Implantación de S/4 en velocidad turbo: ¡Son los datos, estúpido!

En 2022, la ola de migración y transformación a SAP S/4 Hana se pondrá realmente en marcha. Mientras que las inversiones en modernización e innovación se han frenado en los últimos meses debido a la pandemia, los clientes existentes de SAP han intentado -la mayoría de ellos probablemente en vano- aumentar las capacidades de desarrollo de sus productos y contratar a nuevos empleados para este fin. De este modo querían prepararse para lo que les parece un proyecto gigantesco.

Dependiendo del alcance de la implantación de S/4, dicho proceso de migración no es cuestión de meses, sino de años. En 2020, por ejemplo, según el estudio de PWC "SAP S/4 Hana - Experiencias de empresas de la región DACH", el 45% de las empresas encuestadas esperaba que el proyecto durara entre uno y tres años, mientras que el 35% esperaba que durara entre tres y cinco años.

Inmovilizar recursos valiosos, que en realidad deberían servir para el desarrollo ulterior de la empresa y la promoción de innovaciones, durante un período tan largo no tiene ningún sentido económico. Más aún en plena transformación digital, donde la innovación y la velocidad lo son todo.

Recursos escasos

Los usuarios experimentados de SAP están viviendo un déjà vu. Cuando llegó la oleada de migración de R/2 a R/3, el mercado de nuevos empleados con conocimientos de SAP quedó arrasado y las tarifas diarias de los consultores externos de SAP subieron a cotas astronómicas. Y los que no pudieron o no quisieron seguir el ritmo de esta guerra de ofertas tuvieron que esperar más de lo previsto para disponer del nuevo sistema. Exactamente esta situación amenaza con repetirse a partir del año que viene. Peor aún: tal escenario llegaría completamente en un momento inoportuno. La presión de la digitalización sobre las empresas es mayor que nunca, y cualquier retraso puede convertirse en un riesgo existencial en la competencia internacional.

En realidad, la próxima migración y transformación ofrecen una oportunidad perfecta para poner orden y eliminar viejos hábitos. Muchos clientes actuales de SAP se dan cuenta rápidamente durante el inventario preparatorio del proyecto de que al menos el 50 por ciento de las sociedades y tipos de documentos anteriores son superfluos y no tienen cabida en el nuevo mundo S/4.

A esto hay que añadir un stock de datos históricos, que en las bases de datos en línea de los entornos SAP se sitúa en el rango superior y alto de terabytes de dos dígitos para muchos clientes e incluso alcanza valores de tres dígitos para algunos. A esta masa de datos hay que añadir las existencias en los archivos ADK en un orden de magnitud similar, por lo que su volumen debe multiplicarse por diez tras la descompresión.

Pero ni siquiera eso es todo. Es cierto que el corazón de la informática late en SAP para la inmensa mayoría de los clientes. Pero no funciona sin sistemas periféricos. Esta constatación se aplica igualmente a los entornos S/4. Para poder gestionar los procesos empresariales sin discontinuidades de medios y obtener una visión global de los mismos, los sistemas periféricos y sus datos también desempeñan un papel decisivo en el nuevo mundo S/4. Esto requiere nuevas interfaces, así como la compleja transformación de datos ajenos a SAP, ¿o no?

Lo que muchos clientes actuales de SAP no saben es que los datos históricos no tienen que transferirse al nuevo mundo y, por tanto, no hay que transformarlos, ni desde SAP ni desde sistemas ajenos a SAP. Lo único que cuenta después de la migración es el acceso a ellos. Lo que muchos clientes actuales de SAP tampoco saben es que no tienen que seguir utilizando sus sistemas heredados, ya sean de SAP o de terceros fabricantes, para este acceso continuo, sino que pueden desconectarlos por completo. Porque lo que importa es preservar el contexto empresarial en el que se creó la información histórica, no los sistemas heredados.

Datos que incluyen el contexto

Oigo el mensaje, pero me falta fe, pensará ahora el lector. Precisamente porque el contexto empresarial importa, los sistemas heredados siguen siendo necesarios, aunque sólo sea por motivos legales. Ni los funcionarios de Hacienda ni los auditores reconocen como concluyentes los datos que carecen de contexto empresarial. Y para que sean útiles en el nuevo entorno, hay que transformar la información histórica, sean datos SAP o no.

Cumplimiento y valor empresarial de los datos históricos: ¡de ahí es exactamente de donde proceden los proyectos de transformación que llevan mucho tiempo, generan costes y retrasan la innovación! E incluso si fuera posible extraer todos los datos históricos de los sistemas heredados junto con su contexto empresarial, esto llevaría un año o más sólo en entornos SAP de gran tamaño. Entonces, ¿dónde reside la ventaja?

Precisamente por esta incredulidad, la mayoría de los clientes actuales de SAP diseñan mal sus licitaciones para proyectos de transformación a SAP S/4 Hana. Buscan recursos humanos y técnicos que faltan en el mercado. Buscan soluciones para reducir al máximo los sistemas heredados en lugar de desmantelarlos. Buscan métodos para transformar los datos históricos, al menos en gran medida, y migrarlos al mundo del nuevo sistema, aunque sólo tengan que garantizar un acceso sin trabas a los mismos, incluido su contexto empresarial. Y limitan los proyectos únicamente a los datos SAP, en lugar de considerar también desde el principio la información histórica procedente de sistemas no SAP.

Si se quiere ganar la batalla por unos recursos escasos y la carrera contra el tiempo, hay que pensar en grande y, sobre todo, pensar en nuevo. Lo que buscamos es el factor X. No, por supuesto, las series de misterio estadounidenses de los años 90 o los castings musicales de la década pasada. Todo eso pertenece al pasado. Más bien, lo que buscamos es el futuro, una solución con cuya ayuda la información histórica de los sistemas heredados de SAP y de terceros fabricantes pueda tener una nueva vida en el nuevo mundo S/4; en otras palabras, que los sistemas heredados puedan ser completamente desmantelados y, de este modo, se pueda ahorrar el 80% de los costes operativos de TI necesarios para su funcionamiento.

De este modo, la migración de datos se convierte en un proyecto puramente técnico, porque los departamentos especializados ya no tienen que decidir qué datos deben transferirse y cuáles no. En cuanto se extraen los datos, junto con su contexto empresarial, se almacenan a prueba de auditorías y se garantiza la seguridad jurídica durante todo el ciclo de vida de la información histórica hasta su supresión legalmente segura a nivel del registro de datos individual. En última instancia, incluso los mayores stocks de datos se pueden migrar en cuestión de días o semanas en lugar de meses y años y los datos históricos se pueden separar de los datos operativos y sólo los datos operativos se pueden transformar a SAP S/4 Hana para que los datos históricos de SAP se muestren en S/4 como si se hubieran originado allí. Entonces el camino hacia la nube, pero también de vuelta, se hace posible en cualquier momento.

Migración de datos a velocidad turbo

Una solución diseñada para la migración inteligente de datos desde sistemas SAP y no SAP es la plataforma JiVS IMP, la plataforma basada en Java y, por tanto, independiente del sistema, para la gestión de la información de Swiss Data Migration International. La plataforma transfiere todos los datos y documentos de las bases de datos en línea de una amplia gama de fabricantes, así como de los archivos ADK, permitiendo así un acceso completo y legalmente seguro a la información histórica en modo de sólo lectura.

Gracias a un proceso turbo de nuevo desarrollo para la extracción de datos y su contexto empresarial, es posible, con sólo pulsar un botón, extraer incluso cantidades de decenas, cientos y más de terabytes de información de sistemas heredados en muy poco tiempo, de forma totalmente automática, transferirlos a la plataforma y, según certifiquen los auditores, almacenarlos allí de forma legalmente segura hasta que se eliminen.

JiVS IMP desacopla sistemáticamente el nivel de aplicación del nivel de datos para la información histórica. De este modo, los mundos antes separados de los datos operativos e históricos pueden combinarse e incluso unirse desde el punto de vista del usuario. En efecto, éstos pueden acceder a la información histórica de los sistemas SAP y no SAP desde la interfaz de su elección - GUI SAP o navegador web - como si los datos y documentos estuvieran aún en los sistemas originales.

Además, la plataforma ofrece la posibilidad de reducir a la mitad el esfuerzo global para el cambio a la nueva generación de software S/4 Hana. Porque menos volumen de datos significa hasta un 80% menos de necesidad de transformación y migración. Además, gracias a una integración sin fisuras, JiVS IMP contribuye a una reducción permanente del coste total de propiedad de SAP S/4, tanto si la nueva generación de software de Walldorf se implementa y opera en la nube como en el propio centro de datos de la empresa. Los ahorros en el coste total de propiedad del 25 por ciento son realistas.

La gestión inteligente de la información a la JiVS IMP es el enfoque adecuado para ganar la batalla contra la escasez de recursos y la carrera contra el tiempo en la digitalización. Porque al cambiar a S/4, se aplica lo siguiente: ¡Son los datos y la economía, estúpido!