Ejecución con planes precisos de tiempo y presupuesto

La implantación de una nueva tecnología que puede afectar a su actividad principal y cambiar radicalmente su forma de pensar y trabajar requiere una cuidadosa investigación y evaluación para encontrar un proveedor innovador que pueda satisfacer las necesidades empresariales actuales y futuras y ofrecer una metodología de implantación con asistencia al cliente, formación y actualizaciones periódicas.

Una nueva tecnología en la nube puede cambiar radicalmente la forma de trabajar de los empleados en la estructura organizativa y operativa. Una vez elegidos un proveedor y un socio de implantación y aclarados los recursos externos, hay que reunir a los equipos internos.

Los expertos funcionales y técnicos apoyan el despliegue con su experiencia, mientras que los "campeones internos" promueven la aceptación entre los empleados comunicando las ventajas.

El patrocinador ejecutivo garantiza el apoyo de este proyecto de gestión del cambio por parte del equipo directivo, desarrolla la ruta de escalado y mantiene informada a la dirección.

Comienza con un proceso de análisis detallado por parte de Workday o un socio para conocer los requisitos y los datos y sistemas existentes. Los clientes reciben un cliente preconfigurado basado en los resultados del proceso de análisis y las mejores prácticas, lo que acelera la planificación y evita costosas suposiciones.

Los datos del cliente se cargan previamente en el cliente y están disponibles en tiempo real. Posteriormente, los prototipos preconfigurados pueden ampliarse y perfeccionarse, y así adaptarse de forma óptima a los requisitos del cliente.

Diseño de procesos y datos

Workday y el socio de implantación apoyan el diseño del proceso y la preparación de los datos para la nueva solución: un inventario y una consolidación minuciosos merecen la pena. En primer lugar, identifique los datos que tienen mayor prioridad para la migración. Vigile siempre el alcance, el tiempo y el presupuesto del proyecto, porque los excesos en un punto siempre afectan a todos los factores.

Las nuevas tecnologías ofrecen la oportunidad de reevaluar y rediseñar los procesos internos, pero requieren una evaluación del impacto en toda la empresa. El objetivo debe ser mejorar la coherencia de los datos y, al mismo tiempo, estandarizar y simplificar sin cambiar radicalmente los flujos de trabajo. Lo ideal es que los procesos internos se adapten a la nueva tecnología a medida que se introducen gradualmente nuevas características y funcionalidades.

Con la red de socios cuidadosamente seleccionada, Workday garantiza el éxito de la implantación. Actualmente, más del 75 por ciento de las implantaciones son gestionadas por los socios consultores.

Esto incluye tanto a pequeñas empresas regionales como a grandes integradores de sistemas globales y proveedores externos de externalización de procesos. Gracias a esta amplia gama, Workday puede proporcionar a cada cliente exactamente el soporte que necesita. Cada Partner Consultant se somete a un riguroso proceso de certificación.

Como ocurre con cualquier proyecto de cambio, las implantaciones de TI y el paso a la nube suelen causar agitación en las empresas y, por tanto, requieren muchas explicaciones y formación en función de la cultura empresarial respectiva, por un lado.

Además, los temas complejos y los métodos de trabajo modificados deben comunicarse en un lenguaje comprensible para todos y las técnicas y herramientas deben hacerse explicables. A menudo no basta con facilitar información; una estrategia de comunicación y un marketing interno y de comunicación activos y orientados al diálogo contribuyen al cambio y aumentan decisivamente la aceptación y la satisfacción de todos los usuarios.

Dinámica Go-live

La puesta en marcha es sólo el principio de un proceso de cambio. Es crucial mantener una dinámica que facilite la introducción sucesiva de nuevas funciones y áreas funcionales para adaptarlas rápidamente a los cambiantes requisitos de la empresa.

Workday y sus socios también proporcionan un Gestor de Éxito del Cliente para ayudar con las revisiones de negocio, las recomendaciones de formación y las necesidades de soporte para mejorar la experiencia de la solución y reducir la dependencia de recursos externos.

Entrar en funcionamiento con Workday significa: paquetes estándar preconfigurados de implantaciones anteriores que permiten una introducción rápida y de bajo riesgo en un plazo de cuatro a seis meses. Naturalmente, sin costes adicionales ocultos ni sobrecostes presupuestarios, y con un valor añadido y un retorno de la inversión continuos gracias a soluciones integrales de formación y capacitación.

Como parte de la metodología estandarizada Accelerated Deployment, Workday ofrece más de 270 procesos empresariales preconfigurados que pueden utilizarse como punto de partida para una implantación individual. Mediante la creación iterativa de prototipos, los clientes tienen la oportunidad de optimizar estos procesos para sus requisitos específicos.

Este enfoque permite un despliegue uniforme para todos los clientes y facilita la comunicación dentro de la red. Las ventajas de este planteamiento son una amortización más rápida, una mejor adaptación a las especificidades de cada empresa y la creación continua de valor después de la puesta en marcha.

La serie Framework for Success forma parte de la suscripción. Se trata de una serie de ofertas en línea que ayudan a los clientes a prepararse para un uso productivo.

Para obtener el mayor beneficio posible de la solución, los clientes reciben información sobre la administración en la fase de preparación, como las funciones clave necesarias, y sugerencias sobre cómo diseñar una organización de soporte. En el apartado de actualizaciones, se describe paso a paso qué hacer cuando Workday actualiza su paquete de aplicaciones.

El servicio premium Delivery Assurance for the go-live es un paquete completo sin preocupaciones que permite a los clientes que sus configuraciones e integraciones sean evaluadas por expertos en productos de la red que ya se encuentran en las distintas fases de implantación.

Revisión del plan del proyecto

El éxito de la implantación se garantiza mediante los siguientes pasos: En la Revisión del Plan del Proyecto, se revisa el plan del proyecto en lo que respecta a tareas e hitos importantes para garantizar una rápida implantación según el método de Implantación Acelerada. En otro módulo, se revisa el diseño del proceso al principio del proyecto. De este modo se garantiza que se tengan en cuenta las mejores prácticas existentes para la configuración posterior.

En cuanto el primer diseño y la configuración correspondiente se han creado como prototipo, se evalúan. Esto se hace antes de la primera prueba del sistema para detectar en una fase temprana cualquier problema que pueda surgir más adelante.

En la revisión de la integración, se examinan en detalle la programación y la configuración del sistema. Por último, el diseño y la configuración se comprueban por última vez antes de iniciar la producción.

La gestión del conocimiento garantiza una formación óptima de los usuarios. Incluso después de la implantación, Workday ofrece un servicio integral: una amplia gama de opciones de formación, adaptadas en método y contenido al grupo objetivo correspondiente. El kit de herramientas de adopción permite a empleados y directivos ponerse al día de forma rápida y sencilla. Los kits de herramientas incluyen una guía del facilitador, guías, preguntas frecuentes y vídeos de demostración.

Los principales equipos de proyecto y administradores reciben formación sobre configuración y uso en sesiones de formación presenciales. Los equipos técnicos, los usuarios avanzados y los administradores reciben conocimientos en aulas virtuales sobre la configuración y gestión de los mecanismos de seguridad, la definición de los procesos empresariales y el uso de las soluciones de elaboración de informes e integración.

La formación a la carta se utiliza para familiarizar a los empleados actuales y nuevos con los procesos que necesitan para completar sus tareas, según sea necesario.