Proyecto SLO eficiente mediante un enfoque basado en herramientas

Otto Bock Kunststoff fabrica plásticos en tecnología de poliuretano (PUR) y geles técnicos. La empresa se fundó en 1953 y emplea a más de 300 personas.

Hasta principios de 2015, las unidades organizativas asociadas Plantas de espuma (SSW) y Sistemas de espuma (SSY) se asignaban como sociedades independientes en el sistema SAP.

Los procesos estaban completamente aislados entre sí. El objetivo del proyecto era fusionar las dos divisiones como una única entidad jurídica, también en el entorno del sistema SAP, para formar la nueva empresa Otto Bock Kunststoff GmbH.

La empresa de tecnología médica, activa en todo el mundo, confió en la experiencia en SAP de la consultora cbs Corporate Business Solutions, con sede en Heidelberg. Esto también se hizo con efecto retroactivo al 1 de enero de 2015.

Tras la transformación, la nueva sociedad debe asignarse en el sistema como si ya se hubiera contabilizado operativamente desde principios de año. Esto también significa que se dispone de un ejercicio completo para la elaboración de informes.

Fundamentalmente, el grupo de empresas esperaba que la transformación generara sinergias tanto en términos de flexibilidad de los empleados como de optimización de los procesos empresariales. Al fin y al cabo, ambas organizaciones utilizan prácticamente los mismos procesos.

Sólo se presentaban en dos unidades diferentes. Al fusionarlas, Otto Bock ya no tendría que realizar y gestionar estos procesos dos veces en el futuro.

Armonización

Para fusionarse, era necesario que ambas divisiones utilizaran el mismo plan contable y la misma sociedad de control, así como la misma sociedad operativa.

Por tanto, la armonización era inevitable. Además, las unidades organizativas asociadas a los sistemas de espuma, como la planta y la organización de ventas, debían incorporarse 1:1 a las plantas de espuma.

En el curso de la fusión, los consultores de cbs en contabilidad financiera planearon trasladar el saldo mediante traspaso a nivel de saldos y mediante traspaso de las partidas abiertas al inicio del ejercicio.

El siguiente paso consistió en transferir detalladamente las partidas individuales del ejercicio en curso. En otro paso del proyecto, los expertos de SAP también se enfrentaron al reto de asignar los objetos logísticos a la nueva sociedad.

Identificar los procesos desviados...

Sin embargo, antes de iniciar la fusión de ambas divisiones, había que identificar con precisión los procesos divergentes o incluso los conflictos entre las dos organizaciones.

Para ello, el equipo del proyecto llevó a cabo un análisis detallado del sistema, que permitió especificar con precisión los datos que debían armonizarse para la próxima fusión de las sociedades.

El escaneo de datos se realizó en función de los ámbitos y unidades organizativas que debían modificarse y, además de finanzas y controlling, incluyó casi todos los procesos del sistema en ventas, gestión de materiales, planificación y control de la producción, mantenimiento y gestión de la calidad.

El volumen de registros de datos que había que registrar era correspondientemente alto: en finanzas y controlling, los consultores de SAP examinaron unos 15 millones de registros de datos, mientras que en logística había que gestionar un volumen de 5 millones.

Una vez concluida la fase de concepción y la documentación del proceso correspondiente, se llevaron a cabo un total de tres ciclos de pruebas, uno de ellos de integración y otro de aceptación.

Cada ciclo de pruebas consistía en una transformación completa del sistema de pruebas con un periodo de pruebas posterior. De este modo, cualquier error o cambio en los requisitos de transformación podía gestionarse durante el periodo de pruebas y cbs podía volver a probarlo en el mismo ciclo de pruebas o en el siguiente.

En conjunto, todo ello dio lugar a un calendario final fiable (plan de transición), a partir del cual se pudo abordar la puesta en marcha.

...y las sociedades se fusionan

A mediados de mayo de 2015, por fin había llegado el momento: podía comenzar la fusión real de SAP a nivel de contabilidad financiera y controlling (SAP FI/CO). Como parte de la fusión, los consultores de cbs se hicieron cargo de los datos FI/CO del año en curso y de todo el historial en logística, incluida la reestructuración de la cuenta de resultados (CO-PA), así como del plan contable y la armonización de las sociedades CO.

Para garantizar el éxito del proyecto, era esencial analizar con precisión los datos maestros y transaccionales que debían convertirse, tanto a nivel de procesos como técnico. Igual de importante era documentar con precisión y validar exhaustivamente todo el proyecto durante y después de la transformación.

Una vez realizado el inventario, se pudieron convertir los datos maestros y de transacciones necesarios mediante el cbs ET Enterprise Transformer. Con cbs ET, Otto Bock también se benefició de amplias funciones de análisis para escanear la codificación Abap correspondiente y las variantes de los sistemas SAP y determinar con precisión los valores fijos almacenados en la codificación, como las cuentas de mayor y las sociedades.

Además, el enfoque mínimamente invasivo asociado significaba que el trabajo implicado en el proyecto podía reducirse al mínimo. Los consultores de cbs sólo estuvieron in situ unos días durante la concepción del proyecto, y la fusión y armonización propiamente dichas pudieron realizarse a distancia y casi sin la participación de Otto Bock.

La presencia in situ de los especialistas SAP de Heidelberg sólo volvió a ser necesaria durante las fases de prueba. Gracias a la exitosa transformación de las organizaciones anteriormente separadas, Otto Bock puede garantizar un flujo de documentos entre módulos.

Otro hito del proyecto fue la aplicación de la exigencia del Grupo de introducir la contabilidad por centros de beneficio. Otto Bock quería utilizar el análisis resultante por centros de beneficio para lograr una asignación clara de la distribución de beneficios y crear así una mayor transparencia y flexibilidad dentro del grupo de empresas.

Dado que los centros de beneficio de la infraestructura SAP se organizan principalmente por grupos de productos, los consultores de cbs tuvieron que tener en cuenta unos diez millones de registros de datos para enriquecer los datos maestros y de transacciones existentes de acuerdo con las normas de los centros de beneficio.

Los documentos de los centros de beneficio pudieron generarse entonces retrospectivamente a partir de la fecha de presentación de informes del 1 de enero de 2015. Este enfoque tuvo una ventaja decisiva: al introducir su contabilidad de centros de beneficio de forma retrospectiva a principios de año, Otto Bock pudo evaluar el primer ejercicio de forma completa e íntegra.

El proyecto, desde el análisis hasta la puesta en marcha, se llevó a cabo siguiendo la metodología M-cbs desarrollada por cbs. Se trata de un enfoque de solución holístico y coherente con el que Otto Bock pudo diseñar de forma integral e industrializar de forma sostenible los requisitos de su proyecto.

El cbs ET Enterprise Transformer creó los requisitos técnicos previos para la aplicación de este enfoque de solución. De este modo se garantiza un enfoque adaptado con precisión a la situación específica del cliente y al tipo de proyecto.

El enfoque elegido permitió que el proyecto de transformación se implantara de forma coherente siguiendo una metodología orientada al negocio, los procesos empresariales y los problemas para todos los requisitos de cambio en Otto Bock.

Gracias al enfoque mínimamente invasivo adoptado por el equipo del proyecto, prácticamente no hubo pasos manuales de transición ni interrupciones de los procesos en curso.

Otra ventaja de esta metodología era su enfoque flexible: Todos los datos FI/CO del año en curso y todo el historial en logística podían transferirse sin problemas.

Además, el software cbs ET Enterprise Transformer permitió reestructurar con precisión la CO-PA y armonizar por completo los planes contables y las áreas de control.

La optimización de los procesos empresariales asociada ha convencido a Otto Bock. La empresa ya está planificando su próximo proyecto con los consultores SAP de Heidelberg.

En este proyecto deben modificarse las clases de valoración del maestro de materiales. Para una aplicación completa y sin problemas se utilizará de nuevo el transformador cbs ET Enterprise.

Grupo Otto Bock

Otto Bock Kunststoff es una empresa del grupo Otto Bock, un grupo de tamaño medio con sede en Duderstadt (Alemania). El grupo de empresas incluye Otto Bock HealthCare (tecnología médica), Otto Bock Kunststoff y Technogel (productos químicos), así como Sycor (tecnología de la información y la comunicación). La empresa cuenta con empresas de ventas y servicios en 51 países y emplea a más de 7.000 personas en todo el mundo.