Ingeniería de procesos, RPA, minería de procesos

Juntos son más fuertes: ingeniería de procesos, RPA, minería de procesos. El director financiero debe crear una gestión de procesos digitales integrada para aprovechar el potencial. Ya sea en contabilidad, pagos o compras: las interrupciones en los procesos, como liquidaciones incompletas, procesos retrasados y procedimientos manuales, están a la orden del día y son una espina clavada para todos los directores financieros.

Las empresas abordan ahora estos factores de coste con herramientas digitales. Utilizan enfoques como la ingeniería de procesos, la minería de procesos y la automatización robótica de procesos (RPA). Pero las fuerzas rara vez se combinan.

La ingeniería de procesos es la disciplina en la que las empresas definen y documentan sus procesos de negocio. Se visualizan con herramientas de gestión de procesos empresariales (BPM) y se mejoran con métodos de optimización de procesos empresariales (BPO).

Diversas herramientas ayudan a la visualización. Sin embargo, los resultados empíricos, como la duración de los procesos y la varianza de los mismos -es decir, en qué medida se desvían los empleados del proceso objetivo-, no se revelan completamente con esta disciplina. Los talleres de procesos clásicos sólo muestran una parte de la verdad.

Para eso sirve la minería de procesos. Esta disciplina hace visibles en toda su amplitud los procesos reales soportados por TI sobre la base de datos reales, con todas las ineficiencias, bucles, tasas de automatización y variantes que no se ajustan al proceso objetivo.

Los KPI y los análisis conducen a una especie de "inteligencia empresarial inclinada hacia la perspectiva del proceso". Con los datos maestros más amplios posibles en el modelo, el beneficio crece porque se pueden identificar mejor los patrones. El déficit: los pasos manuales fuera del sistema y el contenido de las instrucciones de trabajo individuales no son visibles.

Las empresas logran la automatización de procesos mediante complejas optimizaciones en los sistemas informáticos, a través de sistemas de gestión de flujos de trabajo ascendentes, así como mediante módulos de RPA y, además, con la ayuda de motores de IA.

La medida en que estos métodos automatizan los procesos en el resultado de forma fiable y sin errores no siempre es inmediatamente visible. Falta transparencia en todo el proceso, es decir, en el valor añadido que aporta la minería de procesos. Por lo tanto, las interfaces profesionales y técnicas deberían aunarse mucho más.

Por tanto, cada disciplina tiene sus propias lagunas. Para colmar estas lagunas, se recomienda un enfoque combinado con los tres instrumentos. Las empresas desarrollan un proceso objetivo. Este se almacena como referencia en una herramienta de minería de procesos a través de la interfaz BPM.

Allí, las desviaciones en los pasos de trabajo y los tiempos de rendimiento pueden identificarse y optimizarse mediante BPO. La eficacia de las medidas de mejora y el nivel de potencial de automatización sólo se hacen realmente tangibles con apoyo empírico. Los modelos de proceso establecidos, como "Planificar - Hacer - Comprobar - Actuar", adquieren una dinámica totalmente nueva con estas herramientas.

Las empresas evitan determinados patrones de error mediante reglas de delegación en un sistema de gestión de flujos de trabajo o haciendo que un robot informático se encargue del proceso. La RPA también puede reducir los tiempos de procesamiento. Las herramientas de minería de procesos revelan qué tareas RPA pueden suponer un mayor ahorro.

Las herramientas de minería de procesos también revelan si las reglas de automatización funcionan o posiblemente provocan esfuerzos y errores adicionales en pasos posteriores del proceso. Las empresas también pueden utilizar la supervisión de procesos para comprobar la eficacia y las interacciones de las medidas de optimización clásicas.

Integrada en un proceso de mejora continua, se crea una gestión digital de procesos que ofrece resultados significativamente mejores que los proyectos de optimización por separado. Se erradican los puntos débiles y los puntos ciegos de las disciplinas individuales, y el director financiero dispone así de una herramienta más poderosa en la lucha contra la ineficacia.