Imparable a largo plazo

Para SAP, un archivo es exclusivamente un sumidero de datos en el sentido de un almacén de datos externo. El acceso a los datos y documentos "externalizados" tiene lugar a través de la denominada clave primaria; todos los metadatos necesarios para una búsqueda se gestionan dentro de SAP como sistema principal.

La ventaja de este principio de funcionamiento: un sistema de archivo no necesita ni su propia lógica para la gestión de metadatos ni su propio sistema de autorización. Los sistemas DMS o ECM clásicos ofrecen funciones que ya están disponibles en el sistema SAP y, por tanto, son redundantes o completamente superfluas.

Por lo tanto, en el entorno SAP siempre es preferible un archivo puro que se centre únicamente en dar soporte a la interfaz estandarizada ArchiveLink.

Por este motivo, la única cuestión que realmente queda por resolver es cómo se puede migrar el sistema DMS/ECM existente a un sistema de archivo robusto y de alto rendimiento sin grandes esfuerzos. Sobre todo, el requisito central de la disponibilidad de documentos y datos durante la migración sólo puede lograrse con una buena planificación, especialmente porque los procesos de migración suelen conllevar tiempos de ejecución considerables.

El tiempo de ejecución real depende no sólo del archivo de origen, sino también de factores como el rendimiento del sistema de destino y los tiempos de copia de seguridad. Además, las posibles "zonas congeladas" en las que la migración no es posible a veces pueden influir considerablemente en el tiempo de ejecución.

Sólo si la migración del archivo también puede realizarse sin problemas y de forma segura durante una semana laboral normal habrá suficiente disponibilidad de documentos durante la migración.

¿En SAP o fuera?

En primer lugar, hay que determinar si la migración se va a realizar dentro o fuera del sistema SAP.

Dado que SAP sólo puede dirigirse a diferentes sistemas de archivo a través de diferentes repositorios de contenido, las migraciones del lado SAP siempre implican la copia de un repositorio de contenido a otro y la posterior limpieza de las tablas de enlace.

En general, la desventaja decisiva de este enfoque es que las intervenciones necesarias en el panorama productivo de SAP implican riesgos significativos y requieren una gestión del cambio muy compleja a este respecto -especialmente para las grandes empresas y corporaciones-, lo que supone una barrera a menudo insuperable.

Independientemente de las desventajas, un procedimiento de migración del lado de SAP siempre es sensato y necesario si, además de la migración, también son necesarias limpiezas en el almacén de archivo. De lo contrario, es aconsejable ejecutar la migración fuera de los sistemas SAP implicados.

Este procedimiento requiere el uso de un software adecuado, es decir, un servidor proxy de migración, como KGS Migration4ArchiveLink. Para ello no es necesario realizar ningún cambio en SAP y la migración es totalmente transparente para todos los usuarios.

Todas las actividades administrativas pueden llevarse a cabo sin acceso a SAP; incluso la migración física -es decir, la copia de los objetos de archivo- tiene lugar fuera de SAP y, por tanto, puede continuar incluso cuando el sistema SAP está apagado.

Además, no es necesario realizar cambios en las tablas de enlace de SAP, ya que este procedimiento permite copiar un repositorio de contenidos en un repositorio con el mismo nombre. En el caso de los accesos al archivo desde SAP, el servidor de migración se comporta de forma similar a un servidor proxy en la red y reenvía las solicitudes al sistema de archivo correcto. Para el registro se utiliza una base de datos de migración.

Las migraciones de archivos pueden posponerse, pero no evitarse a largo plazo. A menudo, los proyectos se desencadenan por la discontinuidad de las versiones de software de la solución de archivo/ECM existente o por un cambio de sistema de almacenamiento.

Por experiencia práctica, se puede decir: Si una empresa puede conseguir mejoras tecnológicas, como una mayor profundidad de integración, un mejor rendimiento y una mayor estabilidad, y si, por otro lado, también se requieren razones económicas, como menores costes, entonces es el momento de decir adiós al antiguo archivo y migrarlo a una nueva plataforma.