Ámbito de cumplimiento e innovación

Pocos temas conmueven tanto a los clientes actuales de SAP como el cambio a S/4 Hana. A pesar de todos los problemas iniciales del lanzamiento al mercado y de las continuas críticas de la comunidad SAP, una encuesta en línea a 500 responsables de la toma de decisiones en los países de habla alemana realizada por el Grupo de Usuarios SAP de habla alemana a principios del verano de 2017 muestra que el cambio a S/4 Hana será un gran éxito:

Casi el 64% de las empresas encuestadas están invirtiendo ya en S/4 Hana en las variantes en la nube y on-premise. De aquí a 2020, un tercio de los actuales clientes de SAP cambiará a la nueva generación de software de Walldorf y otro 20 por ciento ya tiene previsto migrar después de 2020. Se trata de un megaproyecto que ocupará una parte importante del presupuesto de TI durante varios años y que también tendrá un impacto significativo en la estrategia general de TI de los actuales clientes de SAP. Ya no se trata de tal o cual funcionalidad, de tal o cual solución sectorial, sino de cuestiones fundamentales como el modelo óptimo de arquitectura informática que será sostenible durante muchos años.

Además, los nuevos requisitos de cumplimiento, en particular el Reglamento General Europeo de Protección de Datos (RGPD de la UE), exigen un nivel de transparencia y documentación hasta ahora desconocido en el tratamiento de datos personales a ambos lados de las cuatro paredes del propio centro de datos.

El almacenamiento de estos datos a prueba de auditorías y la mejor protección posible contra el acceso no autorizado ya no son suficientes. Por el contrario, las empresas deben saber y poder demostrar en todo momento, prácticamente con sólo pulsar un botón, con qué fin se están procesando los datos personales, dónde, cómo y por quién. Deben poder intervenir en estos procesos en cualquier momento, por ejemplo para cumplir sus amplias obligaciones de información a las autoridades de control, pero sobre todo a las personas que están detrás de estos datos.

Mientras que en el pasado era importante recopilar datos de la forma más exhaustiva posible y almacenarlos de forma segura, hoy en día los registros de datos que deben conservarse deben reducirse al mínimo y, si es necesario, eliminarse específicamente, a pesar de la necesidad de archivar y realizar copias de seguridad. Los sistemas y archivos heredados sólo ofrecen estas posibilidades en contadas ocasiones. Por lo tanto, también aquí se avecinan conversiones e inversiones considerables. Y el tiempo apremia: A partir del 25 de mayo de 2018, las infracciones del reglamento serán sancionadas.

La cuadratura del círculo

En cierto sentido, la presión para innovar y los nuevos requisitos de cumplimiento plantean a los departamentos de TI la tarea de cuadrar el círculo de alguna manera. Las encuestas lo demuestran una y otra vez: alrededor del 80% de todo el presupuesto de TI se consume en operaciones puramente informáticas, mientras que sólo el 20% está disponible para inversiones en innovaciones.

Los costes de los sistemas heredados representan a menudo el 70%. Lo ideal, sin embargo, sería destinar el 60% a las operaciones de TI y el 40% a la innovación, y esto debería ser permanente (véase la figura). Según la encuesta del GASD, los presupuestos de TI crecieron una media de casi el 5% en 2017 en comparación con el año anterior. Sin embargo, ni siquiera un aumento tan significativo será suficiente para dotar a los departamentos de TI de los recursos financieros que necesitarán para digitalizar sus empresas y sus modelos de negocio.

A la vista de estas cifras, la solución es obvia: hay que reducir permanentemente los costes de explotación de los sistemas heredados. El método elegido es la consolidación y el desmantelamiento. Gartner también se ha hecho cargo de la cuestión y observa a los proveedores cuyas soluciones permiten a las empresas desmantelar los sistemas heredados en su "Cuadrante Mágico para el Archivo de Datos Estructurados y la Retirada de Aplicaciones", actualizado por última vez en junio de 2016. El punto clave aquí es que Gartner no quiere que las soluciones pertinentes se entiendan únicamente como costes. Al contrario, la firma de análisis concluye: "El archivado de datos estructurados y la retirada de aplicaciones pueden dar lugar a un ROI significativo."

Reduzca los costes operativos de forma permanente

La estandarización y la automatización son requisitos indispensables para que esta solución de desmantelamiento de sistemas heredados amortice las inversiones necesarias en poco tiempo y garantice posteriormente unos costes de explotación permanentemente más bajos. La solución JiVS de la empresa suiza Data Migration Services AG reúne precisamente estas características. Estas características son el resultado de un gran número de proyectos de migración de datos y desmantelamiento de sistemas heredados. En la práctica, se ha demostrado que JiVS reduce los costes operativos entre un 80% y un 90% tras el desmantelamiento de los sistemas heredados.

Con el 10-20 por ciento restante, los datos heredados que deben conservarse por motivos de conformidad, incluida la lógica empresarial de SAP, pueden seguir utilizándose. Con sólo pulsar un botón se pueden archivar y seguir utilizando: Data Migration Services lo denomina historización de datos o "retirada de aplicaciones". JiVS es una plataforma basada en Java y representa una combinación de tecnología, aplicaciones y métodos estándar. El núcleo de la plataforma JiVS es la capacidad de separar los datos y la lógica empresarial de los sistemas de origen y destino.

Al mismo tiempo, esto ofrece una oportunidad única para limpiar los registros de datos existentes y los datos maestros en particular. Esta limpieza en particular es crucial para una transición exitosa a S/4 Hana. Por cierto, esto también se aplica sin restricciones al cumplimiento de los requisitos del GDPR de la UE. Esto se debe a que permite a las empresas revelar completamente qué datos personales tienen sobre los ciudadanos de la UE, dónde los almacenan, con qué fines -legítimos- los procesan, si estos datos son correctos y si realmente solo almacenan los datos que necesitan para estos fines.

Sin embargo, JiVS también le ofrece la posibilidad de eliminar específicamente los registros de datos que se hayan transferido desde sistemas heredados dados de baja y archivados. A los datos archivados y activos también se les pueden asignar periodos de conservación, lo que garantiza que las facturas, por ejemplo, que también contienen datos personales, se eliminen de forma irrecuperable y automática una vez transcurrido el periodo de conservación legal. Si esta eliminación automática debe suspenderse debido a un litigio en curso, por ejemplo, esto también es posible a nivel de registros de datos individuales. La gestión de la conservación es aquí la palabra clave, y la funcionalidad correspondiente forma parte de la plataforma JiVS (véase la ilustración).

Rose: Migración con éxito a S/4

Un ejemplo actual de migración con éxito a S/4 Hana es el proyecto de la farmacia de venta por correo y mayorista de productos médicos "Zur Rose", con sede en Suiza, que incluye marcas tan conocidas como DocMorris. Con la migración a la nueva generación SAP, la empresa quería unificar su heterogéneo panorama informático y separar los datos heredados de los actuales. Además, los costes operativos debían reducirse de forma permanente.

El beneficio para el cliente: "Resolvemos dos grandes tareas a la vez", afirma Michael Herrmann, director de proyectos de Zur Rose Suisse . "Para nosotros, el punto decisivo era lograr la transferencia depurada de datos de los sistemas heredados al nuevo SAP y, al mismo tiempo, conseguir un archivado conforme a la ley". (Más detalles en el estudio de caso que comienza en la página 58.)

Conclusión

Los clientes actuales de SAP se encuentran atrapados en un dilema entre las limitaciones presupuestarias, por un lado, y la presión de la innovación y los requisitos de cumplimiento, por otro. El desmantelamiento de los sistemas y archivos heredados es la forma de salir de este atolladero. Las plataformas inteligentes como JiVS reducen el número de sistemas SAP operativos y la cantidad de registros de datos almacenados en ellos. JiVS crea la libertad financiera necesaria para la nueva generación de software SAP y hace que los entornos informáticos de los clientes existentes sean resistentes a los requisitos de cumplimiento actuales y futuros.