Plataforma para el cumplimiento y la gestión de datos maestros

Mantener los datos actualizados en todo momento es una tarea que requiere mucho tiempo. En Roche, eran sobre todo los empleados del departamento de datos maestros quienes se encargaban de ello, pero a veces también personal del departamento informático.

Tenían la tarea de introducir manualmente datos nuevos o modificados en el sistema SAP, por ejemplo cuando se creaban equipos como compuertas cortafuegos, actuadores o sensores de medición en un edificio nuevo.

Aquí utilizaban las listas proporcionadas por los fabricantes en Microsoft Excel y transferían los datos "copiando y pegando". Pero este proceso no solo era muy tedioso, sino también propenso a errores.

Roche utiliza SAP ERP/ECC 6.0 para la gestión de datos maestros de servicio técnico, gestión de materiales y finanzas, entre otros.

"Para optimizar la calidad de los datos, en 2012 buscamos una solución técnica basada en Excel que nos permitiera llevar los conjuntos de datos a SAP automáticamente.

recuerda Rüdiger Weiß, administración y soporte de sistemas informáticos de Roche Diagnostics en Penzberg.

Finalmente, a principios de 2012, los responsables seleccionaron la plataforma de la Fundación Winshuttle, que se implantó en pocas semanas y funcionó como se esperaba durante años.

"Con el tiempo, la base de usuarios de la plataforma creció y cada vez se nos pedía más que la validáramos.

Porque en cuanto los datos relevantes para el producto se procesan automáticamente en el sistema SAP, la gestión de calidad espera el uso de software validado. Por eso, cinco años después de su introducción, es decir, en 2017, decidimos validar todo el sistema con el siguiente salto de versión".

dice Weiß.

Lo que facilitó el proceso fue el hecho de que el software cumplía los requisitos de validación. Para ello, se llevó a cabo un amplio proceso de aprobación para garantizar que todos los componentes de Winshuttle -como usuarios, licencias, scripts y gestión de derechos- se encuentran en una plataforma que cumple las directrices de validación de sistemas informáticos (CSV). Esto aumenta considerablemente la eficacia de los procesos de datos.

La implantación de la versión 11.2 comenzó en la primavera de 2018 bajo la dirección del departamento de Business IT. Aproximadamente un año después, la plataforma entró en funcionamiento productivo tras una amplia fase de pruebas.

El largo periodo de tiempo se explica por una validación muy elaborada. Esto se debe a que hubo que recorrer todos los escenarios posibles para garantizar que cumplían todos los requisitos de conformidad de una empresa que opera a escala mundial.

Formación sencilla

Desde entonces, un centenar de usuarios profesionales trabajan con la plataforma. Se han familiarizado con ella sin necesidad de formación externa. Fueron capaces de tomar todos los contenidos formativos pertinentes de un documento PDF de unas quince páginas y utilizar la plataforma sin problemas.

Sólo se formó a los llamados 20 desarrolladores de scripts en una formación presencial de dos días, y a los cinco administradores en una de un día. Para ser autorizados a utilizar el software, todos los usuarios tuvieron que adquirir una licencia y presentar una solicitud de usuario. En relación con esto, se les admite en el grupo de Active Directory correspondiente y han acreditado la formación necesaria.

La licencia Foundation también incluye el Software Studio, que se puso a disposición de los usuarios a través de un portal de instalación. Este proceso regulado lo exigen las especificaciones del CSV.

El software basado en Microsoft Excel permite a los usuarios de los departamentos de TI y de negocio desarrollar soluciones integradas para los procesos empresariales de SAP. Esto incluye la captura, cumplimentación y validación automatizadas de datos, así como su transferencia a y desde SAP.

Studio combina cinco módulos: Transaction se utiliza para la creación y el mantenimiento de datos de transacciones y datos maestros, Query para el suministro sencillo de datos SAP en Microsoft Excel.

Direct puede utilizarse para crear escenarios complejos de datos y cambios de SAP, Journal-Entry para acelerar la publicación de datos de cuentas y diarios. Runner utiliza plantillas de transacciones predefinidas y archivos de consulta para realizar cambios de forma segura en los datos masivos de SAP.

Fundación Global

Con Foundation, todos los procesos relacionados con SAP pueden automatizarse mediante flujos de trabajo configurables. En el proceso, los usuarios empresariales pueden controlar, enriquecer y validar los datos paso a paso antes de que fluyan a SAP.

De este modo se optimiza la calidad de los datos y se maximiza el retorno de la inversión de una solución SAP. Enterprise Product Suite ofrece un entorno de desarrollo que optimiza la captura y validación de datos y los procesa de forma más rápida y segura.

Consta de dos módulos: Composer permite diseñar y configurar procesos empresariales ERP innovadores en un único entorno de autorización. User Governance proporciona transparencia y control sobre el uso y garantiza una trazabilidad auditable.

Entretanto, diversos departamentos llevan a cabo gran parte de sus tareas de gestión de datos con ayuda de Foundation. Por ejemplo, la plataforma se utiliza en el servicio técnico para todo el módulo de mantenimiento (PM), en la gestión de materiales (MM), en la planificación de productos (PP) y, en parte, en las áreas de SAP Cross Application (CA), SAP Financial & Controlling (FICO) y SAP Product Lifecycle Management (PLM).

Los cambios en los datos masivos ya no se realizan manualmente, sino que se automatizan. Esto libera a los empleados de tareas tediosas y propensas a errores para que puedan dedicar más tiempo a sus tareas principales, como la mejora de sistemas y procesos o el desarrollo de guiones adicionales o mejorados.

Otra ventaja significativa del procesamiento automatizado es la mejora de la calidad de los datos. Roche utiliza la plataforma Foundation desde 2012 y la versión validada desde el verano de 2018.

Por último, pero no por ello menos importante, su facilidad de uso y la forma de trabajar basada en Excel convencieron rápidamente a los empleados de sus ventajas. Pero aún más importante es su gran eficacia.

En comparación con las listas de carga SAP utilizadas anteriormente, que tardaban semanas o incluso meses en cargarse utilizando el Legacy System Migration Workbench (LSMW), una plantilla con script está lista en cuestión de minutos.

Herramientas sencillas

Rüdiger Weiß resume: "Esperábamos recibir una herramienta fácil de usar que pudiera desarrollar y proporcionar guiones individuales en poco tiempo. Nuestra experiencia con ella ha sido muy positiva y nuestras expectativas se han cumplido por completo".

Esto también se refiere al requisito de validar el sistema según las directrices del CSV". Apenas seis meses después de la introducción de la plataforma, ha quedado claro lo rápido que se ha amortizado el sistema.

Basándose en la experiencia positiva, Roche tiene previsto ampliar el uso de componentes individuales de Studio como Winshuttle Query o Workflow. El primero se utiliza para el suministro rápido y sencillo de datos SAP en Microsoft Excel, por ejemplo para crear informes ad hoc y plantillas para aplicaciones de cambios masivos, sin comprometer la seguridad y el rendimiento de SAP.

Este último permite automatizar los procesos empresariales. También está previsto ampliar el uso del software a otros lugares y actualizar el sistema.