Procesamiento de facturas totalmente automático en SAP

El potencial de ahorro es enorme: la Comisión Europea estima en 64.500 millones de euros anuales el ahorro que supondría para las empresas de la UE el procesamiento electrónico de facturas.

Muchas empresas utilizan soluciones de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para leer los datos de las facturas en papel y transferirlos directamente al sistema contable en formato electrónico.

Primero se escanean las facturas en papel y, a continuación, un componente de reconocimiento OCR lee los datos de la factura para poder enviarlos al proceso de aprobación electrónica a través del flujo de trabajo.

Sin embargo, estas desviaciones costosas y que requieren mucho tiempo son superfluas si el emisor y el receptor acuerdan un procedimiento de facturación completamente electrónico, ya sea a través de EDI (intercambio electrónico de datos), portales EBPP (presentación y pago electrónicos de facturas), portales web o por correo electrónico o DE-Mail.

Sólo por la eliminación del papel y los gastos de envío ya merece la pena enviar las facturas electrónicamente. Además, existen otras ventajas económicas y numerosas opciones de optimización, por ejemplo en términos de eficiencia de procesamiento y transparencia.

El mayor potencial de ahorro lo obtiene el receptor de la factura. Esto se debe a que el soporte de software no sólo tiene efecto cuando se reciben las facturas, sino también en todos los procesos posteriores de la empresa, como la comprobación, la captura de datos y el archivo.

La tramitación electrónica de las facturas se acelera enormemente a lo largo de todo el proceso. Las facturas también pueden autorizarse automáticamente comparándolas con los datos del pedido. De este modo, el destinatario se ahorra una gran parte de los costes de tramitación y de tiempo, lo que le permite beneficiarse de descuentos con mayor frecuencia. Las tasas de reclamación también son cosa del pasado.

De 27 a 2 minutos

El intercambio de facturas en formato PDF/A reduce el tiempo de procesamiento de 27 a 2 minutos. Actualmente existe una fuerte tendencia hacia la facturación normalizada en formato PDF/A, ya que las ventajas tanto para los emisores como para los receptores de las facturas son elevadas a pesar de los bajos costes de inversión.

Además, cada vez son más los proveedores que se pasan al intercambio de facturas en formato PDF/A, ya que quieren aprovechar las ventajas económicas y muchos de sus clientes de los sectores empresarial y público ya no aceptan facturas en papel. Las medianas empresas, en particular, deberían aprovechar esta situación favorable.

Los archivos PDF/A pueden generarse fácilmente desde Microsoft Word o un sistema ERP y enviarse por correo electrónico o DE-Mail. El formato PDF/A no solo incluye un archivo de imagen, sino también un archivo TXT.

Mediante sencillos programas adicionales, estos archivos TXT pueden extraerse y hacerse legibles para los sistemas ERP. Ya no es necesario introducir manualmente los datos de la factura o leerlos con un componente OCR.

La calidad de los datos es del 100% cuando las facturas se intercambian en formato PDF/A, frente a alrededor del 75% cuando se capturan utilizando componentes OCR.

Como los archivos TXT se transfieren completamente al sistema ERP, no se producen pérdidas de datos ni errores de lectura cuando las facturas se intercambian mediante PDF/A.

El Ministerio Federal del Interior (BMI) calculó que se tarda una media de 27 minutos en tramitar una factura en papel. El intercambio electrónico de facturas en formato PDF/A, provistas de "datos de cabecera" para su procesamiento semiautomático, reduce el tiempo necesario a unos cinco minutos.

En el caso de las facturas con referencia a un pedido de compra, el esfuerzo se reduce incluso a unos dos minutos si la factura coincide con el pedido de compra. Y con muy poca inversión para el destinatario de la factura.

Sistema totalmente automatizado de facturas y avisos de pago

Con la ayuda de una solución de software para el procesamiento automático de facturas en el sistema SAP, las empresas usuarias de SAP pueden procesar todos los archivos PDF/A entrantes -como facturas o avisos de pago- de forma totalmente automática.

Una aplicación de este tipo genera todos los datos relevantes para la contabilización a partir de archivos PDF/A y los envía automáticamente al sistema SAP. No se necesita un software OCR adicional ni un proveedor de servicios externo.

El procesamiento tiene lugar directamente en el sistema SAP, sin interrupciones de medios ni interfaces, lo que garantiza al cien por cien la calidad de los datos. Ya no son necesarias ni la comprobación manual de los datos ni la verificación de las facturas por parte del empleado, de conformidad con el artículo 14 de la UStG.

Los errores de introducción o la pérdida interna de facturas son cosa del pasado. El proceso de edición comienza cuando se recibe el archivo PDF por correo electrónico. A continuación, se archiva conforme a la ley guardando el fichero correspondiente (texto del correo electrónico y el PDF asociado) en el archivo.

En segundo lugar, se inicia el procesamiento del archivo PDF en el sistema SAP. Los datos se transfieren a un libro de recepción de facturas y se realiza una preasignación automática.

A continuación, la solución determina los destinatarios responsables y activa el flujo de trabajo. Una vez aprobada la factura mediante el flujo de trabajo, se contabiliza el caso empresarial y el documento SAP se almacena en el archivo junto con el PDF.

Esfuerzo y eficacia

El cambio al procesamiento de facturas en PDF y la aceleración y racionalización asociadas de los procesos internos de la empresa benefician no sólo a los empleados de contabilidad financiera, sino a todos los implicados en el proceso de aprobación en toda la empresa.

El flujo de trabajo electrónico acelera considerablemente todo el proceso de facturación. Una ventaja importante es la transparencia a lo largo de todo el procedimiento de tramitación de facturas.

El estado de cada factura individual puede comprobarse continuamente. Las copias de facturas, las largas búsquedas de la factura original o incluso la pérdida de un documento son cosa del pasado.

Otra ventaja es que las facturas con una referencia de pedido también pueden leerse y procesarse automáticamente a nivel de artículo.

Cierre rápido

Las ventajas del procesamiento de facturas en PDF integrado en SAP también son perceptibles para la dirección. Por ejemplo, las empresas se benefician de una visualización en tiempo real del pasivo corriente, ya que las cifras de la recepción de facturas están disponibles de inmediato.

Entre otras cosas, esto permite una gestión más precisa de la liquidez. Hoy en día, los proveedores externos de capital, como bancos o accionistas, esperan más información en una fase más temprana. Sin embargo, la inclusión de información de terceros, como proveedores o clientes, es un factor que puede retrasar considerablemente el proceso de cierre.

Con la ayuda del procesamiento de facturas en PDF totalmente integrado en SAP, esta información puede generarse, procesarse y mostrarse de forma transparente mucho más rápidamente. Esto ahorra a las empresas un tiempo valioso en el rocoso camino hacia el cierre rápido.

Con la aprobación de la Ley de Simplificación Fiscal en 2011, el legislador rebajó los requisitos legales, pero el contribuyente sigue siendo responsable de aportar las pruebas pertinentes.

Al enviar facturas por correo electrónico, por ejemplo, el destinatario debe garantizar su autenticidad e integridad. Esto debe garantizarse mediante un procedimiento interno de verificación.

Una aplicación para el procesamiento de facturas en PDF integrada en SAP comprueba el cumplimiento de esta normativa mediante un proceso estandarizado. La solución permite verificar sin fisuras todo el proceso, desde la recepción de la factura hasta su contabilización.

Además, la solución utiliza un control automático de recepción de facturas de conformidad con el artículo 14 de la UStG para garantizar que todas las facturas recibidas cumplen los criterios para tener derecho a la deducción del IVA soportado.

Algunas empresas aún dudan en cambiar el tradicional intercambio de facturas en papel. Sin embargo, la tendencia hacia el procesamiento electrónico de facturas es imparable. Por ejemplo, la Comisión Europea ha pedido a sus Estados miembros que establezcan la facturación electrónica como método predominante para 2020.

Las empresas innovadoras y con visión de futuro ya se están posicionando como pioneras de una esperada ola de cambio. Los expertos prevén un crecimiento del 30% en el ámbito de la facturación electrónica en Europa en los próximos años. En todo el mundo se espera un aumento del 20%.