Las licencias S/4 se refieren a la gestión

Los últimos acontecimientos, así como la pandemia actual, demuestran que la gente se está volviendo menos resistente en algunos ámbitos a medida que aumenta su nivel de vida y su prosperidad. Esta idea también puede aplicarse al tema de las licencias informáticas.

Los tiempos que corren, con crecientes demandas de TI y soluciones de software cada vez más complejas, abruman cada vez más a la dirección y a las empresas con las respectivas licencias. He hecho esta experiencia no sólo personalmente como responsable de TI, sino también como consultor en otros proyectos.

Existen grandes diferencias entre las licencias de las empresas informáticas estadounidenses y europeas. SAP, como líder mundial del mercado de planificación de recursos empresariales (ERP), suele seguir desempeñando su propio papel.

El proceso de cambio y transformación tecnológica de SAP como líder del mercado de ERP se ha impulsado con el mayor esfuerzo durante seis años. Sin embargo, desde el punto de vista de la dirección, se presta comparativamente poca atención al tema de las licencias, lo que resulta sorprendente, ya que se trata de la actividad principal de SAP.

Muchos directivos tienen la sensación de que SAP apenas les informa activamente, a pesar de que son ellos quienes toman las decisiones. La información detallada necesaria sobre la transformación de licencias la proporcionan principalmente los socios especializados de SAP, DSAG y E-3 Magazine.

La atención se centra principalmente en las nuevas licencias para la base de datos Hana, las aplicaciones S/4, las soluciones en la nube y las nuevas tecnologías. Debido a la ampliación de la cartera de productos, existen nuevos modelos de licencia en diversas segmentaciones y complejidades jurídicas. Lo que no ha cambiado son los objetivos de los clientes: Seguridad de inversión y modelos de licencia flexibles en condiciones favorables.

SAP ofrece principalmente las variantes Conversión de productos o Conversión de contratos para la concesión de licencias de S/4 Hana, en las que también debería utilizarse la opción de optimización de licencias.

Con la conversión del producto, el contrato principal actual de SAP se mantiene en lo esencial y sólo los módulos y áreas R/3 afectados se sustituyen por las nuevas licencias individuales de S/4 (DB, on-premises y cloud). Tampoco se modifican las categorías de usuarios. El abono de las licencias individuales antiguas es posible.

Con la conversión de contratos, el proceso de adquisición se ha hecho mucho más complejo y, al mismo tiempo, se ha elevado a un nivel estratégico. La fecha del antiguo contrato de uso indirecto desempeña un papel importante, al igual que la acreditación del volumen de licencia actual.

Con la nueva estrategia de SAP en la nube, también se establecieron al mismo tiempo las licencias de alquiler (modelo de suscripción), con riesgos ocultos en la letra pequeña. Esto significa que, para muchos clientes, surgen por primera vez modelos de licencia híbridos compuestos por licencias de compra y de alquiler, que también deben considerarse desde el punto de vista económico.

La conversión al nuevo contrato de licencia S/4 debe complementarse con la estrategia interna de SAP para los próximos tres a cinco años con el fin de determinar las soluciones de software necesarias. Al mismo tiempo, un equipo de expertos de las áreas afectadas y consultores debería acompañar todo el proceso de adquisición y desarrollar una estrategia de negociación.

La experiencia demuestra que esto es decisivo para el éxito de las negociaciones de licencia en términos de contenido y costes. En comparación con las empresas informáticas estadounidenses, hay que reconocer a SAP cierta flexibilidad.

Según una encuesta de DSAG, la concesión de licencias de S/4 es también un problema enorme para muchos clientes durante la implantación de proyectos, ya que las licencias de prueba de tres meses son totalmente insuficientes debido a los largos o plurianuales plazos de ejecución de los proyectos. Los clientes ya tienen que pagar por adelantado elevados costes de licencia en los sistemas del proyecto. Sin embargo, según las últimas informaciones, ya hay conversaciones con SAP para encontrar una solución.