S/4-Ingeniería

Migraciones y actualizaciones de SAP S/4 Hana con escasos recursos

El mantenimiento general de las aplicaciones básicas ECC 6.0 y SAP Business Suite 7 finaliza en diciembre de 2027, lo que deja a muchas empresas ante el reto de migrar con recursos escasos a un coste mínimo. La pandemia, las continuas dificultades de la cadena de suministro y los cambios geopolíticos en todo el mundo han retrasado en algunos casos las migraciones a S/4 previstas para algunas empresas, además de limitar aún más los recursos. 

El informe de inversión del DSAG del año pasado reveló que, de las 198 empresas miembros encuestadas, el 75% sigue utilizando SAP ERP o Business Suite 7, el 32% utiliza S/4 in situ y una pequeña proporción confía en la nube privada de S/4 (6%) o en la nube pública (2%). Gartner estimó el año pasado que alrededor del 70% de los clientes de Business Suite 7 y ECC querrían cambiar a S/4 a mediados de 2023 y casi una cuarta parte en 2025 a más tardar. 

La ola migratoria resultante de estas cifras debe gestionarse en unos pocos años. Para cada uno de estos proyectos de migración se necesitan, entre otros, expertos en procesos de negocio para evaluar las mejoras y los valores añadidos de S/4, expertos funcionales para la configuración y diversos equipos técnicos para la migración de interfaces, extensiones y contenidos específicos del cliente. Una encuesta realizada a los miembros del DSAG en junio de 2022 muestra, como era de esperar, que el 63% de los encuestados considera que la escasez de personal y competencias internas es, con diferencia, el mayor reto de los proyectos de innovación.

Fecha límite 2030

SAP ofrece una prórroga de mantenimiento hasta 2030 con un recargo del 2%. Esto puede ser un parche temporal para quienes no puedan implantar la migración a tiempo. La gran desventaja, sin embargo, es la competitividad. Por ejemplo, los que están en la última versión ECC EHP 8 de 2015 están utilizando un sistema central antiguo sin actualizaciones ni nuevas funcionalidades. Si este sistema no se sustituyera hasta 2030, la empresa llevaría un retraso tecnológico de unos 15 años en el sistema central.

Al mismo tiempo, estos clientes de SAP pagan un mantenimiento anual sin poder utilizar muchas de las innovaciones rentables. Desde la primera versión S/4 1511 hasta S/4 Hana 2021, SAP ha proporcionado un total de 2.868 nuevas funcionalidades. Con la versión S/4 2022, se han añadido otras 873 innovaciones. Sin estas innovaciones, los clientes actuales de SAP están perdiendo oportunidades de transformación empresarial continua, aumento de la productividad y simplificación de los procesos empresariales.

Desde 2015 ya se han publicado ocho versiones de S/4. La próxima será S/4 Release 2023, a partir de la cual habrá una nueva versión de S/4 Hana para on-premises cada dos años en el futuro. El mantenimiento general de una versión consta entonces de dos fases: la línea de innovación, en la que se proporcionan nuevas funcionalidades a través de las pilas de paquetes de características (FPS), y la línea de mantenimiento posterior, en la que los cambios están disponibles a través de las pilas de paquetes de soporte (SPS). En la línea de innovación, por tanto, sólo quedan actualizaciones periódicas cada dos años.

Según el Departamento de Investigación de Statista, a finales del segundo trimestre de 2022, unos 20.000 clientes de todo el mundo ya tienen S/4. Las versiones S/4 1511, 1610 y 1709 ya no están cubiertas por Enterprise Support. Para la versión 2022, el mantenimiento finalizará en diciembre de 2027, y para la versión 2023, la nueva fecha límite será 2030. De forma análoga al mantenimiento ampliado para ECC, SAP ofrece una ampliación del mantenimiento para los clientes de S/4 on-prem por un recargo del 4%. De este modo, las actualizaciones a S/4 Hana también pueden posponerse. Sin embargo, además de la reducción de la fuerza innovadora y la competitividad, retrasar las actualizaciones a S/4 también es poco atractivo para las empresas desde una perspectiva comercial, como ha demostrado la experiencia. Por lo tanto, cabe suponer que la mayoría de las empresas que utilizan S/4 on-premises casi con toda seguridad querrán actualizar dentro del periodo de mantenimiento regular de su versión de S/4. Estas actualizaciones de S/4 necesarias satisfacen así la ola de migración. Además, las empresas que quieran permanecer en la línea de innovación seguirán actualizando a la última versión cada dos años después de 2030.

Opciones de actuación

El núcleo del enfoque clásico es un proyecto de consultoría. En casos excepcionales, cuando son necesarios grandes pasos de optimización, se trata de un nuevo proyecto de implantación "on the greenfield", que también va asociado a unas necesidades de recursos muy grandes por todas las partes. Sin embargo, por regla general, la conversión del sistema existente en un sistema S/4 ha resultado un éxito (brownfield). En este caso, los sistemas existentes se transfieren primero uno a uno a S/4 Hana para realizar después las optimizaciones deseadas. Aunque este enfoque sigue suponiendo un proyecto importante para clientes y socios, ofrece la ventaja de que las innovaciones de S/4 pueden utilizarse en algunos lugares, aunque no se hayan completado todas las conversaciones sobre optimización.

Si ahora se quiere optimizar aún más el uso de los recursos, existen herramientas de automatización como Mignow. Por un lado, esta solución certificada por SAP utiliza el Gestor de Actualización de Software (SUM) y permite así una conversión real del sistema. Por otro lado, los procesos ascendentes y descendentes se automatizan hasta tal punto que el equipo del proyecto puede concentrarse en los temas especiales más complejos. A lo largo de todo el proceso se consigue una automatización de más del 60%, dependiendo del proyecto, y en el área de conversión de código personalizado (espacio de nombres Z) incluso del 95%. 

Para gestionar la doble carga de migraciones y actualizaciones, es crucial que esta forma de automatización cubra también las actualizaciones periódicas de la Línea de Innovación. Por lo tanto, basándose en las opciones de migración mencionadas y en otras, es necesario comprobar en cada caso concreto con un experto en migraciones qué enfoque y opción operativa son óptimos, teniendo en cuenta la situación inicial individual. 

Lo que es seguro, sin embargo, es que cuanto antes sean conscientes las empresas de cómo quieren posicionarse en SAP S/4 Hana en el futuro y transformarse a la nube, más margen de maniobra tendrán. Al fin y al cabo, un sistema central a un nivel en gran medida nuevo es la clave para las últimas innovaciones y, en consecuencia, para una mayor competitividad. Así lo confirma también el presidente de la junta directiva del grupo de usuarios de SAP de habla alemana e (DSAG e. V.) Jens Hungershausen, quien destacó en un comunicado de prensa de octubre de 2022 que las tecnologías en la nube tienen el potencial de "ayudar a las empresas u organizaciones a seguir mejor el ritmo del cambio".