Proyecto de transformación con carácter pionero
La tarea consistía, por tanto, en fusionar las sociedades de ambas empresas en S/4. Un proyecto con carácter pionero. Junto con cbs, KHS preparó minuciosamente la fusión técnicamente exigente, inició un proceso de gestión del cambio e implementó con éxito la fusión en muy poco tiempo. El grupo KHS es uno de los fabricantes líderes de sistemas de llenado y envasado en los sectores de bebidas y alimentos líquidos, con sede en Dortmund. La empresa tradicional opera en todo el mundo y tiene una elevada cuota de exportación.
El desarrollo y la producción de sistemas completos de envasado y embalaje, así como de máquinas individuales para los sectores de las bebidas y los alimentos líquidos, constituyen la competencia central de KHS. En 2020, el grupo alcanzó unas ventas de 1.130 millones de euros con 5.085 empleados. Formado en 1993 a partir de la fusión de Holstein y Kappert, fundada en Dortmund en 1868, y Seitz-Werke, establecida en Bad Kreuznach en 1887, KHS es uno de los principales proveedores del mercado. El grupo de empresas es filial al 100% de Salzgitter Klöckner-Werke, que pertenece al Grupo Salzgitter.
Con la adquisición de Corpoplast para formar KHS en 2008, el grupo se centró en ampliar su experiencia en PET. En su sede de Hamburgo, KHS ofrece a sus clientes un amplio programa de asesoramiento sobre envases de plástico y fabrica también máquinas para la producción y el revestimiento de envases de plástico. Entre sus clientes figuran renombradas marcas de bebidas de todo el mundo.
Cerrar los vínculos entre empresas
Para que la tramitación de pedidos fuera aún más eficaz, la empresa puso en marcha hace dos años un amplio programa de hoja de ruta. El objetivo era consolidar los once sistemas SAP existentes. Uno de los requisitos era migrar las filiales de KHS en todo el mundo al nuevo sistema S/4. En el futuro, todas las empresas debían trabajar con un único sistema ERP.
"Ya teníamos vínculos interempresariales muy estrechos. Numerosos pedidos procedían de la empresa matriz y las interconexiones eran cada vez más estrechas. Por tanto, armonizar estos procesos era un objetivo corporativo del grupo".explica Mathias Offermann, Vicepresidente de TI de KHS. La filial Corpoplast debía integrarse plenamente en el grupo, por lo que los procesos informáticos debían adaptarse en consecuencia. El objetivo era reducir el esfuerzo que suponían los pedidos de la empresa matriz y las facturas subsiguientes para hacer más eficientes los procesos internos y aumentar así la rentabilidad.
"Debido al tamaño y la complejidad de la empresa, esta fusión de sociedades fue todo un reto, ya que hay 400 empleados en Hamburgo. Allí se cubre toda la cadena de valor, incluido el diseño, la producción y la expedición. Se utilizan todos los módulos de SAP y el volumen era realmente alto.afirma Mark Dinnups, Director de Servicios Globales SAP.
El mayor reto del proyecto fue la compleja consolidación y migración de datos en el área de Finanzas y Controlling bajo las nuevas estructuras de S/4 Hana, y ello en un plazo muy breve, inferior a seis meses. Además, hubo que desarrollar una estrategia de retirada adecuada para los proyectos antiguos. Existían diferencias entre los sistemas antiguos y nuevos en cuanto al tipo de facturas, es decir, entre facturas HGB y porcentuales.
método PoC (of-Completion). En la fase de transición era necesario trabajar con dos sistemas al mismo tiempo. Por tanto, en esta fase los usuarios tenían que comprobar en cada caso concreto con qué tipo de proyecto se estaba trabajando y actuar en consecuencia. Esto aumentó aún más la complejidad del proyecto.
"Nos ayudó mucho el apoyo que recibimos de la gestión profesional del cambio".Jens Jensen, jefe del Plant Controlling Team North de KHS, subraya. Todos los empleados de Corpoplast fueron acompañados en el camino hacia la integración. "Fue un proceso difícil. Había que mantener la buena cohesión del personal y la identidad del lugar. Para nosotros era importante mantener alta la motivación de los usuarios para participar en las pruebas."explica Jensen.
Para la migración de datos se utilizó el software estándar cbs ET Enterprise Transformer. En el proceso, el equipo del proyecto discutió y aprovechó todas las posibilidades técnicas de la herramienta, los procedimientos y las vías de migración en una fase temprana. Las fusiones de sociedades no son nada nuevo, pero en S/4 cbs llevó a cabo una fusión de este tipo por primera vez. En el entorno S/4, ésta es probablemente también una de las primeras fusiones en todo el mundo realizadas con tecnología SLT. Gracias a este proyecto, se han obtenido valiosos conocimientos y la empresa se ha vuelto aún más sensible con respecto a las cuestiones críticas: En S/4 existen diferentes estructuras de datos, diferentes tablas y diferentes secuencias de acceso en comparación con SAP ERP/ECC 6.0. Estas se comportan de forma bastante diferente. Éstos se comportan de forma muy diferente. Esto es muy complejo y, por lo tanto, es importante trabajar con las herramientas adecuadas durante una migración de este tipo.
Mark Dinnups, Director de Servicios Globales SAP: "Hemos logrado una fusión notable en sólo cuatro meses. Realizamos la migración en el sistema existente con una fase de transición muy corta, con muy pocas secuelas operativas y sin incoherencias. Todo funcionó a la perfección. Es un caso que no existe hoy en el mercado.
Migración y optimización
Mathias Offermann, de KHS, lo explica: "Con una migración de este tipo, nos fijamos en los procesos básicos. Por supuesto, queremos que las operaciones continúen de la forma más fluida posible. Ha funcionado muy bien, aunque después la contabilidad completa agregue las cifras de forma bastante diferente". Tras la puesta en marcha, los usuarios pudieron seguir trabajando en pedidos, entregas, facturas o proyectos exactamente donde lo habían dejado antes. Dado que KHS opera en todo el mundo, siempre es necesario optimizar el área de ERP. Así pues, habrá una mayor armonización de los procesos, tanto si se trata de empresas de ventas como de centros de producción, tanto si se trata de sistemas SAP como de empresas no SAP. Tal vez vuelva a haber un equipo mixto de colegas de KHS y expertos de cbs que se pongan manos a la obra. "La probabilidad es alta"dice Offermann.
