Qué hay que tener en cuenta al implantar S/4 y Hana

Se desea más flexibilidad y agilidad, véase también el artículo de portada de E-3 de marzo de este año. Este es el resultado de un estudio de tendencias realizado en Alemania el año pasado por el especialista en TI Arvato y la empresa de estudios de mercado PAC.

A continuación se presentan algunos de los resultados de este estudio, junto con consejos para que el cambio a S/4 y Hana sea un éxito. Los encuestados se muestran predominantemente positivos respecto al nuevo sistema SAP. Alrededor de dos tercios esperan que S/4 acelere significativamente sus procesos y análisis de datos y más de la mitad esperan que la implantación del software proporcione una especie de chispa inicial para modernizar las aplicaciones e infraestructuras SAP existentes.

Hasta un 48% de los participantes en la encuesta sigue creyendo que S/4 es más fácil de usar, más flexible y más personalizable que las versiones anteriores. El 5% de las empresas ya ha completado la implantación de S/4, mientras que el 9% se encontraba en la fase introductoria durante el periodo de la encuesta. (Nota del editor: Estas cifras difieren significativamente del informe de inversión del GASD de este año, véase el gráfico del GASD y el informe detallado en E-3 de marzo de 2019, página 21).

Para otro 18%, el cambio a S/4 y Hana está firmemente planificado, de modo que en total casi un tercio de las empresas encuestadas ya están utilizando el nuevo S/4 o están a punto de hacerlo. El 54% aún no se ha decidido.

¿Campo verde o marrón?

Una vez tomada la decisión de implantar el nuevo sistema, el siguiente reto es desarrollar una estrategia adecuada, que incluya un plan de costes y plazos. Una implantación de S/4 requiere siempre una preparación exhaustiva. Al fin y al cabo, se trata de convertir sistemas de procesos empresariales holísticos y críticos para el negocio. La conversión a S/4 y Hana es un proyecto muy complejo, con un gran número de usuarios afectados y, por lo general, con limitaciones de tiempo y presupuesto muy ajustadas.

Además, suele funcionar en paralelo a las operaciones en curso, pero no debe entorpecer la actividad diaria y sólo debe requerir un tiempo mínimo de inactividad, preparación y cambio. Las siguientes ocho recomendaciones de actuación deberían ayudar en este sentido. Para el 68% de las empresas encuestadas, el requisito más importante de S/4 es mejorar los procesos existentes soportados por SAP. Los coautores del estudio PAC son partidarios del enfoque greenfield, ya que S/4 y Hana están orientados a las áreas de negocio - las líneas de negocio - y sólo así pueden aprovecharse plenamente las ventajas de S/4 en cuanto a procesos empresariales, como la realización de análisis de datos y el manejo sencillo de las funciones analíticas.

La reinstalación de los sistemas SAP siguiendo las mejores prácticas permite reestructurar los procesos desde cero y adaptarlos mejor a las necesidades cambiantes de la empresa. Sin embargo, según este estudio, sólo el 33% de las empresas que han optado por el nuevo sistema SAP quieren seguir esta vía.

Dos tercios, en cambio, optan por el enfoque brownfield. En este caso, el cambio a S/4 es análogo a una actualización o migración. Entre estos participantes, una mayoría del 73 por ciento prefiere una conversión del sistema, es decir, un cambio puramente técnico de los sistemas SAP. El 27 por ciento restante está a favor de un proceso de migración en el que consoliden y armonicen sus procesos SAP. Debería analizar muy detenidamente de antemano si los objetivos específicos que pretende alcanzar con la conversión a S/4 y Hana -por ejemplo, un uso más exhaustivo del estándar SAP- pueden lograrse con una mera conversión del sistema.

Comprobación en el simulador

Es aconsejable realizar pruebas exhaustivas en un cliente de prueba antes de la puesta en marcha. Los usuarios de prueba deben representar a todos los grupos de usuarios posteriores, desde el control hasta la logística, pasando por la planificación de la producción. Durante las pruebas, deben ejecutarse los flujos de procesos típicos y los escenarios de aplicación.

El 39 por ciento de los encuestados aboga por incorporar consultores externos de TI en relación con la implantación de S/4. El 27 por ciento de todos los participantes en el estudio se centra en la consultoría de procesos para optimizar los procesos empresariales existentes, el 15 por ciento desea principalmente consultoría en relación con la implantación de nuevos procesos o modelos empresariales.

Ajustar los herrajes

Para más del 80% de los participantes en el estudio, el proveedor de servicios externo debe tener la competencia profesional necesaria para asesorarles en la transformación de sus procesos empresariales. Sin embargo, no solo deben estar familiarizados con SAP, sino también mirar más allá de las TI.

Necesitan saber qué es lo que mueve a la empresa, qué hace que sus procesos empresariales sean especiales y tener un conocimiento profesional del sector. Alrededor del 70% de los encuestados comparten esta opinión y exigen a su proveedor de servicios la correspondiente experiencia en el sector. Es aconsejable examinar de antemano a un nuevo socio e informarse sobre referencias de proyectos S/4 con éxito, una recomendación compartida por tres cuartas partes de los participantes en el estudio.

Como en cualquier proyecto, alguien tiene que llevar el sombrero. Sus decisiones son vinculantes para todos los niveles. El director de proyecto ideal es técnicamente competente, asertivo y digno de confianza. Además, necesita autoridad personal y habilidades sociales y de comunicación para resolver conflictos e impulsar la conversión del software.

Aquellos que quieran operar la nueva suite ERP en su propio centro de datos necesitan un hardware de servidor que también esté diseñado para SAP S/4 y Hana. Además, se debe comprobar de antemano hasta qué punto los desarrollos internos activos son compatibles con la base de datos de Hana y aprovechar esta oportunidad para racionalizar el panorama informático de la propia empresa.

Puede elegir entre la solución in situ y la variante en la nube. Los proveedores de servicios de TI, como Arvato Systems, pueden ofrecer soporte para ambos escenarios. Una de las principales razones para pasarse a S/4 es la demanda de más flexibilidad y agilidad. Otras razones citadas por los encuestados son un manejo más sencillo y análisis de datos mucho más rápidos. En la versión completa del estudio se puede encontrar más información sobre las expectativas de los usuarios de la nueva suite de aplicaciones, el tema de on-premises frente a la nube y las razones por las que algunas empresas aún no se han decidido por S/4. Los lectores también pueden averiguar qué departamentos esperan obtener más beneficios de S/4 y qué productos adicionales de SAP son los más demandados.

SAP S/4 Hana en Alemania

Se entrevistó por teléfono a un centenar de directivos y responsables de SAP de empresas alemanas con al menos 1.000 empleados.

Más de una cuarta parte de los encuestados ya utilizan la plataforma SAP Hana, por ejemplo como base de datos para el almacén de datos (SAP BW). La encuesta tuvo lugar en mayo y junio de 2018. El 57 por ciento de las empresas pertenecen a los sectores de servicios, comercio y transporte, el otro 43 por ciento pertenece al sector de fabricación/producción.