S/4: Gestión centralizada de datos maestros 

Conocida por su marca de consumo „Frosch“, Werner und Mertz es fabricante de detergentes y productos de limpieza sostenibles tanto para consumidores finales como para empresas de limpieza profesional. Sin embargo, para la empresa familiar, las soluciones sostenibles no se limitan a sus productos y sus fórmulas y materias primas, sino que también se refieren a todos los procesos de la empresa: Además del desarrollo de fórmulas, el menor número posible de rutas de transporte cortas garantiza una producción sostenible. La sede de la empresa en Maguncia se abastece de energía solar y geotérmica. Soluciones de software coherentes y estandarizadas permiten procesos eficientes y sostenibles.

Gestión de datos maestros para todo

Todos los datos maestros para la producción de sus detergentes de limpieza y lavandería -desde las materias primas en la producción y el desarrollo de recetas hasta los productos acabados, incluidos los materiales de envasado como botellas y etiquetas- deben registrarse en un solo sistema. Esto se debe a que una colaboración eficaz y satisfactoria sólo es posible mediante la integración perfecta de todas las áreas. „Sin embargo, nuestro flujo de trabajo de hace 15 años ya no lo permitía: no podíamos personalizarlo, añadir nuevas funciones ni integrar otras áreas“, informa Thomas Ruckes, Coordinador de Estrategia de Gestión de Datos Maestros de Werner und Mertz. „Además, solo recibíamos el número de artículo o de material muy tarde en el proceso antiguo, lo que dificultaba el procesamiento posterior“. El próximo cambio a S/4 Hana también hizo necesario modernizar la gestión de datos maestros, ya que el sistema anterior ya no era compatible.

Para obtener una imagen completa de todos los datos maestros, Werner und Mertz suavizó primero sus propios procesos antes de la migración a S/4 Hana: desde el área de materias primas hasta las recetas y todos los demás flujos de trabajo. „Había dos razones para convertir el proceso de flujo de trabajo a FIS/mpm antes de la transición a S/4 Hana: En primer lugar, queríamos reorganizar nuestros procesos y así tener menos presión cuando se tratara de problemas de procesos reales. Y en segundo lugar, la fecha de inicio de la migración a S/4 Hana aún no estaba clara al cien por cien al comienzo del proyecto. Para nosotros era importante estar al tanto desde el principio y poder implantar la solución lo antes posible“, explica Thomas Ruckes.

Por tanto, los responsables buscaban una solución de datos maestros que eliminara los puntos débiles existentes en el antiguo proceso -como el trabajo redundante o los controles manuales de los usuarios- y que fuera capaz de acceder a objetos estándar como las autorizaciones. Una conexión nativa a SAP de la solución deseada no sólo debía reducir el esfuerzo que suponían las operaciones en curso, sino también permitir una adaptación mucho más flexible a futuros cambios en los procesos.

Tras una búsqueda exhaustiva y una selección estructurada, la herramienta de datos maestros FIS/mpm resultó ser la elección correcta. A diferencia de las soluciones alternativas, que a menudo se centraban más en las funcionalidades PIM o DAM y habrían requerido interfaces adicionales, la herramienta del proveedor de servicios SAP de la Baja Franconia ofrece una solución claramente enfocada a la gestión de datos maestros SAP, especialmente en el ámbito de los procesos de creación de materiales. „Además de la decisión técnica, también nos convenció la positiva experiencia interpersonal con el equipo de FIS. Pragmático, orientado a las PYME y flexible: tres características que encajaban perfectamente con nuestro propio enfoque“, comenta Sebastian Krichbaum, responsable de estrategia de gestión de datos maestros de Werner und Mertz.

Solución integrada

Con el socio deseado a su lado, Werner und Mertz se enfrentó al reto de reestructurar el proceso descentralizado existente para el mantenimiento de datos maestros. Dado que los conocimientos estaban repartidos por toda la empresa, el primer paso consistió en secuenciar los procesos de forma razonable, tener en cuenta las dependencias y permitir la paralelización. „El hecho de que durante el proyecto se jubilaran empleados con muchos años de experiencia, lo que supuso la pérdida de conocimientos y el cambio de tareas en distintos departamentos, dificultó en un principio nuestro proceso de gestión de cambios“, explica Thomas Ruckes. „Pudimos compensarlo formando a usuarios clave en el nuevo sistema, que luego apoyaron el proceso de cambio y transmitieron sus conocimientos a sus compañeros“. Esto significó que procesos enteros, como la introducción de la creación directa de listas de piezas, se modificaron durante la transformación.

Mientras que antes había que hacerlo a través de Excel y en colaboración con otro equipo, ahora puede hacerse directamente en el sistema durante el desarrollo de las recetas. El multilingüismo del sistema también es impresionante: „Poder editar fácilmente los datos de masa y gestionarlos en diferentes idiomas es esencial para nosotros, ya que operamos en España, Francia y otros países“, explica Sebastian Krichbaum. Con FIS/mpm, los datos se pueden exportar, editar y volver a importar, con total trazabilidad, incluso para auditorías. Los comentarios, documentos y PDF pueden almacenarse de forma que todos los implicados puedan acceder a ellos retrospectivamente. A continuación, los datos se importan a SAP por etapas, una vez alcanzados los hitos predefinidos. „Lo mejor de FIS/mpm es que podemos acceder a las tablas de SAP.

Esto significa que en el momento en que redefinimos los grupos de productos, esto se hace en SAP como personalización a través de nuestro departamento de TI y luego está directamente disponible para FIS/mpm“, explica Thomas Ruckes. El hecho de que la conversión de la solución de datos maestros pudiera realizarse por etapas tuvo efectos positivos adicionales: En lugar de una puesta en marcha rígida y a gran escala, los diferentes tipos de material se pusieron en marcha gradualmente, acompañados de talleres específicos. En estos talleres, los procesos se debatieron conjuntamente, se adaptaron e incluso se ampliaron espontáneamente si surgían nuevas necesidades durante el intercambio.

Después de tres meses de funcionamiento, los usuarios están muy satisfechos con la nueva solución de datos maestros FIS/mpm: „Es especialmente positivo que todos los departamentos relevantes estén ahora integrados en el proceso de datos maestros de materiales, un claro paso adelante en comparación con el anterior „mundo en la sombra“, en el que algunas áreas quedaban fuera“, comenta Sebastian Krichbaum. Los flujos de trabajo se controlan ahora de forma transparente con el cockpit de FIS/mpm, incluidos los respectivos pasos del proceso, las responsabilidades y los datos de origen. Los errores se detectan en una fase temprana, lo que mejora significativamente la calidad y la capacidad de control. Además, el equipo de administración central puede intervenir de forma selectiva y sigue ayudando activamente a los usuarios.

Un sistema para todas las zonas

Un sistema para todas las áreas, técnicamente compatible con S/4 Hana y flexible en su aplicación y con respecto a futuros retos - con el uso de FIS/mpm, Werner und Mertz ha modernizado fundamentalmente todo el proceso de datos maestros de materiales, agrupado conocimientos descentralizados y procesos claramente estructurados. „Con nuestra nueva herramienta disponemos, por un lado, de una solución estándar compatible con S/4 Hana, pero también de suficiente flexibilidad y opciones de escalado para ampliar la solución de forma sostenible en el futuro“, resume Sebastian Krichbaum.

El despliegue gradual permitió una introducción práctica en la que los empleados participaron activamente y los procesos se optimizaron de forma iterativa. „La colaboración se caracterizó por el respeto mutuo, la franqueza y la cooperación en pie de igualdad. Ambas partes actuaron de igual a igual -profesional y personalmente-, lo que creó inmediatamente una buena relación de confianza“, comenta Raphael Zundel, Jefe de Ventas - Nuevos Negocios de FIS Informationssysteme und Consulting. La „chispa“ se encendió de inmediato, lo que creó una base sólida para el trabajo del proyecto. Hoy en día, todos los departamentos relevantes se benefician de un proceso de datos maestros integrado, trazable y de alta calidad. De este modo, Werner und Mertz se encuentra en una posición ideal para afrontar futuros retos, como la transformación completa de S/4.

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