Conversión de la nube privada de S/4

Los clientes actuales de SAP deberán haberse convertido a Hana y S/4 antes de 2027 y 2030, respectivamente, ya que se interrumpirá el mantenimiento de SAP para el sistema predecesor ERP/ECC 6.0. Sin embargo, incluso para las empresas con un alto nivel de madurez informática, el cambio no es una conclusión inevitable, como demuestra un reciente estudio de la consultora de gestión Horváth, para el que se preguntó a 200 directivos de seis países sobre su transformación a S/4.

Según los resultados del estudio de Horváth, un retraso en el cambio de versión de S/4 previsto es la norma y no la excepción. Por término medio, los proyectos ERP tardan un 30% más de lo previsto inicialmente. Sólo menos de uno de cada diez clientes actuales de SAP que ya han completado el cambio a S/4 no superó el calendario previsto. Tampoco se suele respetar el presupuesto existente. En una cuarta parte de las conversiones a S/4, los recursos financieros se superaron por un margen muy amplio, y en otro 40 por ciento por un amplio margen.

A pesar de los excesos de tiempo y presupuesto, el resultado tampoco cumple las expectativas en la mayoría de los casos: el 65% de los usuarios de SAP encuestados detectaron déficits de calidad entre graves y muy graves. Las principales razones citadas por los encuestados para desviarse del plan fueron Ampliación del alcance del proyecto en el transcurso del mismo, deficiencias en la gestión del proyecto, infravaloración de las fases de prueba y migración de datos, bucles de revisión de conceptos y procesos y falta de toma de decisiones.

Sin embargo, una conversión de S/4 a la nube privada también puede llevarse a cabo de una forma completamente diferente. Consilio, socio de SAP, y Fischer, cliente existente de SAP, han encontrado juntos un camino exitoso. El cambio a S/4 es uno de los mayores proyectos que la mayoría de las organizaciones de TI han abordado en los últimos diez años. Algunos clientes actuales de SAP aprovechan este "cambio de versión" como una oportunidad para analizar las cosas y replantearse sus procesos. Sin embargo, la mayoría de los usuarios de SAP deciden no rehacerlo todo en este contexto.

Entre los motivos figuran la falta de recursos o los elevados costes (véase el estudio de Horváth). Esto también puede leerse en el último informe sobre inversiones del grupo de usuarios de habla alemana DSAG e. V.: "El descenso de las empresas con un presupuesto SAP constante y el aumento de las que tienen un presupuesto decreciente lleva a la conclusión de que algunas empresas están revisando su gasto en SAP. Las posibles razones podrían ser retrasos en las migraciones previstas, ahorros por consolidación de sistemas SAP o una reducción general de costes", explicó Jens Hungershausen, Presidente de la Junta Directiva de DSAG, en la presentación del informe 2025.

¿Brownfield, o qué?

En la práctica, muchos usuarios optan por un enfoque selectivo. ¿Por qué? El enfoque selectivo ofrece la oportunidad de reinventarse por partes y optimizar determinadas áreas, como las finanzas. La experiencia de Consilio, socio de SAP, demuestra que la mayoría de los clientes actuales de SAP optan ahora por un enfoque selectivo. Todavía hay organizaciones que ven el cambio como un mero "cambio de versión". Philipp Schneider, consultor sénior de Consilio, socio de SAP: "Sin embargo, tarde o temprano se darán cuenta de que acabarán pagando más a posteriori, cuando haya que realizar retrabajos y correcciones que ya podrían haberse abordado durante el cambio. Es como cavar una carretera, tender cables, rellenarlos y que la siguiente empresa haga lo mismo".

Pero, ¿por qué un enfoque selectivo? El estado de la comunidad SAP es heterogéneo y muchos sistemas ERP han sido fuertemente modificados en los últimos años. Por tanto, el enfoque de Consilio no sólo es pragmático, sino también realista y, en última instancia, muy acertado. Walter Schinnerer, miembro de la Junta Directiva del DSAG para Austria, explica una vez más la difícil situación basándose en el último informe de inversión del DSAG: "Cuando se les pregunta por las soluciones ERP de SAP que utilizan, ERP/ECC 6.0 y SAP Business Suite 7 siguen a la cabeza entre los usuarios de DACH en 2025 con un 51%. Casi una cuarta parte de los encuestados también afirmó que seguiría invirtiendo en Business Suite. Esto demuestra que la solución no se mantiene viva como una idea tardía, sino que se utiliza activamente y se sigue desarrollando.

Dos años antes de que finalice el mantenimiento regular, esto es notable y subraya el hecho de que, aunque SAP está empujando a sus clientes a la nube a un ritmo rápido, muchos usuarios todavía tienen que hacer consideraciones estratégicas preliminares. Primero tienen que decidir cómo sustituir su actual sistema ERP y adquirir los conocimientos necesarios. Al mismo tiempo, los recursos en el mercado de la consultoría son limitados y un proyecto de transformación de este tipo no siempre puede dominarse con las capacidades internas existentes. En consecuencia, es importante que SAP no juzgue mal la realidad, levante el pie del acelerador y se centre en los intereses reales de los usuarios".

La era de las instalaciones ERP

¿Qué áreas plantean los mayores retos? ¿En términos de gestión empresarial, organización, tecnología, licencias? El cambio siempre es más difícil en las áreas reguladas, pero esto se debe simplemente a la industria y sus requisitos y no al software S/4 Hana. Sin embargo, la experiencia de la consultora Consilio demuestra que cuanto más antigua es la instalación, más complejo se vuelve el sistema. Según Philipp Schneider, de Consilio, esto significa que cuanto más antigua es una instalación SAP, mayores son los retos a la hora de cambiar. La razón es obvia: aunque hay numerosas opciones para archivar los datos, no hay limpieza, lo que significa que los artefactos y las incoherencias se acumulan con el tiempo, dando lugar a diversos problemas en la conversión técnica, especialmente en el área de finanzas.

Si un cliente de SAP ya existente se plantea el cambio desde el punto de vista de la aplicación -por ejemplo, sólo las organizaciones de ventas o compras y sus departamentos financieros asociados-, el cambio es relativamente sencillo. La razón es que apenas hay cambios en el sistema y las organizaciones son las más maduras en cuanto a sus normas, mejores prácticas y herramientas. Hans-Peter Fischer, Director General del Grupo Fischer, Thorsten Obert, CIO del Grupo Fischer, y Manuel Hoferer, Director Adjunto de Producción de Fischer Edelstahlrohre, saben por el proyecto Fischer que los cambios en los procesos financieros tienen un impacto masivo en el sistema y en todos los procesos empresariales, especialmente en áreas como la nueva contabilidad de activos o un plan contable armonizado, así como la introducción de la valoración paralela. Sin embargo, sin estos cambios en Finanzas, son los elementos logísticos los que suelen provocar un aumento de la complejidad, ya que en el pasado se optó por un enfoque brownfield con optimizaciones muy selectivas, también por parte de SAP.

En los últimos años, han surgido muchos retos nuevos que tienen un impacto significativo en el día a día de la empresa, como el procesamiento de servicios o el cambio de WM a EWM, que cada vez es más obligatorio. La apuesta de SAP por la nube pública, que atrae a los clientes con nuevas tecnologías y modelos de licencia más atractivos, dificulta aún más las cosas. Antes, a nadie se le había ocurrido trasladar la logística a una nube pública. Por tanto, no es fácil elegir el camino correcto en este caso. Los socios experimentados y de confianza, como Consilio, pueden proporcionar a los usuarios la previsión necesaria y un asesoramiento sólido para garantizar que su inversión en la nueva tecnología no sea en vano.

Jens Hungershausen, miembro de la junta directiva del DSAG, también observa un cambio de conciencia. Los resultados del Informe de Inversiones del DSAG de este año muestran una creciente disposición de las empresas a invertir en tecnologías orientadas al futuro y en soluciones SAP. Destaca especialmente la significativa tendencia hacia la nube. La creciente importancia de la IA y la ciberseguridad también pone de relieve los retos y oportunidades actuales a los que se enfrentan las empresas. El cambio hacia un mayor uso de la nube, el desarrollo de la estrategia S/4 cloud y la creciente importancia de la IA reflejan la urgencia de evolucionar tecnológicamente para seguir siendo competitivos.

Al mismo tiempo, existe un panorama cada vez más diferenciado entre grandes y pequeñas empresas en términos de recursos para la transformación digital. Hay muchas etapas en una transformación digital en la hoja de ruta hacia S/4 Hana: ¿Hasta qué punto hay dos cambios de versión? Una vez ERP, de ECC 6.0 a S/4, y una vez base de datos, de AnyDB a Hana. Consilio sabe que la base de datos Hana desempeña un papel central en el cambio a S/4. Sin embargo, su relevancia no debe sobrestimarse. Las grandes instalaciones, en particular, se benefician de una migración por separado, ya que ahorra tiempo durante el tiempo de inactividad. En la práctica, sin embargo, esta consideración sólo es relevante para sistemas con volúmenes de base de datos de dos terabytes o más. Las empresas con menos de esta cantidad no necesitan preocuparse por ello.

Sin embargo, al cambiar a la base de datos Hana, el código personalizado para Hana también debe modificarse. Los usuarios que deseen cambiar a la base de datos Hana en un proyecto preliminar deben pensar en esto. Para todos los demás, esto es parte de la conversión o transformación. En aras de la exhaustividad, una nota de Consilio: El cambio técnico de AnyDB a Hana está muy estandarizado y es relativamente poco crítico, ya que el cambio no tiene ningún impacto funcional. Se trata de un anteproyecto puramente informático, que tiene mucho sentido para determinadas instalaciones. Por regla general, el cambio de versión se realiza al mismo tiempo que el cambio de base de datos para minimizar el tiempo de inactividad.

Si se toma la conversión al pie de la letra, sólo cabe hablar del enfoque brownfield. Cuando se cambia a S/4 mediante crossfield o greenfield, es más apropiado hablar de una transformación, ya que los procesos no se adoptan uno a uno. La nube pública no es una opción para el enfoque brownfield, ya que sólo se puede llegar a la nube pública con un enfoque greenfield. Aunque es posible llevarse los datos utilizando diversas herramientas, esto no es posible con los procesos y desarrollos internos: hay que remodelarlos.

La nube pública no es actualmente una opción para los clientes existentes de SAP en particular, que tienen un enfoque muy individualizado de la logística, la producción o la planificación de la producción y tienen requisitos especiales para la planificación detallada, debido a las restricciones funcionales. Tendrían que crear un sistema híbrido basado en diferentes soluciones de nube pública y privada, pero esto es actualmente muy poco atractivo en términos de precio. Por esta razón, los clientes actuales de SAP que se aventuran en la nube cambian a la nube privada, que es funcionalmente similar a un sistema on-prem. Por otra parte, los escenarios híbridos están ganando impulso. Los sistemas SAP on-prem y de nube privada se combinan cada vez más con sistemas SaaS, por ejemplo con SAP BTP, etc.

La asociación de usuarios DSAG preguntó cómo valoran los clientes actuales la estrategia de SAP en la nube S/4. La primera encuesta de 2024 se realizó antes del lanzamiento del nuevo programa de SAP Rise with SAP Migration and Modernisation, que incluye medidas de incentivo al pasar a la nube. En esta ocasión, el 40% califica el programa como de relevancia alta o media. "Mientras que en el último informe de inversión sólo el 13% de los encuestados valoraba positivamente la estrategia en la nube de S/4 Hana, este año la cifra asciende al 38%. El programa de SAP parece estar dando sus frutos", afirma Jens Hungershausen. La incentivación también continuará en 2025, y se espera un anuncio oficial en las próximas semanas. Desde el punto de vista del DSAG, sin embargo, debe tratarse de una oferta permanente que siga aportando valor añadido a los clientes actuales.

El director del estudio y socio de Horváth, Christian Daxböck, observa que los cimientos de muchos problemas ya están puestos en la configuración del programa: Una planificación inadecuada y, a menudo, una consideración insuficiente del enfoque de transformación adecuado para la situación actual hacen que la organización esté abocada a sobrecargarse. Se subestiman la complejidad del proyecto y los recursos necesarios, mientras que se sobrestiman las competencias organizativas. "Este desajuste provoca enormes discrepancias entre el plan y el resultado", afirma el experto. Tres cuartas partes de los directivos encuestados en el estudio también consideran que la selección y disponibilidad de los gestores de proyectos y los empleados no reciben la atención necesaria de antemano. El papel y la perspectiva de los informáticos, en particular, suelen subestimarse.

El estudio de Horváth muestra que el rediseño de la empresa o enfoque greenfield, que es también el más costoso, es el más elegido en todos los tamaños de empresa. Con un 37%, se sitúa justo por delante del enfoque brownfield, con un 33%. La mayoría de las empresas manufactureras y las grandes empresas con una facturación anual de 5.000 millones de euros o más se están transformando con un enfoque brownfield. Según Horváth, el 31% opta por una transformación selectiva.

Consilio utiliza el probado proceso SAP Activate, pero en la versión modificada "SAP Activate tailored by Consilio". Este proceso se caracteriza sobre todo porque se basa en las mejores prácticas de Consilio y se adapta individualmente a la empresa. Esto reduce considerablemente los gastos generales. Consilio utiliza entonces SAP SolMan (Solution Manager) y confía a largo plazo en ALM en la nube. "Por el momento, utilizamos ambas herramientas de forma híbrida en muchos casos, ya que cada una tiene sus puntos fuertes, pero depende de la situación. Nuestros especialistas también utilizan SAP Signavio para la documentación de procesos. Esta herramienta es capaz de analizar todo el entorno del sistema y mostrarlo gráficamente como BPMN. Esto es muy útil para entender y modelar los procesos del cliente", explica el consultor senior Philipp Schneider.

EWM y S/4 Hana

Básicamente, la primera pregunta es si el cliente SAP existente ya utiliza el producto EWM o no. Los clientes de Consilio utilizan a veces EWM como solución descentralizada. En el caso de una conversión a S/4 clásico, se plantea si se debe cambiar a la solución integrada. "Incluso si se trata de seguir funcionando de forma descentralizada, la migración es importante, porque hoy en día el sistema funciona sobre todo con la pila SCM y, según SAP, ésta llegará a su fin a partir de 2027; por lo tanto, hay que hacer provisiones para el sistema S/4". Fischer optó por un enfoque greenfield de EWM porque quería un producto que también recibiera soporte en el futuro, en línea con la estrategia de SAP, razón por la cual se implantó EWM en lugar de WM. Basándonos en el enfoque elegido, también modelizamos los procesos relevantes para Fischer en el diseño de EWM. Entre ellos se incluyen, por ejemplo, los procesos de carga o la integración de sistemas automatizados. De este modo, Fischer ha creado una base para el futuro con el fin de mantener abiertas todas las opciones para sus procesos logísticos", explica Philipp Schneider.

Los proyectos de S/4 han demostrado que es más aconsejable implantar EWM en sentido descendente. ¿Por qué? Philipp Schneider: "EWM tiene muchos puntos de contacto con todas las demás áreas de la empresa y, por tanto, inmovilizaría recursos que podrían necesitarse en otro lugar. En el caso de una reconversión de una zona industrial abandonada, por ejemplo, los recursos disponibles pueden no estar disponibles o estarlo sólo de forma limitada. Por lo tanto, la gestión del proyecto plantea especiales dificultades, lo que aumenta el riesgo de que se produzcan cuellos de botella durante la ejecución. Como Fischer eligió el enfoque greenfield para la implantación de EWM, estas preocupaciones quedaron obsoletas. Con los enfoques bluefield o crossfield, esto también desempeña un papel secundario, ya que se extraen módulos individuales del sistema y se reorganizan por completo, de forma similar a un enfoque greenfield".

Los retos rara vez surgen únicamente del software, sino también de la gestión del cambio: en otras palabras, ¿cómo de complejo es el cliente o sus procesos y cómo de fácil puede implantarse? En Fischer se formó a más de 500 usuarios finales. Esto aumenta considerablemente la complejidad. En esta situación, hay que crear una base en una fase temprana y crear portadores de conocimientos que actúen como contactos para otros empleados. El soporte de primer y segundo nivel debe desplegarse lo más tarde posible y debe haber jefes de departamento que entiendan el producto y hayan participado en la implantación en una fase temprana para que la puesta en marcha se desarrolle lo mejor posible y los empleados tengan contactos. Esto se debe a que la ampliación del producto es la parte más difícil de la implantación.

En resumen, Consilio cree que con el fin del soporte, SAP está empujando a los usuarios de ERP hacia la nube. Pero ahora han puesto su dinero donde está su boca y se está animando a los usuarios a que se lo piensen y digan: "Vale, me voy al nuevo mundo, me voy a la nube". Siempre se acusa a SAP de ser lenta a la hora de innovar, pero con las opciones Rise y Cloud, cada usuario tiene la oportunidad de recibir una actualización cada seis meses, una actualización estable y a menudo repleta de nuevas características y funciones que a veces impulsan sus propios procesos e innovaciones sin necesidad de desarrollos independientes. SAP se pone así a la altura de gigantes tecnológicos como Microsoft, Google y otros, que lanzan nuevas actualizaciones de funciones y características cada pocos meses.

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