Riesgos en lugar de bonanza

Cuando se realiza la transformación a SAP S/4 Hana, es importante conservar los datos heredados existentes junto con su contexto para que estén disponibles para análisis y perspectivas significativos. Este es el tesoro que las empresas quieren descubrir y aprovechar en el curso de su transformación digital. Sin embargo, es precisamente este contexto el que se pierde durante la transformación porque el mundo S/4 requiere estructuras de datos diferentes a las de la generación anterior. En lugar de esperar una bonanza, las empresas se enfrentan a un riesgo de pérdida.

También está la cuestión de la calidad de los datos. Muchos grupos de datos diferentes con estructuras distintas e innumerables registros de datos maestros redundantes o incorrectos para un mismo cliente y proveedor reducen la calidad de los datos hasta que se rompen los cimientos de los modelos y procesos empresariales digitales. No se puede ganar dinero con el oro de los tontos.

Y luego está el legislador. Diversas obligaciones y plazos de conservación impiden a las empresas modificar los datos y sus estructuras. Además, el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD) en particular y, más recientemente, la nueva Ley de Protección de Datos suiza exigen que las empresas puedan eliminar información a nivel de registro de datos individual. Sin embargo, la adaptación de esta capacidad en los sistemas heredados ya no es técnicamente posible o sólo puede llevarse a cabo con un gran coste. A los riesgos de pérdida de valor y calidad se añade la falta de seguridad jurídica. En lugar de mayores beneficios y primas, existe la amenaza de multas y la responsabilidad personal de los miembros del consejo de administración y la dirección.

Transformación S/4: siete reglas de oro

Así pues, no es de extrañar que tantos clientes actuales de SAP sigan dudando sobre la transformación a SAP S/4 y sigan operando sus sistemas y archivos heredados con grandes gastos hasta que los periodos de retención de la información heredada almacenada en ellos hayan expirado, a veces décadas después. Entonces, ¿qué pueden hacer los clientes actuales de SAP para evitar estos riesgos y aprovechar en su beneficio el cambio a la nueva generación de software de Walldorf? La respuesta está en las siete reglas de oro de la transformación de S/4:

1. separar en lugar de migrar

La mayoría de los proyectos de transformación tardan más de lo necesario, no sólo por los obstáculos técnicos, sino también y sobre todo por los conflictos entre los departamentos de TI y los especializados. Estos últimos quieren seguir accediendo a todos los datos heredados junto con su contexto empresarial después de la transformación. Para evitar que esta exigencia se convierta en un proyecto excesivo y largo, el departamento de TI insiste en transformar sólo unos pocos datos antiguos.

Como el negocio suele tener prioridad sobre las TI, los departamentos especializados suelen hacer valer sus intereses. Como resultado, la mayoría de los proyectos de transformación duran mucho más de lo necesario: en el caso de las empresas grandes y muy grandes, cinco años o más en lugar de unos pocos meses.

Para evitar este problema en primer lugar, los clientes actuales de SAP deben aplicar la primera regla de oro: separar en lugar de migrar. Esto significa extraer todos los datos heredados, incluidos los datos de los archivos ADK y su contexto empresarial, de los sistemas heredados y almacenarlos sin cambios en una plataforma moderna independiente.

Esto tiene la ventaja decisiva de que todos los datos están disponibles independientemente de los sistemas heredados y, por tanto, pueden ponerse a disposición de los departamentos especializados en cualquier momento. Esto elimina el riesgo de perder el contexto empresarial. Al mismo tiempo, TI puede responder de forma autónoma a la pregunta de qué parte de los datos heredados debe transferirse posteriormente a S/4 Hana y transformarse. Esto convierte la transformación de S/4 en un proyecto técnico que también tiene en cuenta los deseos de los departamentos especializados.

2. acceder en lugar de transformar

Al separar el nivel de aplicación del nivel de datos, las empresas pueden determinar, basándose exclusivamente en consideraciones empresariales, qué datos maestros siguen necesitando en S/4 y si realmente desean transformar datos operativos de más de tres meses de antigüedad, por ejemplo. Esto minimiza enormemente el esfuerzo de migración y transformación, normalmente en un 50% o más.

Este enfoque también mantiene la base de datos de Hana permanentemente magra. Esto se debe a que el proceso de externalización general de datos de transacciones obsoletas a la plataforma independiente puede repetirse indefinidamente. Es una estimación realista que esto reducirá el coste total de propiedad del nuevo entorno S/4 en un 25%.

Además, al ser independiente de los sistemas SAP, los datos heredados de sistemas no SAP también pueden almacenarse en una plataforma independiente. Esto no sólo permite la consolidación de sistemas heterogéneos en un entorno informático armonizado, sino que también allana el camino para otros escenarios empresariales ágiles. Entre ellos se incluyen, en particular, la adquisición e integración de bases de datos y entornos de sistemas heredados en el curso de fusiones y adquisiciones. Sin embargo, este enfoque y la plataforma independiente necesaria para ello también juegan sus bazas en beneficio de las empresas en el caso inverso de la venta de una unidad de negocio o filial, los llamados carve-outs.

Pero quizá la ventaja decisiva sea que una plataforma independiente de este tipo ofrece la posibilidad de transformar y migrar los datos maestros y de transacción seleccionados a través de la capa de aplicación sin pérdidas ni riesgos. De este modo, los clientes SAP existentes pueden utilizar las herramientas que SAP pone a su disposición para este fin, a saber, SAP Migration Cockpit.

En última instancia, este enfoque de plataforma convierte incluso cada proyecto brownfield en un proyecto greenfield para empezar de nuevo con un sistema S/4 adaptado de forma óptima a los retos del futuro. En un primer paso, las empresas convierten todas las configuraciones y desarrollos personalizados de su sistema SAP anterior al nuevo sistema S/4, pero sin datos maestros ni de transacciones. Esto les permite organizar de forma flexible sus objetos empresariales, así como todos los ajustes de las configuraciones y desarrollos individuales en el nuevo sistema, independientemente de los datos, según sus deseos y requisitos para el futuro. Sólo en un segundo paso rellenan este armazón "vacío" pero personalizado, pero únicamente con los datos maestros y de transacciones que han seleccionado previamente en la plataforma. Como resultado, el número de objetos de negocio puede reducirse normalmente a la mitad y la cantidad de datos maestros necesarios puede reducirse en un 80%, y la de datos transaccionales en un 90% o más.

3. tomar precauciones en lugar de introducir mejoras

Existen grandes dependencias entre los datos heredados, sus estructuras y los sistemas y aplicaciones en los que se crearon, que son prácticamente impenetrables como los muros de un silo. Romper estos muros durante la transformación sólo tiene una mínima posibilidad de éxito. Si, por el contrario, los clientes SAP existentes transfieren todo su stock de datos heredados junto con su contexto empresarial a una plataforma independiente antes de la transformación, el problema de las dependencias deja de plantearse.

Al mismo tiempo, TI tiene la oportunidad de limpiar los datos heredados que desea transferir a S/4 independientemente de los sistemas de origen en la plataforma separada antes de la transformación, eliminando así duplicados y errores. También puede enriquecer estos registros de datos con datos de fuentes de terceros. Esto es especialmente importante en escenarios analíticos y se aplica no solo a los datos de transacciones, sino también a todos los datos maestros, incluidos los maestros de clientes, proveedores, artículos y materiales, que son tan importantes para la transformación digital.

4. apagar y guardar

Una vez que los datos heredados de los sistemas SAP y ajenos a SAP, incluido el contexto empresarial, se han transferido a la plataforma independiente, los sistemas heredados, ya sean de SAP o de terceros proveedores, incluidos los archivos ADK, no sólo pueden desmantelarse, sino también clausurarse por completo y eliminarse. En comparación con el funcionamiento continuado, los clientes actuales de SAP suelen ahorrar un 80% o más en costes operativos.

5. garantizar la seguridad (jurídica)

Para garantizar que las obligaciones legales de conservación y los plazos no se interpongan en el camino del desmantelamiento del sistema, una plataforma de este tipo debe transferir la información heredada en su estado original y almacenarla a prueba de auditorías. Al mismo tiempo, este almacenamiento de la información a prueba de auditorías debe ser certificado por auditores. Pero, además, la plataforma debe ser capaz de cumplir plenamente las obligaciones de borrado del GDPR de la UE y de la Ley de Protección de Datos suiza, así como diversas normativas internacionales de protección de datos. Esto garantiza la seguridad jurídica incluso sin el funcionamiento continuado de los sistemas heredados.

Además, la transferencia de datos a una plataforma independiente y moderna contribuye a una mayor seguridad informática y, por tanto, de los datos, ya que, a diferencia de algunos sistemas heredados, una plataforma moderna también puede parchearse en el futuro.

6. automatizar, automatizar, automatizar

En vista de las enormes cantidades de datos con las que tienen que lidiar sobre todo los clientes actuales de SAP del segmento empresarial, es importante maximizar el grado de automatización. Esto se aplica en particular al primer paso, la extracción de datos y su contexto empresarial a través de la capa de aplicación. Debe ser posible extraer cantidades de entre 10, 100 y más terabytes de información de sistemas heredados y archivos ADK y transferirlos a la plataforma en un proceso totalmente automatizado en sólo unas horas y días en lugar de meses o incluso años con sólo pulsar un botón.

La automatización también desempeña un papel importante cuando se trata de mostrar información heredada en el mundo SAP S/4 a través de SAP GUI o Fiori. Para ello es necesario el proceso de "mapeo de estructura técnica". Esto implica transformar los datos heredados sobre la marcha sin cambiar la estructura original de los datos históricos en la propia plataforma. Por ejemplo, los datos relativos a los business objects de SAP ECC "Cliente" o "Proveedor" pueden visualizarse en S/4 a través del business object "Socio" como si se hubieran creado en esta estructura. La automatización desde la extracción de datos hasta su visualización en el nuevo entorno representa la esencia de un enfoque de plataforma independiente para la transformación selectiva de datos a través de la capa de aplicación como "transformación con un solo clic".

7. utilizar la transformación como servicio

Todos los escenarios de transformación implican tareas similares y recurrentes. Entre ellas se incluyen, por ejemplo, hacer balance del sistema existente y del entorno de aplicación, incluidos los estados de liberación, analizar el potencial de reducción de los datos heredados (el llamado Análisis de Reducción Potencial de Datos o DPRA) y qué datos exactamente (¡pero no más!) deben transferirse durante una disociación, así como definir las reglas de filtrado y transformación.

Para poder recorrer estos escenarios y los beneficios, sinergias y trabajos preparatorios asociados sin ningún riesgo, las empresas necesitan una solución de servicio que lo haga posible independientemente de la propia plataforma. El servicio trabaja con metadatos como información sobre sistemas, aplicaciones y bases de datos que son relevantes para la transformación de S/4 o la unidad de negocio que se va a vender. Los conocimientos que ofrece esta solución SaaS para proyectos de transformación proporcionan a los clientes actuales de SAP una base realista y fiable para la toma de decisiones en sus proyectos de transformación.

Tanto la plataforma como el servicio de transformación ya existen. JiVS IMP, la plataforma de gestión de la información independiente del sistema del proveedor suizo Data Migration International, ya ha demostrado sus ventajas en más de 2.000 proyectos en todo el mundo. La plataforma garantiza una separación limpia entre los niveles de datos y aplicación, acelerando así radicalmente la extracción, transformación y migración de datos heredados a través de la capa de aplicación y las herramientas estándar de SAP. La plataforma lo hace posible soportando más de 3.000 objetos de negocio de sistemas SAP y no SAP de varias versiones, así como un proceso para la extracción turbo de datos heredados.

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