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En contabilidad, el volumen de documentos había aumentado tanto debido al crecimiento que apenas podía gestionarse con los métodos convencionales. Cuando el proyecto de automatización se presentó a un grupo más amplio, se vio que había problemas similares en compras y entrada de mercancías. También en estas áreas, la avalancha de documentos sólo podía superarse con la ayuda de programas informáticos.

Encontraron la solución adecuada en el software de Tangro. Inbound Suite incluye módulos para procesar confirmaciones de pedidos, albaranes y facturas, entre otros, y por tanto ofrecía el enfoque integral necesario. Al mismo tiempo, el sistema cumplía otro criterio decisivo: la integración completa en SAP.

"Tangro está embebido en SAP y, por tanto, directamente integrado en SAP. Esto supone una gran ventaja para nosotros. Siempre tenemos acceso directo a nuestros datos maestros y de transacción de SAP en el procesamiento de documentos.", afirma Maximilian Schröder, Business Key User de Atlas Copco IAS.

Atlas Copco IAS ofrece diversas tecnologías de unión de un solo proveedor. Además, el análisis y la planificación de procesos forman parte de las soluciones que ofrece la empresa con sede en Bretten. Es lógico que los procesos también se diseñen internamente sin problemas.

SAP integrado

La propiedad de integración con SAP significa que puede ejecutarse en S/4. "No habríamos preseleccionado un producto que no fuera compatible con S/4 Hana", afirma Maximilian Schröder. Atlas Copco IAS procesa alrededor de 50.000 albaranes, confirmaciones de pedido y facturas al año.

Los documentos se reciben por correo postal, fax, correo electrónico o EDI y son reconocidos automáticamente por el software, comparados con los datos maestros y de transacción de SAP y puestos a disposición para su posterior comprobación o procesamiento. En algunos casos, estos dos últimos pasos se omiten por completo. Los documentos se procesan automáticamente en segundo plano, sin que nadie tenga que intervenir.

Es el caso, por ejemplo, de las confirmaciones de pedido de determinados proveedores, cuyos comprobantes se estructuran siempre de la misma manera y son correctos en cuanto a su contenido. Algunas facturas de determinados acreedores también se contabilizan inmediatamente. La estructura de estos comprobantes también es siempre la misma, lo que garantiza un reconocimiento fiable. Aquí nadie tiene que volver a comprobar.

Con las demás confirmaciones de pedido, albaranes o facturas, los empleados ven todos los contenidos importantes inmediatamente en el sistema. En el caso de las confirmaciones de pedido, se trata, por ejemplo, del número de pedido, el precio, la cantidad y la fecha de entrega. En el caso de los albaranes, se trata del número de documento, la cantidad entregada y la fecha.

En el caso de las facturas, esto incluye el proveedor, el número de factura y los datos del artículo. Si todo es correcto, basta un clic de ratón para contabilizar estos documentos en SAP. Sólo cuando se detectan discrepancias o falta contenido, los empleados procesan el documento y añaden contenido o corrigen valores.

Pero incluso eso es rápido, porque la imagen del documento se muestra en la pantalla junto con el contenido reconocido y todos los datos relevantes de la transacción. "Con Tangro, la imagen del documento y todos los contenidos importantes pueden verse de un vistazo. Esto hace que el procesamiento y la contabilización de los documentos entrantes sean muy eficaces.", explica Maximilian Schröder. "Y ahorramos tiempo de documentación, porque con la contabilización el documento se adjunta inmediatamente a la transacción correcta.."

El resultado final es que el procesamiento de documentos en Altas Copco IAS es ahora mucho más rápido y eficaz. En el caso de las confirmaciones de pedidos, la velocidad de procesamiento incluso se ha triplicado.Al automatizar con Tangro, hemos acelerado el procesamiento de las confirmaciones de pedidos de tres a un minuto".dice Maximilian Schröder.

También es mucho más rápido con los albaranes: "Ahora procesamos los albaranes el doble de rápido que antes. En lugar de dos antes, ahora solo necesitamos un minuto por documento.", afirma Maximilian Schröder.

Especialmente en el caso de los albaranes, esta alta velocidad es importante porque la entrada de mercancías debe registrarse en SAP sin ningún retraso. Funciona porque el procesamiento tiene lugar en tiempo real: En cuanto se escanea el documento, el empleado ve inmediatamente en el sistema la imagen del albarán con los datos de la operación correspondiente y puede contabilizar la entrada de mercancías.

"Procesar los albaranes en tiempo real es un enorme valor añadido que nos aporta un enorme aumento de la eficacia."Los procesos de verificación ya realizados facilitan la tramitación de las facturas. También en este caso, el software reconoce e interpreta todos los contenidos importantes y los coteja con los datos del pedido existentes en SAP.

Si el software no detecta ninguna discrepancia, el documento puede contabilizarse con un simple clic del ratón. También en este caso se consigue un aumento de la eficacia. En todas las fases del procesamiento de documentos, la amplia transparencia y trazabilidad garantizan otros efectos de optimización.

"Al archivar directamente la transacción, siempre tenemos a la vista toda la cadena del proceso. A través del número de pedido o de un número de material, podemos desplazarnos a lo largo de todo el proceso de compra a pago y ver inmediatamente todos los documentos importantes. Desde el pedido hasta la confirmación del pedido, pasando por la entrada de mercancías y la facturación.", afirma Maximilian Schröder. "Con Tangro, puede ser realmente más eficaz. Al mismo tiempo, la automatización del procesamiento de documentos es un paso más hacia la digitalización y la Industria 4.0."