Proceso de compra a pago con control presupuestario automático

Grupo farmacéutico Klosterfrau

Klosterfrau es una empresa farmacéutica tradicional alemana con casi 200 años de historia, casi 1700 empleados y más de 220 productos. Cuenta con 15 sedes en toda Europa, con su sede central y oficina de ventas en Colonia y centros de producción en Berlín y Lüchow. En 2021, la empresa convirtió con éxito su sistema SAP existente a S/4HANA para estas ubicaciones de ventas y producción. Como resultado, los emplazamientos de la empresa trabajan con un sistema uniforme y sobre la base de procesos armonizados. S/4HANA se desplegará sucesivamente para otras ubicaciones. 

Klosterfrau lleva optimizando sus procesos de tramitación de pedidos y facturas con las soluciones de flujo de trabajo xSuite desde 2014. Martina Grund, usuaria clave de SAP en contabilidad financiera en Klosterfrau: "Como resultado, hemos acortado los plazos de tramitación, hemos eliminado la anterior contabilidad en la sombra y tenemos una visión general del estado de tramitación de los estados financieros anuales y mensuales en todo momento". Un archivo central de documentos electrónicos permite documentar los procesos y las aprobaciones de forma completa y a prueba de auditorías.

Sin papeles desde el pedido hasta la reserva 

A lo largo de los años, la empresa farmacéutica ha ampliado la solución con funciones adicionales. A mediados de 2021, se utilizaba para 14 sociedades; cada año se crean o introducen, se liberan y se siguen procesando en los módulos de Compras y Cuentas a Pagar más de 8.000 pedidos de compra y casi 26.000 facturas. Ambos módulos se entrelazan para crear un proceso de compra a pago completamente digital: En el "alimentador" de la solución de Compras, un empleado registra inicialmente sus necesidades, que se utiliza principalmente para la adquisición de equipos. Tras su aprobación, este alimentador se convierte automáticamente en una solicitud de compra (BANF). A partir de ésta, el departamento de compras genera posteriormente la orden de compra. La posterior recepción de los bienes (o servicios) va seguida de la tramitación de las facturas: Las facturas llegan a la empresa, se digitalizan, se leen en voz alta, se registran previamente en SAP, se comprueban los hechos, se liberan (sólo las facturas de costes), se contabilizan y se pagan, y todo ello sin que nadie en Klosterfrau levante siquiera un trozo de papel. 

Mientras que una factura solía tardar unos diez días desde el día en que se recibía hasta que se contabilizaba, hoy en día el departamento de contabilidad financiera suele recibirla revisada y firmada tras sólo 24 horas. Se trata de valores máximos, pero incluso por término medio los plazos de tramitación se han reducido a la mitad. A los responsables del Grupo Klosterfrau les gusta especialmente la flexibilidad de las soluciones xSuite. Así, es posible configurar la determinación del agente de forma independiente o establecer procesos adicionales, sin tener que consultar siempre de inmediato al servicio de asistencia informática. 

El presupuesto de marketing ahora siempre al límite

En 2019, la empresa puso en marcha un nuevo proceso de pedidos para marketing. Los costes de marketing en Klosterfrau se controlan a través de los pedidos internos de SAP CO y antes se gestionaban manualmente.
planificado. El presupuesto anual se almacenaba en SAP, a partir del cual las medidas de marketing se solicitaban por separado y se asignaban posteriormente a la factura de forma manual, en lugar de hacer coincidir ambas cosas automáticamente. El resultado fue un gran esfuerzo de conciliación, porque Marketing no podía hacer un seguimiento de las medidas que ya se habían facturado. Además, no existía una visión general automática del presupuesto restante. Esto significaba que, en teoría, el presupuesto podía sobregirarse.

Este fue el punto de partida para optimizar el proceso. Se fijaron los siguientes objetivos: un flujo de aprobación flexible y automático con documentación a prueba de auditorías, no más dobles aprobaciones de medidas y facturas, ajustes sencillos de los cambios organizativos (sin soporte informático) y controles presupuestarios integrados que incluyeran la consideración de las facturas reales. Los objetivos se alcanzaron mediante un proceso SAP estándar con gestión de compromisos (para el seguimiento y control del presupuesto) y el uso de la solución P2P de xSuite. De este modo, la empresa consiguió una mayor transparencia y control presupuestario en el área de marketing. 

En la actualidad, Controlling también introduce el presupuesto total a principios de año. A continuación, el departamento de marketing crea el pedido en SAP, que luego pasa por una comprobación del presupuesto. El sistema comprueba a cuánto asciende el presupuesto anual almacenado, deduce las facturas reales que ya se han recibido, examina los compromisos pendientes (pedidos abiertos) y comprueba si el presupuesto residual disponible es suficiente. Si se supera el presupuesto, el flujo de trabajo de xSuite dirige el pedido directamente a Controlling. En el sistema de informes puede consultarse en todo momento una visión transparente de las facturas reales, el compromiso y el presupuesto disponible.

Tras una comprobación correcta del presupuesto, los responsables individuales liberan el pedido. Los distintos niveles de liberación pueden ajustarse de forma flexible mediante la determinación del responsable. La parte de facturación sigue como hasta ahora. Las facturas de las mercancías recibidas con una referencia de pedido se contabilizan directamente y, en el caso de los servicios, Marketing confirma también la realización del servicio. Entretanto, otros departamentos han adaptado este proceso. Por ejemplo, tras la introducción de S/4HANA, se incorporó el área médico-científica.

Conéctese una vez, hágalo todo

El trabajo con la nueva generación de SAP es más tangible para los empleados del grupo sanitario Klosterfrau gracias al nuevo manejo a través de las interfaces Fiori. "A esto lo llamamos la ventanilla única".Martina Grund explica: "Inicie sesión una vez, hágalo todo. Antes de S/4HANA, el proceso no era fácil de usar para los usuarios finales. Los pedidos se creaban en el sistema ERP, pero los usuarios finales utilizaban la interfaz web xSuite para sus aprobaciones. Con SAP S/4HANA, todos los pasos se realizan dentro de SAP Fiori.

No es posible una visión más general

Los dos mosaicos "PO Overview" (visión general de los pedidos, incluidas las aprobaciones) y "Inbox" (tareas de revisión/liberación de un usuario final) son las aplicaciones Fiori del Grupo xSuite relevantes para el proceso. En ellas, la información sobre todos los documentos del proceso P2P se recopila en una ubicación central - más visión de conjunto no es posible. La introducción de S/4HANA incluyendo SAP Fiori junto con las apps xSuite ha optimizado aún más el proceso P2P.

Para el Grupo Klosterfrau, las soluciones xSuite han demostrado su eficacia, por lo que se están adoptando en todo el grupo. Martina Grund: "Con xSuite, hemos establecido un proceso de adquisición uniforme para servicios y bienes y, gracias a la flexibilidad, podemos asignar diferentes procesos empresariales. Contabilizamos las facturas con mayor rapidez gracias a la imputación existente en la orden de compra y nos beneficiamos en general de un control y una visión general transparentes del presupuesto. Los procesos con las soluciones xSuite han demostrado su eficacia, por lo que los estamos extendiendo poco a poco a otras áreas de negocio."

Acerca de Klosterfrau

El Grupo Klosterfrau Healthcare es una empresa farmacéutica alemana que puede remontarse a una historia de casi 200 años. El Grupo Klosterfrau incluye, entre otras, las empresas Divapharma GmbH (Berlín) y Cassellamed GmbH & Co. KG (Colonia). La producción y distribución de más de 220 productos se gestiona desde la sede central de la empresa en Colonia. El producto más conocido de la gama es Klosterfrau Melissengeist.