¿S/4 en un año?

Con más de 1600 empleados en más de 90 ubicaciones, el Grupo Elmer reúne a 13 empresas de ventas diferentes en el sector sanitario, de calefacción y aire acondicionado. Desde 2017, su colaboración profesional y fructífera está garantizada por su sistema ERP interempresarial, SAP ECC 6.0, en el que las distintas áreas del mayorista especializado, como ventas y compras, finanzas, control y logística, se registran en un único sistema.

Cuando se anunció el final de la vida útil de SAP ERP ECC 6.0, la empresa mayorista de calefacción, ventilación y aire acondicionado se vio obligada a actuar: „Aunque nos convence el producto predecesor, en el futuro queremos un entorno que nos ofrezca soporte y que esté actualizado en lo que respecta al software“, explica Frank Knitsch, responsable de TI, servicios y proyectos de Elmer. „Un cambio temprano al nuevo SAP S/4 Hana está en línea con nuestro objetivo de introducir proactivamente las tecnologías más modernas y recientes en la empresa. No queríamos encontrarnos en una situación en la que tuviéramos que actuar, sino que queríamos beneficiarnos de las mejoras de S/4 lo antes posible“, subraya Knitsch.

Basado en la nube = orientado al futuro

Además del aspecto moderno, que garantiza una facilidad de uso sencilla para los empleados, los responsables del proyecto quedaron especialmente impresionados por la capacidad de SAP S/4 Hana en la nube. „Para nosotros, el paso a la nube significa una clara orientación al futuro“, comenta Knitsch. „Para nosotros, la actualización de nuestro anterior sistema ERP a la nueva versión con la ayuda de nuestro socio de TI de larga data FIS era un desarrollo lógico y con visión de futuro que esperamos que nos aporte una serie de beneficios“, dice Knitsch.

Gestión de mercancías más sencilla

„Por un lado, queremos mejorar notablemente el rendimiento y minimizar los tiempos de carga y espera“, explica Knitsch. Por otro, los procesos pueden simplificarse y acelerarse mediante la automatización y la simplificación. Por ejemplo, el uso de la nueva interfaz de usuario Fiori junto con el Launchpad supone una mejora directa, ya que a veces las listas de trabajo se determinan en directo y se muestran directamente en la página de inicio de los empleados. Las nuevas integraciones FI y CO también permiten un mejor intercambio de datos entre Controlling (CO) y Contabilidad Financiera (FI).

El personal de ventas, compras y almacén también debería beneficiarse de las optimizaciones de S/4 Hana. Por ello, el mayorista HVAC sigue confiando en el software de gestión de mercancías líder del mercado FIS/wws NG del proveedor de servicios SAP FIS Informationssysteme und Consulting GmbH, ya que es el que mejor se adapta a los procesos específicos del comercio mayorista. Con el software ERP basado en SAP para mayoristas técnicos, por ejemplo, los pedidos pueden crearse, calcularse y rastrearse fácilmente y con referencia a objetos específicos.

Los precios se determinan automáticamente en función de las ofertas válidas. Los pedidos pueden mejorarse mediante sugerencias adecuadas del sistema o listas de la compra personalizadas. Las búsquedas específicas del sector también se completan con mayor rapidez. Además, la gestión integrada de propiedades, así como el procesamiento inteligente y la edición de especificaciones de servicio, facilitan los procesos diarios al personal de ventas. „El hecho de que FIS/wws contenga directamente estándares específicos del sector, como GAEB, también nos simplifica el intercambio de datos de artículos“, comenta Knitsch.

Planificada, laboriosa y con éxito

Antes de llevar a cabo todas estas mejoras, el equipo del proyecto tenía por delante un año de intenso trabajo: tras la introducción de la base de datos Hana, en mayo de 2024 comenzó la transición a S/4 Hana, que incluía otros temas además del sistema de gestión de mercancías: FIS/mpm para la gestión de datos maestros, FIS/edc y FIS/fci para la gestión de facturas, FIS/odx para el intercambio digital de datos entre comercio y mayoristas y FIS/LastMile para la entrega móvil de mercancías.

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„Para nosotros, el paso a la nube significa una clara orientación al futuro“.“

Frank Knitsch,
Jefe de Informática,
Servicios y proyectos,
Grupo Elmer

Para reorganizar con éxito todas estas áreas, un total de 50 personas del Grupo Elmer y colegas de FIS trabajaron codo con codo en varias fases: Mientras que en la fase de Exploración se determinó qué cambiaría exactamente y qué ajustes serían necesarios, en la fase de Realización se probaron y comprobaron las primeras funciones individuales.

Se inició un proceso iterativo en el que todas las funciones y procesos se desarrollaron y mejoraron paso a paso para que todos los procesos resultantes pudieran probarse en la fase de prueba de procesos con más de 10.000 pruebas de integración. A esto le siguió un periodo de formación, como resultado del cual la transición prevista de S/4 Hana tuvo lugar durante las vacaciones de Semana Santa en abril de 2025 sin ningún tiempo de inactividad.

Progreso óptimo del proyecto

„Mirando hacia atrás, nos impresionó especialmente el compromiso y la coherencia de todos los implicados, lo que significó que nunca tuvimos que poner en peligro nuestro calendario. La transformación completa de nuestro mundo ECC en S/4 supuso una gran carga de trabajo para todos los compañeros.

En total, tuvimos unos 2.500 días de trabajo interno. Gracias a nuestra amplia experiencia y a la excelente cooperación, pudimos gestionar bien la complejidad asociada y el proyecto salió tal y como esperábamos“, explica Frank Knitsch. La exitosa colaboración con el proveedor de servicios SAP de Baja Franconia desde 2014 se ha caracterizado sobre todo por el intercambio personal y basado en la asociación, así como por la red de asociaciones.

Explorar el potencial de la nube

Refiriéndose al proyecto, Sandra Cararo, Jefa de Ventas basadas en Clientes de FIS, añade: „En particular, la mezcla de colegas que se conocen desde hace años y usuarios que aportaron nuevas contribuciones hizo que este equipo de proyecto fuera excelente y exitoso.“ Tras este exitoso proyecto conjunto, se planificaron inmediatamente los siguientes pasos: El nuevo potencial de la nube debe aprovecharse a corto plazo y de la mejor manera posible. También se está planeando el desarrollo de nuevas aplicaciones. También está previsto añadir componentes adicionales de FIS/mpm para utilizar la herramienta de datos maestros de forma aún más completa.

Conclusión: actualización de ERP en un sprint

En el plazo de un año, el Grupo Elmer migró con éxito todo su sistema ERP de SAP ECC a S/4 Hana. Equipado para el futuro, todas las áreas del mayorista HVAC -desde compras y ventas hasta finanzas, control y logística- trabajan ahora en un entorno moderno. Las diversas soluciones específicas para mayoristas del proveedor de servicios de TI FIS permiten procesos más flexibles, sencillos y rápidos en todos los departamentos, de modo que la transformación necesaria ya está aportando mejoras evidentes y encierra un gran potencial para el futuro.

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