Optimizar la comunicación de los procesos

Hoy en día, los procesos de entrega están ampliamente digitalizados: desde los formularios de pedido en línea hasta la planificación y logística de almacenes, pasando por la facturación a través de ERP. El contacto con proveedores y clientes también suele estar totalmente automatizado mediante el intercambio electrónico de datos estructurados (EDI). Pero mientras que la digitalización está muy avanzada en las grandes empresas o corporaciones internacionales, esto no se aplica necesariamente a sus socios. El resultado son interrupciones no deseadas pero inevitables en los medios de comunicación. Esto se debe a que las empresas más pequeñas y altamente especializadas, en particular, a menudo no disponen de las posibilidades técnicas y financieras para poder transmitir datos a las aplicaciones empresariales de forma estructurada a través del EDI. En su lugar, a la hora de tramitar los pedidos, suelen recurrir a formularios de pedido predefinidos en papel o en PDF, que luego se envían por fax o correo electrónico y deben introducirse manualmente en un proceso que lleva mucho tiempo. Esto ocasiona costes, provoca retrasos en los procesos y a menudo da lugar a errores en la introducción de datos.

Grabación automática

Aquí es donde entran en juego los Intelligent Capture Services, con los que incluso proveedores, clientes o nuevas filiales no aptos para EDI pueden conectarse sin problemas a los procesos existentes en muy poco tiempo. Los modernos servicios en nube, como los de Retarus, soportan todas las interfaces, sistemas ERP y formatos de archivo habituales y aceleran notablemente los procesos de la cadena de suministro. Para los socios no hay costes ni restricciones relacionados con el sistema: Simplemente siguen utilizando los flujos de trabajo existentes.

Los Intelligent Capture Services capturan automáticamente documentos empresariales entrantes por correo electrónico o fax y, en el mejor de los casos, convierten estos datos en totalmente legibles por máquina con ayuda del potente Intelligent Document Recognition (IDR). El reconocimiento inteligente de textos de los Retarus Intelligent Capture Services, por ejemplo, se basa en varios motores OCR y técnicas innovadoras de IA, actualmente soporta 14 idiomas y, por lo tanto, también es ideal para su uso en un entorno empresarial internacional. La concordancia de datos maestros y las reglas y mecanismos de comprobación de aprendizaje automático (machine learning) garantizan una alta calidad de los datos con una tasa de reconocimiento de hasta el 98 por ciento.

Flujo de caja más rápido

Si no se reconocen algunos datos de un pedido o factura recibidos, por ejemplo debido a una letra ilegible, se marcan con una nota de bloqueo. De este modo, en el sistema ERP queda inmediatamente claro que es necesario un procesamiento posterior manual. Retarus envía automáticamente el documento original al empleado responsable como PDF. En el PDF, todas las áreas que no se reconocen y que deben ser revisadas se resaltan claramente. De este modo, el postprocesamiento manual es mucho más fácil para los empleados, ya que no tienen que comprobar de nuevo todo el documento, sino sólo la información incorrecta. Opcionalmente, Retarus puede encargarse del postprocesamiento manual y ofrece una tasa de reconocimiento del 100 por cien (human in the loop). Con la ayuda de los Intelligent Capture Services, las empresas aumentan el nivel de automatización de su comunicación empresarial y se benefician de una automatización de procesos eficiente y fiable a lo largo de toda la cadena de suministro.

Además, el tratamiento automatizado de los documentos comerciales facilita el flujo de caja y permite reducir los costes en un 60% en comparación con el tratamiento manual de los pedidos. Sin embargo, las empresas deben asegurarse de que están en el lado seguro cuando se trata de la protección de datos, los requisitos legales y el cumplimiento. El proveedor alemán de servicios en nube para empresas Retarus, por ejemplo, se centra específicamente en el procesamiento local, procesa todos los datos en centros de datos autogestionados y auditables y cumple las normas específicas del sector, los requisitos de la DSGVO y los requisitos de cumplimiento más exigentes.