesivo de todos los sistemas heredados se traduzca en un ahorro anual de costes operativos del orden de seis cifras. La plataforma JiVS, que ha demostrado su eficacia en numerosos proyectos de clientes nacionales e internacionales, se utilizará para la historización y migración de la información heredada.