El proveedor de telefonía móvil confía en el complemento SAP

Con unas 570 tiendas que operan bajo la marca principal Mobilcom-Debitel y 43 tiendas que operan bajo la marca premium Gravis, así como otros 5.600 puntos de venta estacionarios en tiendas especializadas y 400 grandes almacenes de electrónica, el Grupo Freenet está representado en toda Alemania en el comercio minorista local.

Sin una potente infraestructura informática que incluya procesos logísticos racionalizados e integrados, esta tarea es casi imposible de llevar a cabo. Sobre todo, debe funcionar de forma económica y ser escalable con flexibilidad para seguir el ritmo de crecimiento del grupo.

"Cuando nos hicimos cargo de Gravis Computervertriebsgesellschaft a principios de 2013, rápidamente quedó claro que ya no podíamos asignar adecuadamente la varianza de artículos asociada y la estructura cuantitativa asociada solo con nuestras capacidades de almacén anteriores y nuestro sistema SAP."

explica Sven Meißner, Jefe de Departamento del centro logístico de Oberkrämer.

"Entonces buscamos una solución móvil especial que nos permitiera optimizar la gestión interna de nuestro almacén e integrarla en nuestro sistema SAP con el mínimo esfuerzo."

Al fin y al cabo, los empleados se enfrentaban a la tarea de gestionar la creciente variedad de artículos en los centros logísticos de forma transparente y, sobre todo, eficiente. Desde entonces, la cartera también incluye portátiles, tabletas y componentes de acabado asociados.

En la actualidad, Gravis es uno de los mayores distribuidores independientes y autorizados de productos Apple en Alemania, con 43 tiendas.

Tras un proceso de selección, se adjudicó el contrato al socio de soluciones de software SAP Mobisys, con sede en Walldorf. El complemento de SAP MSB Client permite visualizar individualmente los mensajes de éxito y error y mostrarlos en los dispositivos portátiles utilizados. De este modo, la probabilidad de que un empleado del almacén pase por alto un mensaje de este tipo es prácticamente nula.

"En vista de que queríamos reducir las fuentes de error en nuestra logística como parte de nuestra certificación ISO 9001, nos gustó especialmente el manejo del Cliente MSB a este respecto"

afirma Martin Schröter, Jefe de Equipo de Oficina de Mobilcom-Debitel.

Además, el cliente puede escalarse de forma totalmente automática, lo que evita tener que perder tiempo ampliando detalles o información.

La introducción del Cliente MSB comenzó en el centro logístico de Oberkrämer, en Brandemburgo, desde donde se suministra exclusivamente a clientes empresariales (B2B). Como primer paso, el equipo del proyecto organizó un taller para registrar la situación objetivo, durante el cual se elaboró una hoja de especificaciones en consulta con el departamento especializado.

A continuación, las especificaciones se aplicaron con el apoyo de consultores de Mobisys durante un taller de varios días de duración. Tras el taller, el departamento de TI de Mobilcom-Debitel pudo llevar a cabo todos los pasos necesarios del proyecto de forma independiente y completarlo con éxito.

"Gracias a las intensas pruebas realizadas antes del lanzamiento, la puesta en marcha transcurrió sin contratiempos"

informa Martin Schröter.

El equipo de desarrollo interno pudo realizar pequeños ajustes que sólo se hicieron evidentes durante el funcionamiento.

La empresa utilizó la plataforma de desarrollo MSB Developer para optimizar continuamente la solución durante el funcionamiento. Tras el exitoso lanzamiento del proyecto, los expertos también desplegaron el MSB Client en el centro logístico de Büdelsdorf. Desde allí, el operador de telefonía móvil atiende principalmente a clientes del sector de clientes particulares (B2C).

Almacenamiento eficiente mediante procesos móviles

Desde entonces, unos 60 empleados de dos sedes han accedido al Cliente MSB a través de dispositivos de mano Datalogic y Psion y han suministrado a clientes empresariales y particulares de forma fiable y rápida.

El Cliente MSB móvil mapea económicamente importantes procesos logísticos y crea la transparencia y flexibilidad necesarias a través de los procesos móviles, desde el almacenamiento de mercancías hasta el traslado de almacén a almacén, la recuperación de mercancías y su entrega.

Antes de utilizar el complemento, los empleados del almacén sólo podían realizar consultas de existencias en puestos de trabajo fijos, imprimir listas de picking y procesarlas manualmente, y comparar y confirmar las órdenes de transporte con la lista sólo en operadores fijos.

Además, los inventarios sólo podían realizarse con un ordenador portátil. Todo el proceso logístico se digitalizó y, por tanto, se optimizó en su totalidad. Con los pedidos se pueden formar los llamados grupos, que se utilizan para abastecer a las tiendas propias de la empresa, a minoristas especializados o incluso a clientes particulares.

La lista de picking generada a partir de ella puede llamarse y procesarse directamente en el sistema SAP con poco esfuerzo utilizando el cliente MSB. De este modo, el responsable puede recoger todos los materiales pertenecientes a un pedido del almacén correspondiente e introducirlos directamente in situ mediante el cliente móvil.

Esto activa automáticamente el reaprovisionamiento en el sistema SAP, es decir, cuantifica exactamente las mercancías que van del almacén de estanterías altas a la zona de picking y de ahí a la zona de expedición.

Tasas de error y transparencia

Esto significa que incluso los pedidos que constan de varias entradas de mercancías pueden recogerse y confirmarse finalmente sin errores:

"La solución móvil ha simplificado considerablemente nuestro proceso logístico. Al integrar el proceso de control, hemos podido evitar de antemano posibles fuentes de error y laboriosos reprocesamientos, además de ahorrar tiempo de desplazamiento, puesto que ya no tenemos que desplazarnos en absoluto hasta el puesto de trabajo fijo del operario."

Martin Schröter explica las ventajas del Cliente MSB.

Como el Cliente MSB también puede utilizarse sin conexión, los empleados pueden utilizarlo fácilmente en todas las zonas del almacén, incluso donde no haya cobertura WLAN. En cuanto vuelven a estar dentro del alcance de la red inalámbrica, pueden cargar nuevos datos, listas e información del sistema SAP y enviar los artículos ya introducidos de nuevo al sistema SAP para su procesamiento en segundo plano.

Siguiente paso: contabilización de la salida de mercancías

Actualmente, sólo la contabilización de la salida de mercancías sigue realizándose a través de PC fijos. Sin embargo, el cliente MSB también soportará este paso del proceso en un futuro próximo. Mobilcom-Debitel también quiere integrar perfectamente la transferencia de datos de números de serie en su cadena de procesos móviles en un futuro próximo.

Las empresas de telecomunicaciones están obligadas por ley a conservar el llamado número IMEI (International Mobile Station Equipment Identity) de cada PC, portátil o smartphone y tableta almacenados. Se trata de un número de serie de 15 dígitos que permite identificar de forma unívoca cada dispositivo GSM o UMTS en todo el mundo.

"Por eso en el futuro queremos registrar y escanear los números IMEI, además de nuestros números de artículo habituales, cuando enviemos mercancías a través del cliente MSB".

afirma Linda Behrens, Jefa de Departamento de la planta de Büdelsdorf.

"Esto nos permite imprimir los números respectivos en la factura correspondiente y el albarán correspondiente sin mucho esfuerzo a la hora de embalar la mercancía".

Lo único que tiene que hacer el equipo de desarrollo interno es convertir la plantilla de transacción del número de material SAP al EAN (European Article Number) utilizado. De este modo, la empresa mata dos pájaros de un tiro y mapea tanto sus flujos de mercancías como de datos en la plataforma de integración móvil.

De este modo, la empresa no sólo cumple su obligación de aportar pruebas a las autoridades competentes, sino que también persigue de forma coherente su estrategia de seguir reduciendo la complejidad de la gestión de sus almacenes en la siguiente fase del proyecto.

Reaprovisionamiento en SAP

Gracias a la digitalización de los procesos logísticos y a la optimización de procesos asociada, los costes de adquisición en el centro B2B de Oberkrämer se han amortizado en doce meses.

En el centro B2C de Büdelsdorf, se tardó menos de diez meses gracias a la experiencia acumulada. Hoy en día, los empleados registran numerosos movimientos de material y de almacén directamente in situ mediante dispositivos portátiles conectados en red inalámbrica a través de WLAN.

Con el Cliente MSB, el personal de almacén puede consultar de forma fiable el stock total de materiales almacenados, incluso si la empresa desglosa el mismo producto en varias posiciones de entrada de mercancías y lotes individuales, teniendo así en cuenta sus diferentes canales de venta (B2B, B2C, tiendas propias).

Gracias a la integración directa de la plataforma móvil de MSB en el sistema SAP, la empresa no sólo pudo simplificar sus procesos logísticos, sino también hacerlos más transparentes y, por tanto, menos propensos a errores.