Competencia básica de S/4 Hana Finance

Los usuarios de SAP se enfrentan actualmente a dos grandes retos: Por un lado, SAP ha programado el fin del mantenimiento de los sistemas heredados para 2027 y, por otro, los requisitos actuales de los sistemas de planificación de recursos empresariales ya no se pueden asignar satisfactoriamente con el clásico ECC de SAP. Para seguir siendo competitivo y, al mismo tiempo, anclar la idea de la digitalización en el ADN de la propia organización, el cambio a S/4 Hana es obligatorio. Sin embargo, el cambio se considera complejo y exigente, ya que afecta en gran medida al área de finanzas. Además, hay varias estrategias de migración entre las que elegir.

Reconocer S/4 como una oportunidad

El cambio a S/4 Hana ofrece a las empresas procesos simplificados y racionalizados y una base para nuevas tecnologías como las aplicaciones en la nube, entre otras cosas, gracias al nuevo modelo de datos y a la vuelta al estándar. Esto permite optimizar la estructura organizativa y los procesos internos mediante estructuras armonizadas, la desagregación de la arquitectura de TI y la implementación más rápida de funciones innovadoras. Finanzas es un caso especial en la transformación porque algunas innovaciones son obligatorias en SAP S/4. Esto inquieta a muchos responsables de la toma de decisiones. Esto inquieta a muchos responsables. Los socios de SAP, como Consilio, cuentan con una amplia experiencia en el área de finanzas y aportan metodologías de transformación internas como "SAP Activate Tailored by Consilio" a la transformación como acelerador de proyectos, lo que ayuda a superar estos obstáculos. En los proyectos, han surgido algunos problemas principales con los clientes.

Análisis de márgenes

SAP ha dotado a CO-PA (Controlling/Análisis de rentabilidad, Cuenta de resultados) de los dos métodos de contabilidad y cuenta de resultados analítica como aplicación para la contabilidad de pérdidas y ganancias y de segmentos de mercado. Pueden utilizarse en paralelo y permiten una presentación del EBIT(DA) según el método del coste de ventas (UCT o NIIF).

¿Cuál es el camino para los usuarios que ya utilizan o tienen previsto utilizar la cuenta de resultados analítica o contable? 

El análisis exhaustivo en la fase Explore de los proyectos de transformación de S/4 aclara si el análisis de márgenes ya cubre plenamente los requisitos -especialmente en los informes de grupo- o si se seguirá utilizando la cuenta de resultados imputada. En general, los clientes que ya disponen de un CO-PA imputado muy personalizado en el sistema ECC deberían analizar con mucha precisión de antemano si el análisis de márgenes cubre sus necesidades.

Las empresas que no utilicen la cuenta de resultados o que sólo hayan utilizado la estándar de SAP deberían introducir la cuenta de resultados para poder beneficiarse de las innovaciones de SAP en el futuro. Si la estrategia aún no está clara, durante la implementación debería activarse tanto la cuenta de resultados basada en el cálculo de costes como la basada en la contabilidad (cuenta de resultados). Importante: En las soluciones basadas en la nube, sólo está disponible el análisis de márgenes.

Libro de materiales

Como libro auxiliar del Diario Universal, el Libro de Materiales (ML) se convierte en la única fuente de valoración de existencias y materiales. Permite la presentación en diferentes tipos de moneda, así como un cálculo real sobre todas las etapas de los costes de producción, incluidas las actualizaciones de precios. También hace que la valoración de materiales sea más transparente y precisa al permitir el registro por partidas individuales de todos los movimientos de materiales, como las entradas de mercancías o facturas.

¿Es necesario introducir y utilizar el libro de materiales al cambiar a SAP S/4 Hana? 

La activación y utilización del Libro Mayor de Materiales (ML) es obligatoria para todas las empresas con valoración de materiales y gestión de inventarios. La obligación de activación se aplica, entre otras cosas, a la moneda paralela y al análisis en tiempo real. Opcionalmente, también pueden implementarse y utilizarse la valoración paralela y el cálculo de costes reales.

Las empresas que deseen cambiar a S/4 deberán, por tanto, ocuparse del uso y las funcionalidades del ML y deberán desarrollar ya de antemano un concepto - independientemente de si ya han utilizado el ML bajo ECC o no. Razón: Un cambio posterior de diversos ajustes del libro de materiales, especialmente en lo que respecta a las monedas paralelas, no es posible sin configurar completamente el sistema de nuevo.

Contabilidad paralela

El nuevo libro mayor (NewGL) está disponible desde SAP ERP/ECC 6.0. Entre sus ventajas se encuentran la posibilidad de mapear paralelamente las normativas contables en los libros mayores, la integración en tiempo real de CO en FI, las opciones de contabilidad a nivel de centro de beneficios, segmento y división mediante la división de documentos, la aceleración del cierre del período o la mayor flexibilidad de los campos específicos del cliente. El nuevo libro mayor es estándar en S/4, el uso de la solución de cuentas sigue siendo posible.

¿Debe introducirse el nuevo libro mayor en el sistema ECC antes de la transformación a S/4 Hana o sólo en el transcurso del cambio?

El momento adecuado para la conversión, antes o durante el paso a S/4, viene determinado básicamente por dos factores: la complejidad y la capacidad. Esto significa que solo un análisis preciso o un estudio preliminar proporcionarán información sobre el momento adecuado para la introducción.

Integración AA en tiempo real

La nueva contabilidad de activos está disponible en SAP desde EHP7 y será obligatoria con S/4. Los aspectos centrales de la solución incluyen un mejor soporte para la contabilidad paralela y la integración en tiempo real para múltiples normas contables. Se seguirá dando soporte a la solución de contabilidad ya probada. ¿Debe realizarse la conversión ya en el sistema SAP ECC o sólo en el curso de la transformación a S/4?

Quienes utilicen actualmente el libro mayor clásico o el nuevo en ECC y deseen introducir por primera vez la contabilidad de activos fijos deberán, en cualquier caso, activar directamente la nueva solución. Alternativamente, si ya está utilizando la contabilidad de activos fijos clásica en el entorno SAP ECC junto con el nuevo libro mayor, pero desea beneficiarse de las ventajas de la integración en tiempo real de AA en el libro mayor desde un punto de vista técnico, también puede merecer la pena activar la nueva contabilidad de activos fijos con antelación.

Lo siguiente se aplica a ambos escenarios: Un anteproyecto reduce significativamente la complejidad de la posterior migración a S/4 si la nueva contabilidad de activos fijos ya se utiliza en ECC. Sin embargo, toda la gama de funciones de la nueva FI-AA solo está disponible con el nuevo modelo de datos en S/4 Hana.