Qué tiene que ver la agilidad con los sistemas heredados de SAP

Los paisajes de SAP, históricamente cultivados, suelen parecerse a pesados petroleros que sólo pueden cambiar de rumbo con gran retraso. Esto se debe menos al tamaño de los barcos que al peso de su carga. Su inercia impide cambios rápidos de dirección, aunque se sacuda el timón.

Como los petroleros, SAP y otros sistemas transportan una pesada carga: datos y documentos, de los que sólo una pequeña parte es necesaria en el trabajo diario. Cualquier agilidad y flexibilidad que los responsables de TI añadan a nivel de sistemas y aplicaciones se ve compensada por la estabilidad empresarial y jurídica necesaria a nivel de datos y documentos. Este problema común se da en una amplia variedad de escenarios.

Fusiones y adquisiciones

Cuando se sellan las adquisiciones de empresas, la alegría es grande, sobre todo entre los directivos. Pero en cuanto se seca la tinta de los contratos y se bebe el champán, empieza el trabajo en TI.

Al fin y al cabo, el comprador no sólo se hace cargo de los mercados, los empleados y los clientes, sino también de los sistemas informáticos, cuyo número se eleva rápidamente a cientos, especialmente en las grandes empresas, incluido un gran número de sistemas SAP de diversas versiones.

Por supuesto, no tiene sentido económico seguir explotando todos estos sistemas. Sin embargo, cerrarlos tampoco parece una opción. Al fin y al cabo, contienen datos y documentos valiosos que significan mucho dinero para el comprador.

Además, están sujetos a una amplia variedad de obligaciones y periodos de conservación. La información debe conservarse durante muchos años, a veces décadas, después de la compra y estar disponible según sea necesario hasta su supresión controlada y documentada, como exige en particular el Reglamento General de Protección de Datos europeo (RGPD de la UE).

En consecuencia, las adquisiciones de empresas siempre suponen complejos proyectos de integración y migración para los departamentos de TI. Hay que decidir qué aplicaciones deben ser asumidas por la empresa adquirida porque tienen ventajas sobre las propias y cuáles ya no son necesarias. Directamente relacionada con esto está la cuestión de qué datos y documentos deben migrarse a los sistemas vivos.

En un proyecto de este tipo, la migración suele implicar la modificación de la estructura de los datos y documentos migrados. Por tanto, los auditores internos o externos no confiarían en que la información migrada se corresponde exactamente con la original.

Por lo tanto, incluso con una migración parcial de los datos y documentos de los que se hicieron cargo en el momento de la compra, los sistemas informáticos tendrían que seguir funcionando y actualizándose para los nuevos requisitos, como la EU-DSGVO.

Este último requisito, en particular, ya no es técnicamente posible con muchos sistemas heredados o sólo puede realizarse con un gran esfuerzo. En cualquier caso, esto supone unos costes elevados.

Liquidación bancaria

La crisis financiera de 2008 aún no se ha superado. Muchos bancos siguen padeciendo préstamos dudosos que pueden amenazar su existencia en cualquier momento. Además, cada vez hay normas más estrictas que supuestamente reducen el riesgo para el sistema financiero en su conjunto debido a las dificultades de los bancos individuales. Aunque sean bienintencionadas, en algunos casos suponen una presión considerable sobre la capacidad de ingresos de los bancos.

Los bancos que ya no quieren o no pueden hacer frente a la carga del cumplimiento y las instituciones que no son viables se venden o se liquidan en sociedades de rescate.

Independientemente de si se adquieren los clientes o se interrumpe por completo la actividad, los compradores o sucesores están obligados a conservar toda la información sobre los clientes durante diez o más años.

Sin embargo, como es habitual en los bancos, están distribuidos en multitud de sistemas: Estos incluyen desarrollos propios del banco y sistemas SAP, así como soluciones comerciales de correo electrónico, sistemas de gestión de documentos o gestión de contenidos empresariales y archivos de audio en los que las sesiones de asesoramiento con los clientes se almacenan como grabaciones digitales.

Para poder seguir accediendo a los datos y documentos heredados, todos los sistemas heredados deben ser asumidos y seguir siendo explotados por la empresa sucesora.

El acceso a la información de los clientes es permanentemente necesario por dos razones. En primer lugar, los abogados o las autoridades fiscales, nacionales o extranjeras, tienen derecho a pedir permiso para ver los datos bancarios.

Lo mismo se aplica a los antiguos clientes de las entidades vendidas o liquidadas que, por ejemplo, necesitan copias de extractos de cuenta perdidos para la declaración de la renta.

Aunque el número de estas solicitudes debería seguir siendo manejable, todo el entorno informático asumido debe mantenerse y repararse, actualizarse con el tiempo y posiblemente incluso volver a obtener la licencia.

Migración a S/4 Hana

El momento llegará en 2025. Las expectativas de los clientes actuales de SAP son altas: asocian la nueva generación de software con la esperanza de un panorama de aplicaciones ágil que les ayude a dominar los retos de la digitalización.

Pero también saben que el mayor reto de esta nueva implantación, tanto en términos de complejidad como de tiempo, es la migración de datos y documentos al nuevo entorno.

Los clientes actuales de SAP se enfrentan rápidamente a un esfuerzo de varios miles de días-hombre para grandes instalaciones SAP con varios terabytes de volumen de datos. Además, el stock de datos contiene inevitablemente muchos registros de datos incorrectos que se han ido acumulando a lo largo de los años.

Una migración a S/4 y Hana, en la que todos los datos y documentos de los sistemas existentes se transfieren al nuevo mundo y los sistemas heredados deben seguir funcionando en paralelo a la nueva generación de software, no tiene sentido desde una perspectiva empresarial.

Después de todo, el funcionamiento continuado de los sistemas heredados en las empresas es una de las principales razones por las que, por regla general, el 80 por ciento de todo el presupuesto de TI se gasta sólo en operaciones.

A menudo, el 70% se gasta sólo en sistemas heredados. Sin embargo, lo ideal sería destinar el 60% a operaciones informáticas y el 40% a innovaciones, y ello de forma permanente.

La falta de calidad de los datos tras una migración es, como mínimo, un obstáculo igual de importante en el camino hacia un futuro ágil. No es exagerado decir que el éxito de la digitalización depende de ello.

Porque si los datos no son correctos, los procesos altamente automatizados entre personas y máquinas, pero también entre las propias máquinas, funcionan sólo hasta cierto punto y son propensos a errores.

Las evaluaciones en conjuntos de datos defectuosos conducen a conclusiones falsas que pueden tener consecuencias fatales para el desarrollo ulterior de los modelos de negocio.

El enfoque correcto

Aunque se trata de escenarios muy diferentes, comparten el mismo problema de tiempo, coste y complejidad. Los clientes actuales de SAP pueden resolverlo adoptando un nuevo enfoque arquitectónico: separar los datos y documentos heredados de las aplicaciones ágiles del futuro.

De este modo, los sistemas heredados pueden desconectarse, requisito básico para que las TI sean tan ágiles como exigen los escenarios empresariales. El elemento clave de esta nueva arquitectura es un entorno independiente del sistema para los datos y documentos heredados y su contexto empresarial.

Precisamente para esta arquitectura y estos ágiles escenarios empresariales, Swiss Data Migration Services AG ha desarrollado paquetes de soluciones especiales, entre otros para el procesamiento bancario, las adquisiciones y ventas de empresas y la migración eficiente a S/4 Hana.

Estas soluciones se basan en la plataforma de gestión de la información JiVS. Ofrece de serie un gran número de interfaces con sistemas heredados de una amplia gama de fabricantes. Además de SAP, se trata de BaaN, JD Edwards, Infor, Microsoft, Oracle EBS, Peoplesoft, etc. Toda la información de los sistemas heredados se captura y migra, y cada paso se documenta por completo.

Sin embargo, no se trata de un archivado clásico, sino de una historización: ni los usuarios de la empresa ni la auditoría interna ni los auditores externos acceden a los campos de las tablas.

Más bien, buscan todos los extractos de cuenta de un cliente en un determinado periodo de tiempo, por ejemplo, o el registro de una consulta que precedió a la celebración de un determinado contrato. Por esta razón, JiVS almacena la información junto con su contexto comercial.

Un cifrado fuerte y actualizaciones periódicas de seguridad proporcionan la seguridad necesaria en tiempos de ciberespionaje y delincuencia omnipresentes. La limpieza de registros de datos erróneos o redundantes optimiza la calidad de los datos.

Los datos y documentos pueden eliminarse específicamente a nivel de registro individual. Las autorizaciones pueden definirse claramente. Por supuesto, JiVS cumple los requisitos no sólo de la protección de datos europea, sino también de los auditores. Y quienes deseen externalizar los distintos paquetes de soluciones pueden utilizar las funcionalidades en diferentes modelos de entrega: hosting, servicio gestionado, SaaS.

Menos es más

Los clientes actuales de SAP ahorran hasta un 80% -en algunos casos incluso más- en costes operativos en comparación con los costes de seguir operando con los sistemas dados de baja. Al mismo tiempo, reducen el alcance y la complejidad de los proyectos de migración que surgen, porque sólo hay que transferir a los sistemas vivos los datos y documentos que realmente se necesitan o dejarlos allí. Por regla general, esto supone sólo entre un 20% y un 25%. Como en la vida real, lo mismo se aplica a las empresas ágiles: A menudo, menos es más.