Migración a S/4: el camino pasa por los sistemas heredados desmantelados

Llegará el momento en 2025 como muy tarde. Entonces expirará el mantenimiento de las versiones SAP más antiguas. Para entonces, los clientes actuales de SAP deberán haberse pasado a S/4 Hana.

El anuncio correspondiente de Walldorf se produjo en 2015. El número de los que ya han migrado debería seguir estando en el rango porcentual de un solo dígito en 2018. Y es probable que el número de clientes SAP existentes que puedan migrar a SAP S/4 Hana con las herramientas de conversión estándar ofrecidas sea correspondientemente bajo. Aunque éstas son excelentes, sólo pueden aportar sus ventajas mientras los clientes hayan permanecido en el estándar SAP.

Teniendo en cuenta que se calcula que sólo en el sector de la ERP hay 50.000 clientes en todo el mundo -alrededor del 20% de ellos en Alemania, Austria y Suiza-, esta constatación plantea un problema.

Al fin y al cabo, es bien sabido que la gran mayoría de los usuarios de SAP han invertido mucho tiempo y dinero en la personalización específica de sus sistemas SAP para satisfacer hasta los últimos requisitos en todas y cada una de las áreas de la empresa.

Esto refleja, entre otras cosas, el enorme aumento de la penetración de las soluciones SAP en las empresas, sobre todo si se compara la situación con la existente durante el último gran cambio de versión de SAP R/2 a SAP R/3.

Por lo tanto, no es exagerado hablar de una tarea gigantesca para transferir los datos contenidos en los sistemas heredados SAP ERP al nuevo mundo del software.

La trampa del coste de la migración: la falta de expertos

En el entorno empresarial, cabe suponer un esfuerzo para la migración de datos de unos 5000 días-hombre. Incluso si se asume una media de 2000 días-hombre por proyecto, en el mercado DACH surgiría una necesidad de capacidad de 20 millones de días-hombre para 2025, es decir, unos 3,2 millones al año.

Incluso si todos los 2.000 expertos en migración de datos que se calcula que hay en los países de habla alemana trabajaran los 365 días del año, sólo habría una capacidad de 730.000 días-hombre disponibles al año.

Incluyendo las vacaciones y otros periodos de inactividad, se necesitarían cinco veces más expertos en migración de los que realmente hay disponibles para realizar los proyectos de aquí a 2025.

Como esto es imposible según Adam Riese, sólo quedan otras vías: los sistemas heredados siguen funcionando a pesar del fin del mantenimiento y coexisten con la nueva generación de software, que se llena exclusivamente con nuevos datos.

Esto conlleva inevitablemente un aumento significativo tanto de la inversión como de los costes operativos para configurar el nuevo entorno SAP S/4 Hana y seguir operando con los sistemas existentes. Es probable que sólo unas pocas empresas puedan y quieran realizar este esfuerzo adicional.

El funcionamiento continuado de los sistemas que se quedan sin mantenimiento es probablemente inevitable en este escenario, incluso si parte de los datos se transfirieran al nuevo mundo del software en 2025.

Esto se debe a que, incluso en el caso de una migración parcial, los datos se asignan a las nuevas estructuras. Por lo tanto, los auditores y fiscalistas no reconocerán que los datos migrados son los originales. ¿Quién quiere responsabilizarse de eso?

Ambos escenarios son insatisfactorios, no sólo para los clientes actuales de SAP que tienen la vista puesta en el fin del mantenimiento en 2025, sino también para los que quieren hacer de S/4 Hana la base de su estrategia de digitalización.

Estos últimos, en particular, no pueden ni quieren permitirse ver peligrar su propio calendario de cambio a la nueva generación de software por falta de recursos en el mercado.

Para evitar la trampa de los costes y el cumplimiento, sólo hay una solución: los datos de los sistemas SAP existentes deben eliminarse por completo sin cambiar nada de su estructura y almacenarse a prueba de auditorías en una plataforma neutral.

Es cierto que los datos, pero también la información no estructurada como los documentos empresariales, deben almacenarse junto con su contexto empresarial, por lo que tiene más sentido hablar de historizar la información heredada en lugar de archivarla.

Datos: Menos es más

Por un lado, este enfoque permite apagar por completo los sistemas heredados a posteriori, con lo que se consigue un ahorro masivo en costes operativos. El potencial de ahorro a este respecto suele ser del 60% al 80% en comparación con el funcionamiento continuado de los sistemas heredados.

Pero, además, este enfoque permite ahorrar costes y tiempo durante la migración de datos. Esto se debe a que una plataforma de este tipo permite seleccionar de forma selectiva los datos que deben transferirse al nuevo mundo SAP y adaptarlos a sus estructuras.

La experiencia demuestra que de este modo puede evitarse hasta el 75% del esfuerzo de migración y los costes asociados. Porque incluso con una migración parcial de datos, la regla del 80/20 resulta ser válida: por término medio, sólo hay que transferir una quinta parte del stock de datos al nuevo sistema, las cuatro quintas partes restantes permanecen en la plataforma neutral.

Cualquiera que tenga dudas sobre una reducción tan grande sólo tiene que considerar cuántos duplicados se han acumulado en los sistemas heredados a lo largo de los años. Al fin y al cabo, el número de sistemas SAP en uso y las bases de datos asociadas no han dejado de crecer.

Precisamente por eso, en los últimos años se han multiplicado los proyectos de consolidación y centralización de sistemas. Estas empresas han aprovechado la oportunidad no sólo para reducir su stock de datos eliminando duplicados, sino también para limpiar sus datos maestros.

Básicamente, la actualización de la versión a SAP S/4 Hana es la oportunidad ideal para transferir únicamente los datos maestros que sean lo más perfectos posible. Cuanto menos haya que migrar a la nueva generación de software, más fácil será limpiar los datos.

Eficiencia gracias al desmantelamiento de los sistemas heredados

Con una plataforma para la historización y migración de datos y documentos heredados, esto es exactamente lo que es posible. Además, el acceso a toda la información historizada sigue siendo ilimitado.

Esto tiene dos ventajas decisivas: Los datos y documentos pueden integrarse en los procesos empresariales en curso, aunque su migración no merezca la pena. Por ejemplo, el personal de servicio en la construcción de plantas puede acceder a través de una tableta a planos de construcción o informes de mantenimiento historizados y utilizarlos para su trabajo actual.

Por otro lado, las empresas disponen de plena seguridad jurídica. Dado que la información migrada también se almacena en la plataforma en el formato y la estructura originales a prueba de auditorías, los auditores internos y externos pueden certificar su autenticidad.

Al mismo tiempo, los usuarios tienen la opción de seguir trabajando con los datos migrados en la estructura de la nueva generación de software.

Todos estos escenarios plantean exigencias especiales a la plataforma aquí descrita para la historización y migración de datos y documentos heredados.

La solución debe ser capaz de extraer de forma fiable y verificable todos los datos y documentos de los sistemas heredados y almacenarlos sin cambios en su estructura.

Al mismo tiempo, sin embargo, deben transferirse a un formato de datos moderno, que permita la migración a SAP S/4 Hana o incluso a sistemas de terceros que puedan ser necesarios o deseados.

La visualización de la información historizada debe ser independiente del dispositivo para que los usuarios de la empresa, pero también el personal de auditoría interna o los auditores externos, puedan acceder a ella fácilmente.

Por supuesto, una solución basada exclusivamente en un navegador es ideal para ello, de modo que no sea necesario instalar, mantener o aprender a utilizar un nuevo software en ningún punto final.

Desde el punto de vista del cliente, es por supuesto crucial que una solución de este tipo le ayude a decidir qué datos deben migrarse a la nueva generación de software como SAP S/4 Hana y cuáles no.

Para ello se dispone de herramientas configurables como parte de la plataforma, que buscan automáticamente en el stock de datos historizados las sociedades que ya no tienen contrapartida en la realidad, por ejemplo.

Estas pueden ser, entre otras, plantas y filiales cerradas o vendidas. Simplemente no tiene sentido migrar esta información heredada.

Además, las nuevas generaciones de software cumplen una nueva generación de requisitos de conformidad. Un ejemplo de ello es, por supuesto, el Reglamento Europeo de Protección de Datos (EU-DSGVO). Sin duda, estamos entrando en una nueva era.

Mientras que en el pasado el principio era guardarlo todo y no borrar nada, aunque fuera por error, hoy las empresas deben tener la capacidad no sólo de guardar específicamente, sino también de borrar específicamente, a nivel del registro de datos individual.

Por supuesto, esto se aplica no sólo a los sistemas productivos, sino también a los sistemas heredados. Entre ellos, sin embargo, hay algunos que no pueden readaptarse para su eliminación en absoluto.

Aquí también puede ayudar una plataforma de historización y migración de datos heredados. Por supuesto, necesita funcionalidades completas de gestión de la retención para los periodos de conservación, el borrado automático y manual, pero también para suspender el proceso de borrado, por ejemplo para procedimientos legales.

En el mundo anglosajón, esta funcionalidad se denomina retención legal. En tal caso, hay que saber, por supuesto, qué datos, por ejemplo sobre una persona, deben bloquearse.

Con la ayuda de la plataforma, también debe ser posible identificar toda la información relacionada con un conjunto de datos específico con sólo pulsar un botón, con el fin de tener la certeza absoluta de que realmente se recopilan todos los datos relevantes. Por supuesto, esto también se aplica al caso inverso de la solicitud de un cliente de eliminar todos los datos recopilados sobre él de conformidad con la legislación de la UE.

Zur Rose migra a S/4

La pregunta sigue siendo: ¿Existe siquiera una plataforma de este tipo y clientes que la hayan utilizado para recorrer y acortar el camino hacia S/4? La mayor farmacia de venta por correspondencia de Europa, Zur Rose -en Alemania, probablemente más conocida por su filial DocMorris- muestra el camino.

La empresa ha implantado una solución S/4 central a la que sólo se transferirán los datos actuales. La empresa espera reducir el stock total de datos en un 30% mediante la limpieza de duplicados y aumentar en consecuencia la calidad de los datos maestros.

Además, Zur Rose espera que el desmantelamiento sucesivo de todos los sistemas heredados se traduzca en un ahorro anual de costes operativos del orden de seis cifras. La plataforma JiVS, que ha demostrado su eficacia en numerosos proyectos de clientes nacionales e internacionales, se utilizará para la historización y migración de la información heredada.